[创新工作　服务办报] 创新奋进报国

　　【关键词】媒体 办公室 职责 　　 　　《文摘周刊》报社作为安徽日报报业集团的二级单位,组织机构设置相对简单,人员较少。近几年来,《文摘周刊》办报质量稳步提高,发行量节节攀升,成为全国影响力较大的文摘类报纸之一。但随着市场经济体制改革的不断深入,主流媒体(主要是各地党报、中央级大报)开始了大规模的重组,报业竞争越来越激烈,文摘类报纸的传统优势越来越小。面对严峻的形势,报社只有整合资源、健全机制、勇于创新、提高水平,才能应对挑战,在竞争中立于不败之地。而《文摘周刊》的办公室作为一个综合性办事机构,承担着日常行政事务、内部综合协调以及党务人事、业绩考核、后勤保障等多项工作,职能众多、人少事杂,其运作好坏直接关系报社的兴衰。为此,要不断创新工作方式,提高工作水平和服务水平,充分发挥沟通的“桥梁”作用和协调各方的“枢纽”作用,促进报社又好又快发展。笔者结合本职工作,提出从五个方面搞好办公室工作。
　　把握动向,当好参谋助手。面对文摘类报纸竞争日趋激烈的形势,办公室在很大程度上要及时为社领导决策提供参考,即及时把握报业改革的最新动向,特别是文摘报纸中前沿和焦点问题,这样才有助于社领导把握报纸发展走势,科学制定目标,拓展发展思路。当好领导的参谋助手,为领导决策提供依据,首先必须提高时效性,密切关注中央、省委出台的关于报业改革的新政策和省委宣传部、集团党委对报纸的新要求。其次要突出重要性,社领导在规划报纸战略目标的同时,还承担着审稿、创收等任务。办公室在呈报信息时,要条分缕析、抓住重点,筛选实用、管用、能用的信息,把最重要、对报社有重大影响或有建设性的信息及时上报;或者对当前的工作重点、领导关注的热点等重要信息进行实时跟踪。第三要突出全面性,除通过文件、通报、网络等形式搜集信息外,还应加强与兄弟报社的联系,运用请进来或走出去的方法,及时了解兄弟报纸采编改革的新经验、经营创收的新做法、队伍管理的新举措以及经验教训,形成文字材料,供领导参阅。
　　讲究效率,提高履职能力。办公室工作任务繁杂,工作具体,提高工作效率是做好各项工作的关键。一是要头脑清楚,牢记大局、牢记责任,有清晰的工作思路。重要工作要提前谋划,按部就班抓落实。二是要心中有数,随时记下要做的工作,区分轻重缓急,先做紧急的、重要的事情。还可以建立工作日程表,先从时间已确定的事务开始,例如会议、接待等。逐渐培养日程安排能力,根据个人习惯,将事务安排在合适的时间,相似的工作安排在一起。三是要眼里有活,这是工作主动性的表现,特别要养成习惯,随时利用琐碎时间做一些琐碎的小事,以提高工作效率。四是要腿脚勤快,进一步强化责任意识,工作中相互支持不推诿,立即落实不拖拉,快速高效完成各项任务。
　　当然,提高效率是在注重质量的前提下进行的,只强调效率,而忽视质量,低质量的高效率等于没效率;而为了强调高质量而不顾效率,没有效率的质量也不会是高质量。我们应该是在确保高标准的质量前提下,节奏快一些,动作快一些,完成任务快一些,以高效率促进高质量。
　　专心细致,形成扎实作风。“千里之堤,溃于蚁穴”,“差之毫厘,谬以千里”,工作马马虎虎,粗心大意,就会出现重大失误,给部门和报社带来损失。养成工作认真细致、办事扎实的作风,是办公室工作人员必备的素质之一。一要想得细。凡事多动脑筋,把困难想得多一些,把措施想得细一些,才能把事情做实、不走弯路。如领导交给一项工作任务之后,先要进行冷静的思考,对完成这项任务的有利条件、不利因素、可能遇到的难题以及方法步骤等等深思熟虑,三思而后行。二是调查研究细。有了过细的调查研究,才能把情况搞清搞准,汇报才能准确,拍板才有依据。三是事情办得细。无论是接电话、收传真,还是处理文件、落实制度,都要按工作规程,扎扎实实办好。四是文字记录。接受任务、落实工作光凭脑子记不行,要及时做好详细的文字记录,使自己所承办的每一项工作都有案可查,避免扯皮现象发生。
　　综合协调,创造良好环境。搞好上下协调、内外协调,才能处理好各种矛盾和问题,为做好各项工作创造良好环境。
　　搞好社内协调。内部协调是基础,是前提。内部协调不好,矛盾重重,很难把办公室工作做好。一是要与社领导的协调。为主要领导服务是主要职责,应责无旁贷。合格的办公室主任还应该做到,无论谁交办的任务都积极主动地完成,如因正在做主要领导交办的任务,应向其他领导解释清楚,要主动与每个领导搞好沟通。二是搞好本部门的协调。要以身作则,要求下属做到的,自己首先要做到,这样才能赢得下属的信任与尊敬。还要合理调配,做到分工明确,责任到人。三是搞好与社内各部门的协调。要从大局出发,倡导讲团结、讲协作的作风。日常工作做到分工明确,权责合理,突击性工作做到分工不分家,时时事事以大局为重。
　　搞好外部协调。对外协调也是一门艺术,要讲究公关技巧。要善于主动联络,对一些工作中经常要协调和打交道的单位,平时多加强联系,以建立良好的互信机制和沟通渠道,保证在关键时刻能充分发挥其作用。要善于开动脑筋,勤动脑,多用心,把原则性和灵活性有机地结合起来,既要大胆工作,又要严格把握好“度”。要善于超前谋划,凡涉及到对外协调的事宜,办公室要提前做好准备,掌握工作的主动权。总之,通过对外协调,为报社的发展壮大营造良好外部环境。
　　做到正确协调。正确协调,必须把握四个原则:一是从属原则。在协调工作中始终要把自己的角色定位在从属的位置上,做到既主动,又不越权越位。二是服从全局原则。在协调过程中,坚持从总体目标出发,把各方面的意见统一到全局观念上来。三是服务原则。把服务寓于协调的全过程,要做到认真负责,谦虚谨慎,热情周到。四是平等协商原则。始终坚持平等待人,以协商的态度进行对话,切忌只靠简单的、行政命令的方式去解决问题。
　　提升服务,树立良好形象。办公室工作很大一部分职能就是服务。无论是对领导、对上级机关、对社内各部门,要做到积极主动,热情服务。
　　首先要提高服务意识。正确把握权力与服务的关系,处理好管理与服务的关系,克服“官本位”思想,把“服务也是生产力”的观念植根于思想中,把群众的满意度作为工作的标准。其次要创新服务内容。要主动服务,做“未雨绸缪”,及时发现服务对象存在的困难,有针对性的提供服务;要延伸服务,在服务中发现服务对象还有需要解决的问题,积极主动提供服务;要跟踪服务,对事关全局、有影响的工作,无论分工内还在分工外的,都要一跟到底,抓实抓好。三要制订服务目标。一套明确的管理制度和完善的服务标准,可以规范办公室人员的行为,以保障优质服务的贯彻与落实。如,电话铃响几声之前必须接听;文件收到后多长时间必须送签;等等。
　　(作者单位:《文摘周刊》报社)
　　责任编辑:程世来 姚少宝

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