公司印章管理规定

　公司印章管理规定 1

　目的与范围 本规定的目的在于规定公司印章的管理，使用范围、用印手续等，确保其公正、合理的运用。

　2

　定义 2．1

　公司公章：是指能代表公司的公司印章(河南平芝高压开关有限公司，一枚和带英文的公司印章一枚，共两枚)和法人代表的印章、总经理的印章。

　2.2 部门公章：是指公司各部门、科室等的仅表示部门名称的印章。

　2.3 职务印章：是指公司科长和科长以上的职位者的职位姓名或姓名的印章。

　2.4 专用管理印章：是指对应政府机关需要和代表公司某一行业而制作的其使用范围有一定限制的专用章。例如：PTC 报关专用章、财务专用章、管理部的人事劳动管理章、PTC 合同专用章。

　2.5 一般印章：是指在公司内部使用，不包含在前 4 项中，且由公司负担制作费用的印章（例如：档案印章、图书印章、编码章、一般职员印章、检查印章等，一般均为方形印章）。

　3 日常管理 3.1 管理部长在总经理的指示下委派总务担当（经办人）保管、使用公司公章，公章保管在专用柜里。总务担当不在时，由总务负责人负责管理。责任人为管理部长。

　3.2

　部门印章由部长或其委派人保管使用，责任人为印章部门部长。

　3.3

　职务印章由本人保管使用，责任人为其本人。

　3.4 专用管理印章由所需要部门部长或其委派人按规定保管、使用。

　3.4.1 公司销售产品方面的合同印章（下称：产品销售合同专用章）由公司主管销售的高级职员或其委派人按规定保管使用。由于该合同印章数量较多，为示区别，应在每枚合同印章正面加（1）（2）（3）„„等标记。销售部应按附件五的格式建立“合同印章登记制度”，以规范合同印章的申请、领用。

　3.4.2 公司采购方面的印章由公司主管采购的高级职员或主管部长按规定保管使用。

　3.4.3 公司财务方面的印章进行如下管理：

　a 财务印鉴包括财务专用章和单位负责人（或财务负责人）个人名章。其中财务专用章由总会计师委派专人保管(一般由银行会计进行保管)，个人印章必须由本人或其授权人员保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。

　b 凡需携带印章外出办理业务时必须由印鉴管理人亲自前往。

　c 网上银行支付业务，支付卡与审核卡分别交由银行出纳和银行会计两人保管，一人不

　能独立完成支付业务。

　按审批规定需要有关负责人签字或盖章的经济业务，必须严格履行签字或盖章手续。

　3.5

　一般印章由其使用者保管、使用，责任人为保管者。

　3.6

　公司公章原则上不得携带出管理部或公司使用，特殊情况下必须得到副总经理级以上领导批准后，才允许携带出管理部或公司，但必须由印章保管人携带，并由印章保管人加盖或在印章保管人的监督下加盖。

　专用管理印章、部门印章原则上也不得携带出责任部门外使用，特殊情况下必须得到副总经理级以上领导批准后，才允许携带出责任部门，但必须在用印申请单上注明加盖内容，使用地点，交回时间。

　3.7 公司公章、部门印章、专用管理印章发生遗失、被盗等事故时，印章责任人必须立即向管理管理部长通报，管理部长与总经理协商后做出相应对策。前述印章，当作废时，其印章责任人填写公司印章申请登记表（见附件一），并立即将其交还给总负责人，总务负责人应将其保管 5 年后作报废处理。

　3.8 第 2 条的印章因磨损，损坏等原因而不能使用时，责任人应将其交还总务负责人，并填写公司印章申请登记表（见附件一）申请重新制作新的、材料、样式尽量一致的印章。因工作关系，公司印章的责任人发生变化时，应填写公司印章申请登记表（见附件一），并同时将印章移交给新的责任人。

　4

　制作 原则上，公司仅给科长及其以上职位者制作职务印章，给各部门制作部门印章根据政府机关的要求和业务需要而制作公司公章和专用管理印章，根据公司职员的工作需要要制作一枚印章。

　4.1

　格式、材质 公司仅对 2.1、2.2、2.3、2.4 条印章格式材质做出规定。（见附件 2）

　4.2

　制作手续 当需要制作公司印章时，需要印章的责任人填写公司印章申请登记表(见附件一)报至总务负责人处。得到管理部长批准后，由总务负责人联系制作。

　4.3

　登记 总务负责人根据公司印章申请登记表和制作完成的印章，在“公司印章申请登记表”(见附件一)上确认登记，并把其作为底册管理，作废、移交、重新制作时也应登记。

　5

　公司印章的用印手续 5.1

　公司公章 5.1.1

　需要盖章的文件(包括申请、报告等向政府机关提交的文件)，其内容必须明确且

　充分必要。用印部门应先填写“用印申请单”(见附件三)，经部门领导(部长或科长代签)审批后，提交到副总经理级领导批准。最后将批好的“用印申请单”和欲盖公司公章的文件原件送交总务担当处加盖公章，有关“用印申请单”的填写方法等，按“用印申请要领"(见附件四)执行。

　5.1.2 如有特殊情况需盖空白公章的必须经副总经理级以上领导同意并在用印条上填清楚方可用印。空百页背面必须用签字笔注明用途。

　5.1.3 对涉及公司财务数据由公司出具或需公司许可确认的财务的相关数据，主要包括财务报表、会计凭证、发票、会计账簿、银行余额调节表、银行对账单等会计专业资料，以及贷款、保理、担保、承兑、保函、信用证等银行业务相关资料，需加盖公章时，应经总会计师签字确认。

　5.1.4 销售投标时的标书如有要求必须加盖公章时，可按 5.1.1 的审批程序执行，没有要求的可加盖投标专用章。

　5.1.5 公司法人名章与公司公章配套使用时，在填写公司“用印申请单”时，注明使用法人名章，在总经理或总会计师签批后，法人名章与公司公章一同使用。

　5.1.6 副总经理级以上领导均不在公司时，如需加盖公司公章或法人名章，由管理部负责人审查是否可以用章。

　5.2 其它印章 公司其它印章的用印手续由其负责人参考公司公章的手续制定。但对向上级、政府机关、有关单位提交的文件、合同、协议类、责任人应作记录。

　5.3

　已盖章文件的管理 已盖章文件由用印部门负责管理或提交给接受单位，如果已盖章文件废弃时，则有用印部门负责销毁。

　5.4 关于印泥 除特殊情况外，公司印章必须使用红色印泥。

　5.5

　格式 用印文件报告等的格式按“公司规定、文件、报告的管理规定”（A/01-00）执行。

　附件一 PTC 印章（制作、作废、移交）申请登记表 年

　月

　日提交 申 请 部 门 填 写 种类

　 理由

　尺寸

　 印章简图 材质

　保管场所 保管人

　申请人

　部门部长

　印 章 责 任 部 门 填 写 总务责任人

　印迹 管理部长

　 刻印公司

　制作 年

　月

　日 重新制作 年

　月

　日 移交 年

　月

　日 作废 年

　月

　日 报废 年

　月

　日

　备注

　附件二

　 印章的格式、材质等

　1、印章的格式（尺寸、形状、字体等) 涉外且含有公司名称的公司印章，其外形形状原则上为圆形，字体为宋体。代表公司的行政印章的直径为 40mm，公司董事长、总经理的印章为正方形，尺寸 20 ×20mm，字体为宋体：副总、部长、科长及科长以上职务者，其个人印章为正方形(带职务日期为圆形)尺寸分别为 1 8×1 8mm,1 6×1 6mm、1 4×1 4mm，一般职员为长方形(尺寸为 1 5 × 6mm)或圆形(直径为 10mm,12mm).原则上，下级的印章不能超过上级的印章尺寸，部门或专用印章的尺寸不能超过公司行政印章的尺寸。方形印章的格式排序为：

　，姓名不足四个字可“姓名” 加“印”或“之印”凑够四个字。圆形印章的格式按国内习惯制作；上部为公司名称，下部为部门名称，最下部为专用章或业务名称。

　2.材质 原子印章材质使用国内印章市场上通用的塑料和橡胶。

　其它材质（如牛角、光敏等）视印章需要而定。

　③① ④②

　附件三 用印申请单 年

　 月

　 日提交 用印部门

　申请人

　部门领导

　用印理由

　用印文件名

　页数

　接受单位

　印章种类

　用印方式

　预计归还印章时间

　副总经理审批

　总会计师审批

　管理部审查

　经办人

　注：请在用印方式中填写：①携带出公司使用、②在用印部门使用，不填写视为在印章责任部门使用 。

　附件四

　用印申请要领 1

　用印申请单的填写要点 1.1

　申请单应用圆珠笔或钢笔填写。

　1.2

　申请人应为文件的起草人或熟知文件内容的经办人。

　1.3

　部门领导应为申请部门对用印文件用途、目的了解的科长或部长。

　1.4

　用印理由处应详细写明用印的原因、目的。

　1.5

　文件名栏填写文件名(标题)，无标题时，应在此处记录其内容概要。用印文件较多时，可在申请单后另附明细。

　1.6

　页数栏应填写用印的页数。

　1.7

　接受单位栏处应明确写明报送单位名称、份数。

　l.8

　印章种类栏记录盖章文件需要的公司公章种类。

　1.9

　经办人为公司公章的保管者。

　1.10 用印方式栏中需写清楚使用地点。

　1.11

　在预计归还印章时间一栏注明归还的时间。

　2

　在发生需要调换(修改)已盖章文件时，不需要重新申请，但需要上交已盖章的所有文件。

　3 文件(公文)的责任人 3.1

　加盖公司印章的文件等，其内容的正确性、合理性、适用性等由申请人和部门审批领导负责。

　3.2

　加盖公司印章的文件等。其格式等由总务负责人负责。

　3.3

　加盖公司印章的文件等，其内容与公司其它文件等的相容性由管理部长负责。

　4

　存档 所有加盖公司公章的文件等均应在加盖公章后，提交给档案员两份存档。

　5

　委托书的盖章 原则上，无内容的空白委托书上不予盖章，没有详细记载委托事项的委托书也同样不予盖章。

　附件五 “产品销售合同专用章”登记表 合同专用章序号 合同专用章式样 领用人 批准 备注

　说明：1、合同专用章式样是指带序号的合同专用印章。

　2、批准人为销售部部长。

　3、备注栏内填写：印章损坏、交还等相关事宜

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