【基层单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的制定】 文书档案保管期限表

　　2006年12月18日，国家档案局第8号令发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，《规定》的发布实行，不仅对机关正确界定文件材料的价值，准确划分文书档案的保管期限，按时开展档案价值鉴定工作发挥重要作用，而且对推动国家档案资源建设，促进档案基础业务建设将是一个强有力的推动。笔者将根据《规定》的要求，结合本人的工作经验，谈谈基层单位档案部门在制定文件材料归档范围和文书档案保管期限表时应注意的几个问题以及如何划分范围与期限的一点体会。
　　
　　文件材料的归档范围，是档案人员在工作中遇到的首要问题。在确定归档范围后，还要确定文书档案的保管期限。如何确定，确定的依据是什么？目前，各单位确定文书档案保管期限的依据是2007年国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称《规定》），然而，再周详的保管期限表也不能囊括所有档案文件材料，那么，基层单位如何正确界定文件材料归档范围以及准确划分档案保管期限，现就我的个人工作经验，谈一些体会。
　　1.制定文件材料归档范围应体现本单位的主体地位
　　不同类型的单位，职能是不一样的，形成的文件材料也就有着千差万别。《规定》中设定的归档范围也不可能对应每一个单位、每一种文件材料。所以基层单位在制定文件材料归档范围时，要注意突出本单位的主体地位，以反映本单位职能活动形成的文件材料为主，因此类材料记载了本单位各项活动，反映了本单位的基本面貌。若这些文件少收或者漏收了，以后很可能就无处寻觅，无法弥补，以致无从考辨单位职能与组织结构的变化。第二，要注意与单位内部各部门共同研究，广泛听取内部意见，分门别类，分清哪些需要归档，哪些不需要归档。第三，《规定》中的归档范围只是对一些共性的文件材料作出规定，如行政管理、党群工作、人事任免等等，而对各单位业务文件的归档范围的规定比较笼统。因此，在制定本单位文件材料的归档范围时，切不可照搬国家的规定，应注意结合单位的工作实际情况，如单位属建设主管部门，在制定时，应补充有关质量监督、安全监督、建设工程管理、建设市场管理等方面的文件材料，这样才能确保在界定归档范围时有章可依，归档的文件材料完整、准确。
　　2.确定文书档案保管期限要抓要点
　　在划分归档文件材料的保管期限要抓要点。第1个分析要点是归档文件的责任者。在内容相同、文种相同的情况下，本单位责任者形成的本行业文件材料比外单位责任者形成的本行业文件材料保管期限要长一个档次，一般外单位形成的属本单位主管业务的文件材料，应在本单位归档，但保管期限短。同时要注意分析归档文件责任者的级别：归档文件分为本级责任者、上级责任者、下级责任者。本级责任者形成的文件材料，其保管期限相对较长；上级形成的文件材料比下级形成的文件材料的保管期限要长。同时还要考虑发文机关的级别是本系统还是外系统，是党政领导机关还是其他机关等情况。再是要分析归档文件的责任者是多个还是单个，只要有本单位责任者其保管期限相对较长。如果是多个责任者还要区分本单位是主办单位还是协办单位。如本单位是主办单位，则视为本单位单独发文来划分保管期限；如本单位是协办单位，则比本单位单独发文的保管洗钱要短。
　　第2个分析要点是归档文件的内容。确定档案保管期限最重要的是分析归档文件的内容。归档内容为“重要的”，其保管期限宜长。所谓“重要的”应该从以下3个方面进行分析：1）分析归档文件的内容是否本单位的主要职能，是否反映本单位的主要工作活动，是否具有代表性；2）分析归档文件的内容是否反映了本单位的工作基本面貌；3）分析归档文件是否反映本单位的经济关系，如产权、债权等，一般根据时间的长短来分析。四是分析归档文件是否涉及到个人利益：按照归档文件涉及个人利益要从长的原则，归档文件涉及到本单位人员较重要的个人利益，如学历、入党等，领导职务的任免、机构成立等，一般应作永久保管。
　　第3个分析要点是归档文件的形式。归档文件保管期限的划分还应该要注意分析文件的权威性、规范性和珍贵性。1）分析归档文件的文种，一般具有权威性和重要性的决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，指定由本单位执行的，则比日常事务的通知、简报、来往函件等保管期限长，但通知、函等文种还是要根据文件的内容来进一步分析其保管期限。2）分析归档文件的稿本，一般正本比副本、草稿、草案的保管期限长，但是要注意的是，如果一些重要文件经过反复修改，其过程性的草稿、征求意见稿、送审稿都很重要，一般要附在正本的后面。3）分析归档文件的珍贵性。有重要领导、著名人士的题词、签字等归档文件，具有权威性跟纪念价值的，可做永久保存。
　　3.归档范围跟期限表的制定应该明确和细化
　　在归档的实际过程中，作为界定文件材料是否归档和保管期限的长短的指导性文件，文件材料归档范围和档案保管期限表应该明确、具体。
　　文件材料归档范围和档案保管期限表，虽然不是越细越好，也不可能做到面面俱到，但也应该要适当的细化，明确每一类别的范围与期限。条款明确，与单位形成的档案相对应，可操作性较强，能提高归档鉴定与保管期限划分的工作效率。二是方便档案的及时处理，有利于档案保管流程的畅通。该归档的归档，该短则短，该长则长，该销毁的销毁，不会造成积存。要注意的是进行档案销毁时，除跟从档案保管期限表，也应遵从档案销毁的制度，避免过早销毁或错误销毁。
　　4.结语
　　文件材料归档范围和文书档案保管期限表是界定文件材料归档范围和划分文书档案保管期限的重要工具，在制定的时候，应结合本单位的实际情况、主要工作职能等，注重实用性和可操作性。因此，制定文件材料归档范围和档案保管期限表时，应全面、系统、准确、明了，尽量使每份文件能做到对号入座，有条可归，并且可以做到期限分明，方便实用，可操作性强。

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