机关事务职务说明书

　机关事务职务说明书

　岗位名称：机关事务

　员工姓名：

　所属部门：总经理办公室

　到任本职日期：

　 /

　/

　工资级别范围 ：

　等

　级 至

　等

　级

　目前工资级别：

　薪酬类型：

　岗位分析日期：

　2004

　年

　8

　月

　岗位编号：

　岗位定员：

　人 现有人数：

　人

　直接上级：

　总经办主任 直接下属部门/ / 岗位：

　 无 岗位设置目的：

　协助部门经理制定公司办公用品、办公楼、通讯工具和绿化等工作制度，并管理或监督检查实施情况，完成其他机关事务工作 职责与工作任务：

　职责一

　职责描述：负责办公用品的采购及管理 工作时间百分比：10% 工作任务

　1. 制定和完善办公用品管理制度 频次：不定期 2. 按规定提交并实施办公用品的采购计划

　频次：不定期

　3. 了解办公用品的使用情况，对办公低耗费用的进行控制 频次：日常 职责二

　职责描述：负责公司办公楼使用的管理工作 工作时间百分比：15% 工作任务

　1. 完成机关办公楼环境卫生的管理工作和办公楼会议室的管理工作 频次：日常 2. 完成机关办公楼的布置和室内配置 频次：不定期 3. 开展办公用房的调研，完成房屋调配协调工作 频次：不定期 4. 组织维修保养行政大楼和生产技术楼的房屋设施 频次：日常 5. 组织维护修理办公楼的空调 频次：经常

　6. 组织办公用房的搬迁工作，包括调研周转房情况，提出搬迁方案；协调组织搬迁；回收可再用的办公物资 频次：偶尔 职责三

　职责描述：负责管理公司工作用途通讯工具 工作时间百分比：10% 工作任务

　1.负责拟订和完善工作用移动电话的管理制度 频次：不定期 2.负责工作用移动电话的配置、使用过程控制及修理 频次：日常 3.负责公司传真的管理 频次：日常 职责四

　职责描述：负责制定公司卫生绿化管理制度，并检查实施情况 工作时间百分比：10% 工作任务

　1. 制定和完善公司卫生绿化管理制度 频次：不定期 2. 对公司生产区进行卫生绿化检查、督促整改与考核 频次：1 次/周 3. 对全公司（包扩生产区、生活区）进行卫生检查 频次：不定期 职责五

　职责描述：

　负责公用饮用水的管理工作 工作时间百分比：5% 工作任务

　1.

　筹划、监督印制、按规定发放员工个人水票 频次：1 次/年 2.

　控制公用饮用水费用 频次：不定期 3.

　核实各单位公用饮用水使用数量，办理费用转帐支付手续 频次：1 次/月 职责六

　职责描述：

　负责公司领导服务相关工作 工作时间百分比：5% 工作任务

　1.

　督促保洁员搞好公司领导办公室卫生 频次：每天 2.

　及时为公司领导办公提供必要的办公用品 频次：不定期 3.

　协助公司领导办理出差报销手续 频次：不定期 职责七

　职责描述：负责公司各单位文字材料的打字、油印、复印相关工作 工作时间百分比：20% 工作任务

　1. 审核、登记和统计相关文件、材料，建立健全相关台帐 频次：日常 2. 完成相关文件、材料的打字、排版、油印、复印工作 频次：日常 3. 承担机要文件、材料的保密工作 频次：日常 4. 对公司各种已发文件进行归类、存档 频次：日常 5. 负责油印、复印机的的维护保养 频次：日常

　职责八

　职责描述：负责机关事务相关的服务协调配合工作 工作时间百分比：5% 工作任务

　1.

　配合或代理做好办公用品的入库和部分办公用品的发放 频次：不定期 2.

　配合或代理核算人员开具支票、开具物资领用单、印鉴管理、电话值班工作 频次：日常 3.

　配合或代理打字员的复印工作 频次：偶尔 4.

　配合或代理收发员公司收发工作 频次：偶尔 5.

　配合或代理做好机要文书工作包括传真收发、会议室管理 频次：日常 职责九

　职责描述：负责总经理办公室固定资产的管理和本部门材料员工作 工作时间百分比：3% 职责十

　职责描述：负责公司各单位和个人订阅公用报纸、杂志、汇款的收发相关工作 工作时间百分比：15% 职责十一

　职责描述：负责领导交办的其他工作 工作时间百分比：2% 相关权限：

　? 对公司办公用品有采购权和管理权 ? 对公司办公楼的使用有管理权 ? 对公司工作用通讯工具的使用有建议权和管理权 ? 对公司卫生绿化工作有建议权和检查权 ? 对公司印鉴的使用有审核权

　? 本领域（专业）获取信息、知识的工具使用权 ? 学习和接受再教育的权利 ? 办公工具和劳动工具的使用权 ? 相关事情的知情权

　汇报关系：

　? 以上职责，向总经理办公室主任汇报

　工作协作关系：

　? 公司内部：各部门各单位 ? 公司外部：办公用品销售、手机通讯、邮政、集团总部、地方政府等部门与单位

　工作环境：

　? 一般办公环境 使用工具设备：

　? 一般办公设备 工作时间特征：

　? 正常工作时间，偶尔加班 任职资格：

　最低学历要求：

　? 中专

　所需学校专业背景：

　? 文秘、机关事务管理、物资管理、工商管理或经济管理及化工等专业

　所需资格证书：

　?

　 所需工作经验：

　? 1 年以上相关工作经验

　所需培训的科目：

　? 行政管理、物资管理、室内装饰等

　所需熟悉的知识面：

　? 物资采购、机关事务管理、档案管理、审美、会计常识

　所需工作技能：

　? 计划与执行能力 ? 目标设置能力 ? 预算管理能力 ? 解决问题能力 ? 人际沟通技巧 ? 书面/口头表达能力 ? 时间管理能力

　 个人素质要求：

　? 人际敏感性 ? 团队合作 ? 适应能力 ? 充满自信 ? 创新精神 ? 正直诚实

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