摆脱微软,在线办公更便捷

不裝软件 在线编辑文档

　　其实很多人和我一样在处理一些简单的文本信息内容的时候，并不想使用臃肿的Office办公软件，而是选择一些比较简单实用的第三方文本编辑器。可是有的时候领导要求我们提交的文件格式，必须是Office的格式才可以。那么这个时候如何进行转换操作呢？
　　如果用户的电脑系统里面没有安装Office办公软件的话，那么利用一些在线编辑服务就可以进行转换操作。比如我们打开最新推出的“腾讯文档”服务的官方网站（https：//docs.qq.com），点击“立即使用”按钮后，通过QQ或者微信手机客户端进行扫描就能成功地登录。现在点击工具栏中的“新建”按钮，在弹出的菜单中选择“新建在线文档”或者“新建在线表格”命令即可。比如我们点击“新建在线文档”按钮，可以看到空白文档、工作日报、工作总结的常见模板，用户只需要根据操作进行选择即可（图1）。

　　在弹出的新建文档页面的右上角，可以设置新建文档的名称。接着我们将文本文件中的内容复制粘贴到“腾讯文档”的编辑窗口中，然后利用工具栏中的命令对内容进行相应的编辑排版即可。由于所有的操作都是在云端服务器中进行的，所以服务器会定时对用户的文档内容进行自动保存，这样就不会存在文件丢失的问题。当所有的操作完成以后，点击页面右上角的“更多操作”按钮，在弹出的菜单中选择“保存为本地文件”命令，这样就可以将这个文件下载保存到硬盘里面，然后提交给领导进行审阅。

协同办公 工作效率大提升

　　通常我们提交给领导的文件都需要经过反复的修改才可以，但是同事之间对文件往往有不同的意见，这样就需要多人进行讨论和修改。传统的方法都是将文件创建完成后，利用QQ或者电子邮件发送给其他的用户，对方修改完成以后再回传给我们。这样的操作自然非常的繁琐，而协同办公就是最好的解决方法。
　　首先将需要共同讨论的文件上传到“腾讯文档”的服务器里面，点击列表中的文件名称链接后，在网页中就可以打开这个文件。接下来点击工具栏中的“权限”按钮，在弹出的对话框中选择其他用户对文档的管理权限，我们可以选择可查看或者可编辑等选项。如果用户选择的是“仅指定成员可查看/编辑”，接着点击下方的“添加可编辑的指定成员”按钮，在弹出的列表中选择要邀请的QQ好友即可（图2）。

　　接下来点击工具栏中的“分享”按钮，在弹出的对话框中就可以获得一个分享链接，然后将这个链接通过QQ以及电子邮件的方式发送出去（图3）。当其他同事打开分享链接后，就可以同时对这个文件的内容进行编辑操作，而且所有人都可以实时看到最新的文件内容。这样就可以很快完成文件的创建和修改，从而更好地提升同事之间的协作效率。
　　但是在协作编辑一个文档的时候，我们可能也会遇到这样一个问题。就是发现最新的修改版本，其实并没有之前的某一个版本效果明显，于是就想重新恢复到之前的某一个版本。其实要想解决这个问题也非常的简单，点击页面右上角的“更多操作”按钮，在弹出的菜单中选择“查看修订记录”命令。在弹出的网页中就可以看到这个文件所有的修订版本，从中选择自己需要的版本后点击“恢复”按钮，就可以将文件内容恢复到之前的这个版本了（图4）。

随时随地的免费翻译助理

　　有的时候我们从网上下载的资料是全英文的，这样对于很多用户来说都需要借助翻译软件才能进行阅读。虽然现在网上有很多的翻译软件，比如百度翻译、有道翻译、谷歌翻译等等，但是它们对上传的文字信息都有数量限制。所以要想进行全文翻译的时候，往往需要分段操作才可以。
　　不过现在在“腾讯文档”里面进行操作就简单多了，用户首先按照前面的步骤将要翻译的文档上传到云端服务器里面。打开这个文档以后点击工具栏中的“进入智能翻译模式”按钮，当前窗口就会自动分成左右两个区域，这样就可以同时显示出原文及对照的翻译结果（图5）。点击翻译结果右上角的“生成新文档”按钮，就可以将这个翻译信息保存为文档，这样也可以对翻译的内容进行编辑。

添加水印保护工作文档

　　如果公司的文件需要对外发布，又害怕别人对文档进行破坏的话，那么添加水印就是很好的一种保护方式。这样既起到了宣传的效果，又增加了使用者版权的意识。在“腾讯文档”里面打开要添加水印的文档，接着点击工具栏中的“设置水印”按钮，在弹出的对话框的“水印文字”输入框里面，设置相应的水印信息。然后选择一个所需要的水印的样式，最后点击“确定”按钮就完成了水印的添加（图6）。

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