高校图书馆图书资料招标采购制度探析_高校图书馆管理系统

　　[摘要]高校图书馆图书资料招标采购是近年来兴起的一种新的采购管理模式。通过分析图书资料招标采购的意义和主要模式，同时结合笔者的工作实践，指出在图书资料招标采购中应注意的问题，并对未来图书招标工作的发展给出4点建议。
　　[关键词]高校图书馆 图书资料　招标采购
　　[分类号]G250
　　
　　1 背 景
　　
　　《中华人民共和国政府采购法》于2003年1月1日正式实施，规定：“各级国家机关、事业单位和团体组织，使用财政性资金采购依法制定的集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务时，实行政府采购”。据此，招标采购在各高校图书采购中实施的步伐大大加快。从2003年在个别高校图书馆的试行到2005年底的大面积铺开，招标采购在图书资料采访活动中完全占据了主导地位，一改高校图书馆“细水长流”的传统采购模式，翻开了高校图书馆图书采访工作的新篇章。2006年9月15日教育部高等学校图书情报工作委员会、中国图书馆学会高等学校图书馆分会发布了《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》。为高校图书馆图书采购招标工作提供了政策上和理论上的依据，同时也提供了操作程序以及法律保障，对图书供应商及高校图书馆本身提供了法律保护。
　　
　　2 图书馆招标采购制度的经济学意义
　　
　　招标投标最早起源于英国。它是作为一个具有固定程序和组织方式、竞争激烈的交易方式，也是作为一种“政府采购”或称“公共采购”的手段和法定程序而出现的。按通常的理解，招标是应用技术经济的评价方法和通过市场竞争机制的作用，有组织地开展择优成交的一种规范化的交易运作方式，是以实现投资效益最大化为目标的一种经济行为。从经济学角度分析，招标投标能够发挥信息提示和信息传播功能，有效减少信息不对称的状况，从而减少交易成本。在很多行业，招、投标制度的实施有效地降低了交易费用，在保证标的物的质量的同时降低了采购成本。正是这些优势引发了图书馆招标采购制度的产生，也推动了高校图书馆图书资料招标采购工作的发展。
　　
　　2.1　有利于减少图书采购成本
　　传统的高校图书馆图书资料采购一般是由采购部门根据报刊目录和新书目录，结合本馆实际，列出清单到邮局或新华社征订图书，或者由采购部门根据本馆需要，派出采购人员到图书市场采买图书。这种采购方式都是由图书馆采购部门与图书供应商一对一地进行协商采买。而图书资料招标采购，引入了竞争机制，各图书供应商为了占领高校图书馆的图书采购市场，必然会给图书馆尽可能多的图书优惠折扣，这就意味着图书馆可以用有限的采购经费获得更多的图书，提高了图书采购经费的利用效率。同时，图书馆还可以减少图书采购人员，简化图书采购过程，节省大量的人力和物力。
　　
　　
　　2.2　有利于加快图书流通过程
　　根据制度经济学的观点，由于存在交易双方的信息不对称，买方不仅有生产成本，而且还存在交易费用。对图书采购而言，交易费用既指金钱也指时间，具体包括两个方面：①信息搜寻费用，即买方在市场中寻找潜在交易对手的费用，对图书馆而言指寻找图书供应商的时间成本与金钱成本；②售后费用，即交易双方出于防止事后机会主义的动机而实施必要的监督、管理所需的费用，对图书而言，这笔费用更多的体现在对预定图书的追寻、质量检验以及图书后续加工之上。
　　在传统采购模式下，图书资料采买到馆，一般都要由本馆的工作人员对图书资料进行必要的加工以后，图书才能上架与读者见面，而这一加工过程往往需要1－2个月的时间。在图书资料招标采购中，图书采购方则可以将此项加工业务外包给图书供应商，即在标书中明确规定由中标单位提供CNMARK数据、盖馆藏章、贴书标、贴防盗磁条等服务。对于中标单位而言，为图书采购方专门提供此项加工服务，不仅比图书馆专为此项业务一次性引进专门人才成本更低，效率高，而且还可以拓展自己的业务经营范围。对于图书馆而言，不仅节约了成本，减轻了采编人员的压力，而且还大大缩短了图书上架时间，加快了图书流通过程。
　　
　　2.3 有利于促进高校图书馆廉政建设
　　过去，各高校图书馆在采购图书资料时，多数是分散采购，透明度不高，并且缺乏有效的监督机制，容易滋生腐败。而在图书资料招标采购中，坚持的是公开、公平、公正的竞争，增强了采购的透明度，使图书资料采购中争取的折扣成为阳光下的行为，而不是个人行为，既维护了图书馆的利益，树立了图书馆的良好形象，也保护了有关的工作人员。招标投标机制可以促使交易双方有效缩短沟通的过程。招标投标过程，实际上是一个有效解决双方信息不对称矛盾的过程。在招标方式下，投标方面对的是一个评测小组，而非单个采买人员。而且在直接处于众多对手(至少3个)的激烈竞争之下，其所承担的压力是一对一谈判所不可比拟的。在巨大的竞争压力下，投标方有积极性主动提供关于自己生产、经营的真实信息供评测小组做出客观判断。
　　此外，通过图书资料采购招标，既防止了“暗箱”操作，也使图书馆免受“人情书商”的干扰，从而从源头上预防和有效遏制腐败现象的发生，促进图书馆的廉政建设。
　　
　　3 图书资料招标采购的主要模式
　　
　　现行图书资料招标采购主要模式有：①仿照普通商品的招标方式进行的采购模式。操作方法是：由图书馆先确定需要采购的图书目录(主要是根据报刊目录和新书目录并根据本馆需要而确定)，提出对图书供应商的资质、提供的服务和对所采购的图书资料的质量等具体要求，然后按照政府采购法规定的程序将图书资料的采购委托给本校招标工作小组代理采购。②在不事先确定图书目录的情况下，由图书馆提出拟采购图书资料的总金额和图书种类(主要指社会科学类和自然科学类图书的大致采购比例)、图书质量以及对图书供应商的资质和提供的服务等要求，然而按照政府采购法规定的程序，委托本校招标工作小组代理确定图书供应商，再由图书馆与图书供应商协商确定图书采购目录的模式。
　　对于第一种模式，由于已预先确定了采购的图书目录，从而采购合同的履行相对比较容易，但此种采购模式的弊端也是明显的。因为在图书资料招标采购前预先确定图书目录，可能导致目录中圈定的图书版次整体比较陈旧，或者出现目录中圈定的拟出版的新书根本没有发行和已发行的新书根本不在目录范围内的现象。此外，由于此种采购模式一般不预先确定购书总金额，购书总金额大多由图书供应商完成图书目录的情况来确定，其结果可能导致购书总金额大大超过原计划，或远远达不到计划要求，给高校为图书馆安排每年的图书购置经费造成了很大困难，因此，各高校图书馆一般较少采用此种模式。
　　第二种模式因其恰好可以弥补第一种模式的不足，既便于高校预先安排图书馆每年的图书购置经费，又使图书馆能根据图书市场行情和本馆的实际需要灵活自主地随机确定需采购的图书，因而各高校在图书资料招标采购中大多采用 此种模式。但此种模式亦存在一定的弊端，即由于图书采购目录不确定，从而导致采购合同的标的不是非常明确和具体，实践中图书采购方与供应商之间易起合同纠纷，尤其是图书供应商在招标时为获得图书供应权，往往对采购方提出的各种要求满口应承，但实际履行时，出于自身利益的考虑，则又找出种种借口拒不兑现自己的承诺。因此，采购方在采用此种模式的同时，需要在标书中对图书供应应提供的图书质量、到书率以及提供的其它服务作出明确具体要求，以此来约束图书供应商。
　　
　　4 图书资料招标采购中应注意的问题
　　
　　根据招投标法的规定，高校图书馆中文图书采购招标工作应依法按操作步骤进行。招投标的步骤一般为招标、投标、开标、评标与定标等。其中，招标步骤对整个采购招标工作的成功起到至关重要的作用。
　　
　　4.1 招标准备阶段(即投标前阶段)需注意的问题
　　4.1.1 关于招标工作小组的组成问题　要做好图书资料招标采购工作，必须要建立相应的组织领导机构，即招标工作小组，具体负责招标与评标的相关工作。目前，在各高校成立的招标工作小组中，其成员虽也包括了图书馆方面的工作人员，但其更多的却是高校纪检、审计和财务等部门的工作人员，这些人员大多并不十分了解图书馆工作和图书资料采购工作的特点，在招标时，他们往往只考虑图书供应商的规模及历史等因素，而较少考虑图书供应商是否具备为图书馆提供适合馆藏特点的图书资料能力和提供相应服务的能力，而这些能力对高校图书资料建设却是极为重要的。图书资料本身具备其专业性和特殊性。因此，笔者认为，现有的招标工作小组组成成员中应有更多的图书馆方面专家及图书采购人员参与，一般认为应当过半数，否则即使招标过程是公正的，但招标结果却妨碍了图书馆图书资料建设，背离招标工作的初衷。
　　4.1.2　关于图书资料采购经费的分配问题　各高校图书馆在图书资料招标采购前，必须要统筹规划采购经费的预算，应依据高校下拨的年度图书购置总经费确定招标采购的金额比例，不宜将采购经费全部用于招标采购，应划拨一定比例的经费(笔者认为以总经费的10％－20％为宜)作为“自由资金”，由图书馆自主使用。这样做的目的主要是使高校图书馆能自由应对高校教学及科研的特殊要求，为其开辟绿色采购通道，进行应急采购；或者使图书馆能根据图书出版市场的特殊变化，采购一些非中标的图书及购置地方文献，从而能够起到拾遗补缺的作用。
　　4.1.3　关于图书供应商的考察问题　根据《中华人民共和国政府采购法》第二十九条的规定：具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的货物或服务，可以依法采用邀请投标方式采购。目前，高校图书馆图书采购经费数额一般都不是太大，鉴于图书采购具有种多册少、多批次、连续性、系统性、及时性等采购特点，为简化招标程序，节省费用，各高校图书馆大多采用邀请招标的方式，因此，在发出招标邀请通知之前，就需要对相应的图书供应商进行必要的考察。那么，应如何对图书供应商进行考察呢?具体包括六个方面：①资质方面，包括考察图书馆供应商的营业执照、资产负债表和损益表等书面文件，以了解其经济实力和经营状况。②数据加工方面，包括采访数据和编目数据的加工能力。对于采访数据而言，主要应考察每年能提供的符合本馆采购需求的采访数据的数量，其所提供的采访数据对图书出版信息的覆盖率，能否按图书馆的需求提供个性化的采访数据服务；对编目数据而言主要是能否做到随书配送编目数据，能否按照图书馆的需求提供个性化的编目数据服务，对编目数据进行相应处理，以满足图书馆对编目数据的质量要求。③采访方式方面，主要是能否提供一些对业务要求相对比较高的采购方式，如能否纲目采购方式、专题书目的提供能力等。④采购服务方面，主要考察馆配商将订单转化为实际的采购工作的能力，主要以预定图书到货率来评价；⑤配送服务，主要考察馆配商的配送速度以及后续服务能力。⑥差错处理能力，主要考察馆配商在服务过程中发生差错时能否及时发现并迅速纠正，并避免类似情况的出现。此外，还可以向与这些图书供应商有过业务往来的本地或外地图书馆了解情况，从侧面掌握该图书供应商的信誉度及服务质量。只有这样，才能做到招标时心中有数，以便在正式招标时作出科学选择。
　　
　　4.2　正式招标阶段需要注意的问题
　　4.2.1 关于招标文件的撰写问题 一般来说，图书资料招标文件都有比较固定的格式。但笔者需要强调的是：在撰写招标文件时，必须要对重点业务工作条款进行细化。因为招标工作要考虑的不仅仅是招标当日，还要考虑到中标后合作过程中的具体操作问题。因此，在标书中必须对采访数据、编目数据、到书率、到书时间、订准率、验收与退货以及图书供应商提供的图书加工服务等条款要写得详尽准确、措辞得当，不要有任何的歧义和漏洞，以避免中标单位有漏洞可钻。有些高校图书馆在这方面是有惨痛教训的，因为中标单位与图书馆之间关系多为交易型关系，并未建立长期的伙伴关系，两者之间的出发点是不一致的，中标单位主要关注的是如何减少成本，实现利润最大化，而对图书馆利益则考虑得较少，因此，如果不对重点业务工作条款进行细化，利益受到损害必然是图书馆。
　　4.2.2　关于评标标准的确定问题 目前，一些高校图书馆由于自身购书经费紧张和购书任务比较繁重，因此，在图书资料招标采购中，他们往往把评标标准的重心自然而然地放在了选择低折扣和专门提供特价图书的供应商身上，而其它的评标标准几乎都被忽略。从短期效益上看，似乎图书馆得到了实惠；但从长远效益上看，馆藏质量的整体下滑成为了必然结果，图书馆和读者利益将受到了不可弥补的损害，所以，这种做法应该是不可取的。招标定价为市场均衡价，但是市场均衡价决不是最低价。招标方通过竞争性招标，往往选择报价最低者中标，以达到降低造价目的。但标价不是越低越好，如果价格低于成本，破坏了市场均衡，就可能影响图书，不但损害投标方利益，最终还会损害读者利益。招标的根本目的是择优，而不是压价。那么，如何确立一个合理的评标标准呢?有学者提出，图书招标采购评标标准宜采用综合评分法，笔者认为比较可行。其具体做法是：将整个评标标准体系视为一个整体，规定总分为100分，其中价格标准为60分，服务标准为20分，其它评标标准为20分，价格标准主要考察的是图书供应商提供的图书优惠折扣；服务标准则主要考察的是供应商提供的CNMARK数据、图书加工、送货上门等服务承诺；而其它评标标准考察的则是供应商的公司规模、经营范围、业绩、商业信誉等因素(见图1)。在综合衡量以上因素后，以得分高的供应商作为中标对象。
　　4.2.3关于中标单位的数量选择及采购经费分配比例问题 由于高校图书馆采购的图书种类多，范围广，且复本较少，因此，在选择中标单位时，一般不宜只选择一家图书供应商或一种供货模式的多家供应商。选择两个以上的供应商，可 以使供应商之间相互竞争，从而给图书馆带来更多的利益；选择不同供货模式的多家供应商，可以使图书馆能根据供应商的供货特色和服务特色，选择自己所需的图书。此外，合理分配中标单位之间的购书经费比例也是非常重要，合作过和未合作过的中标单位比例是否恰当；本地中标单位和外地中标单位比例是否合适；不同供货模式的多家中标单位之间比例是否合理，这在招标和评标时都必须要有所考虑，如果中标单位之间的购书经费比例分配不恰当、不合理，就会给图书馆今后的图书采访工作带来很大困难。
　　
　　5　对图书馆图书招标采购工作未来发展的几点建议
　　
　　5.1 图书招标应有章可循
　　从制度约束层面来看，分为正式约束和非正式约束。招标投标制度的正式约束，制定了《招标投标法》、《普通高等学校图书馆文献集中采购工作指南》实施办法及相关规则，为高校图书馆招标采购工作提供了政策上的参考。但具体到各个实施单位，因为学校的规模与学科重点、图书馆的资源建设方向与购书经费都各有侧重，因此需要高校图书馆有自己的投标采购规章制度和管理方法，这样才能在具体工作中做到有章可循。高校图书馆内部“正式约束”的建立可以借鉴一些成功的经验(如《北京大学文献资源采购方式和供应商选择管理办法(试行)》)，规则可以移植，可以输入，以减少制度创新和变迁的成本。此外，应注意完备的管理方法应该具有目的性、灵活性、主动性、规范性和持续性，明确规定采购方式和供应商选择原则，对整个招标采购的流程都有详细的文字要求，这样有利于明确目标，组织实施，也便于相关人员组织实施招标采购工作，尽可能降低实施过程出现差错的几率。要保证制度的严肃性，建立起有效的制度实施机制，减少操作中的弹性和例外(特权)，保证制度面前人人平等，保证招标过程的科学化，使招标投标制度得到真正落实。
　　
　　5.2　完善监督机制
　　包括对招标前与招标后的监督管理。招标前严格审核招标文件、招标组织、招标程序、评标条件等环节和内容，及时纠正违规、违法现象。招标结束后，必须加强中标后执行情况的过程监控。能否保质、保量地完成图书供应并提供高质量的配套服务，需要一个磨练、熟悉的过程。而这方面往往容易忽视，因为招标完成后，任务执行由不同的部门管理，容易导致失控。同时，不排除有部分诚信较差的书商，将招标中的损失转嫁到日后的服务中来，产生诸如把滞销书、盗版书夹杂其中随便塞给图书馆，随意变更服务合同，使用劣质磁条等行为。图书馆作为合同的直接执行者必须加强对书商后期的监控，严把质量关，以免蒙受损失。
　　
　　5.3　建立社会信用体系
　　市场经济是法制经济和信用经济的统一，没有完善的法制基础和信用基础就不会有完善的市场经济。图书馆图书招标采购隶属于社会招标体系，受整个招标大环境的影响很大。我国招投标领域范围较广，具有竞争性、松散性的特点，为此，在这领域出现的问题会造成较大的社会影响。因此，应在国家行政层面建立社会信用体系，并在招投标过程中由权威机构开展信用评级工作，这样不仅能够从源头上清理招标腐败，规范招投标活动，而且对社会信用体系建没有很大作用，通过招标投标信用体系的建设，逐渐营造与现代市场经济相匹配的招标投标信用环境，促使各方发挥积极性，以利于图书馆图书招标等具体招标项目的实施和运营。
　　
　　5.4　馆配商应树立品牌意识，馆配商间的兼并与垄断将成为趋势
　　目前在图书招标市场，大小馆配商众多，水平良莠不齐。随着招标的实践，图书馆也在不断地总结经验教训，对馆配商的要求也愈来愈高，这就给馆配商竞标增加了一些难度，然而图书馆雄厚的资金实力又是馆配商们不想放弃的市场，因而每当高校图书馆进行图书招标时，馆配商就会去投标，竞争十分激烈。各馆配商都想在图书馆招标工作分一杯羹。对图书馆而言，在众多的馆配商中择良而用之有很大的难度。但是随着招标以及后续工作的开展，各馆配商的优缺点将很快显现，并随之实现优胜劣汰。在招标市场，优秀的馆配商将挤走或兼并小的馆配商，抢占市场，形成垄断或者鼎立格局。
　　优秀的馆配商应具有良好的商誉和人力资源，具有比较良好的上游供应商关系，具有较强的综合实力，同时还应该具有优秀的品牌。据美国学者柯林斯和波拉斯在长达6年的研究中发现，在美国每年诞生约6000家企业中，大约80％会在3－5年内倒闭，10％左右在5－15年内关门，只有5％－10％可以在竞争中取胜。对生存下来的企业而言，成功秘密之一就在于：目光远大，树立品牌意识。21世纪是品牌的世纪，品牌已成为企业最有潜力的无形资产，品牌已成为企业发展、壮大的有效途径。众多企业利用品牌策略使产品销量增加、企业发展壮大，获得了很好的经济效益和社会效益。与擅长经营的其它企业一样，打造品牌同样是图书供应商的长期发展战略。
　　
　　责任编辑：王传清

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