文书管理规定(例文)

　文书、合同管理规定

　 1、目的

　 为了规范公司行文程序，加强对公司文书的管理工作，特制定本办法。

　 2、适用范围

　 本办法适用于公司全体员工。

　 3、定义

　 本规定所指文书包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成具有法定效力和规范体式文书，

　 是公司进行管理的重要工具，包含通告、通知、函、会议纪要、项目合同、项目协议、债权转让通知等具有传递信息和记录作用的绝密、机密、秘密和普通载体。

　 4、文书组成部份及格式要求

　 文书一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印

　 章/会签，成文时间，主题词、抄送单位等部分组成。

　 4.1 发文单位

　 4.1.1 公司发文部门标识（例）：

　总经办：ZJ

　 财务部：CW

　 行政部：XZ

　项管部：XG

　 合规部：HG

　项目部：XM

　 4.2 发文字号：

　 4.2.1 发文字号由部门代码、年份和序号组成，在横线３mm 处用３号仿宋字，居中排列，年份、 序号用阿拉伯数字标识，年份使用全称。例如：行政部发文：金纬保理 XZ 字[2015]-序号；

　 4.2.2 分公司的公文统一由行政部负责编号、OA 发布及归档。

　 4.3 标题

　 文书标题：宋体二号字，可分一行或多行居中排布；文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，

　 回行时，需注意词意完整，排列对称，间距恰当；

　 4.4 主送单位：标题下空 1 行，左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行时仍需顶格；最后一个主送单位后 需标全角冒号；

　 4.5 文书正文：仿宋体三号字，每自然段左起空 2 字，公文中一般每页排 22 行，每行排 28 个字，回行 顶格，需注意数字、年份不能回行；

　 4.6 附件：正文下空一行左起空 2 字用三号仿宋体字标识“附件”，后需标全角冒号和名称，如有序号 使用阿拉伯数字（如“附件一：×××××”）；附件名称后不加标点符号，与正文一起装订；

　 4.7 成文时间：用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；

　 4.8 主题词常用三号或四号黑体；抄报、抄送、文件签阅常用三号或四号仿宋体；

　 4.9 其它事项

　 4.9.1 文书标题需准确简要概括文书主要内容并标明类别，除规章制度名称加书名号，一般不使用 标点符号；

　 4.9.2 排版要求：一般每页排 22 行；

　 4.9.3 图文颜色：未做特殊说明文书中图文颜色均为黑色；

　 4.9.4 成文日期以领导签发日期为准。

　5.1 实施细则：

　 5.1.1 拟稿文书须严格遵循公司战略、方针、政策和各类会议决议或领导指示；

　 5.1.2公司的红头文件、制度统一由行政部编号、发布及归档。

　 6、收文办理

　 日常外来信函文件统一由行政部行政人员负责收发、登记。

　 7、文书管理

　 各文书办理完毕后，各部门根据《档案管理规定》，及时对文书进行归档、立卷。

　 8、相关文件

　 8.1 附件一：红头文件标准版；

　 8.2 附件二：对外文件标准版；

　 8.3 附件三：《发文审批表》。

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