企业技术档案管理信息化建设问题分析及创新思路

　　摘 要：在网络信息时代，建立信息化档案管理机制，对于提高档案管理效率，优化管理环境，具有重要的现实意义。但从实际而言，煤田地质企业在档案管理信息化的进程中，面临诸多问题，弱化了企业档案管理信息化的重要作用。为此，以新的发展视角为依托，进一步推进企业档案管理信息化建设，是优化管理模式、提升管理效率的重要保障，更是企业档案管理现代化建设的内在要求。本文立足对档案管理信息化研究，就企业如何深化建设，进行如下阐述。
　　关键词：企业；档案管理；信息化；策略
　　传统的档案管理已经不再适合互联网信息化的档案管理，而这种信息化管理与传统档案管理相比，更加方便、更加快捷、更加富有生命力，在经济快速发展的现在，其同时也是推动企业快速发展的动力所在。在经济全球化的带领下加强档案管理信息化的改革已成为重要内容，更是实现企业可持续发展的重要因素。
　　1 档案信息化建设成为社会发展的潮流
　　档案的管理已经是一个企业发展的重要资源。目前，随着社会的发展和互联网技术的不断革新和普及，企业在生产活动中产生了大量的文件和数据，当代社会也被称为大数据时代，更是企业进行各项生产活动的基础，为企业的发展提供了源源不断的动力。档案管理也是社会发展的需求。随着社会的快速发展和互联网技术的不断革新，在促进社会发展的同时也促进了各行各业的不断进步。然而企业也在无形之中受着社会发展的巨大影响，其中企业的档案管理尤为突出，企业传统的档案管理形式已经无法适应快速发展的社会需求，而相继出现的就是互联网信息化的档案管理，一种事物的消失必将引领另一种事物的兴起。加强企业互联网信息化档案管理对于提高企业的工作效率，实现企业办公自动化具有里程碑的现实意义。企业技术档案管理工作是一个企业日常工作的重要组成部分，所以提升企业互联网信息化的管理，适应市场经济的需求，满足企业的发展是刻不容缓的管理需求。随着互联网的发展，各中信息也相继被运用在企业的管理中，各类文件的数量也大幅度增加，给企业资料的管理带来了不便。为了提高企业技术档案的利用率，就需要加大对档案信息化管理的建设。随着互联网技术的不断发展和创新，信息技术已经渗透到了企业的方方面面，所以必须加强档案管理的数字化和模块化建设，才能应对经济的快速发展和社会的不断进步，提升企业技术档案管理的水平才能够应对现代化发展。
　　2 新时代企业档案管理模式存在的问题
　　在我国当前的企业当发展中，有绝大多数的企业在管理水平方面已经实现了发展需要的现代化，但是，这些企业当中有部分企业还存在着不利于企业发展的问题，尤其是对档案管理工作认识不够、重视不够的情况依然存在。因此，有些电力企业中并没有设专职的档案管理人员，或者配备的专职档案人员与企业的经营管理不相适应，在这种传统的档案管理模式下，会导致档案管理工作不可避免的出现问题，而档案自身存在的价值也不能充分的被发挥出来。而在现代化信息技术的推进下，档案已经发展为电子档案的形式，但是在工作的实践中，档案并没有完全进行信息化，还有很多档案是以纸质档案的形式存在的，这对于档案在开发及利用等方面都是不利的。此外，在企业的档案管理工作中有些企业还缺乏资金的支持，在资金存在不足的情况下，难以完善档案管理中的现代化信息设备，并且负责档案管理的工作人员在薪资待遇上也不高，这也很难使企业档案在管理工作的模式上实现创新。
　　3 企业档案信息化管理发展的创新策略
　　3.1 完善档案信息化管理系统的设计
　　在企业档案的信息化管理中，要想有效發挥信息化管理的作用，就需要企业根据实际的管理情况进行信息化管理系统的设计，这也是信息化管理实现的前提和基础。在企业档案信息化管理系统的设计中，档案管理人员需要根据档案管理的实际现状，有针对性地制定相应的管理目标，并根据实际的管理内容进行管理结构和管理层次的划分，从而保证信息化管理系统具有良好的规范性和科学性，在实际的信息化管理过程中能够发挥其应有的作用。
　　3.2 促进档案信息化管理的技术创新
　　在企业档案信息化管理中，企业的档案管理工作需要充分利用新时代的科学技术进行管理创新。对于企业档案信息化管理的创新来说，其档案资料可以采用磁盘和新型的感光材料作为档案的载体和转换的介质，对其相关的档案资料进行储存。近年来，云端也得到了开发和使用，因此还可以通过云端进行档案信息的储存。另外，还可以通过资源的网络化管理以及资源的共享管理等技术，实现档案信息管理的电子化和信息化，进而对档案信息进行收集、开发、管理和应用等。由于档案管理主要是信息的开发和使用，因此还需要重视对信息的开发和利用，要将工作的重点放在档案管理上，以管理为手段、以应用为目的进行技术的创新，才能体现档案信息化管理的实质。
　　3.3 完善档案信息化管理制度
　　要想充分发挥档案信息化管理的作用，就需要有完善的管理制度作为管理的保障，在为档案管理人员提供制度依据的同时，也能够有效地约束他们的行为和态度。比如，企业可以制定相应的责任落实制度，将档案信息化管理的内容进行细分，进而将管理责任进行有效的分工，从而可以促进档案管理人员能够切实负起自身的责任，避免出现管理混乱的情况。另外，企业还可以制定管理流程制度将管理过程规范化，使档案管理人员在进行管理工作时，就可以依据规范性的管理流程来实现高质量的管理，提升了管理水平。
　　3.4 加强档案管理的信息化应用
　　在企业档案信息化管理的过程中，要将信息化技术和档案管理工作的特殊性进行充分的结合，从而实现设备和技术的全方面运用。企业可以构建相应的计算机管理系统对企业的档案信息进行全面智能化管理，同时还要加强相关档案管理人员的技术培训，建立人员和设备的信息管理平台，在档案管理过程中利用现代化的检索功能实现对信息的收集和整理，在计算机技术软件系统运用的过程中，还要注重对系统设备的完善，为档案管理工作创造良好的条件。
　　4 结束语
　　总而言之，档案管理信息化建设工作是一项十分复杂且烦琐的工作，并不是在短时间内能够从根本上解决的，而是需要在使用的过程不断发现问题解决问题，并不断地创新才能达到完善的状态。企业档案的信息化建设不仅是现代化的需求，更是提高档案信息服务水平的关键。所以，必须加快档案的现代化管理的进程，才能不断促进企业档案管理工作的进步和发展，循序渐进地实现和完善企业档案的信息化建设。档案的管理者应当树立一种服务意识，克服出现的各种难题，满足现代化社会和时代发展的需求，这就要提高档案管理工作者的自身素质修养，更好地服务于企业、服务于社会。企业档案管理信息化建设是经济全球化深刻变革下的必然选择，更是满足当代社会生存与发展的需求。
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