人事档案管理信息化建设研究

　　【摘要】随着社会经济和信息技术的不断发展，信息化的建设面也越来越广泛，而人事档案管理作为我国所有单位当中重要的管理内容之一，信息化是必然的发展趋势。有效地建立人事档案管理信息化，可以使得人事档案管理的效果得到进一步提高，使人事档案管理工作的职能更充分地发挥出来，因此，本文详细地分析了人事档案管理信息化建设工作。
　　【关键词】人事档案管理;信息化建设;必要性;策略
　　人事档案管理工作主要就是管理人才的信息资源，随着社会经济和信息技术的不断发展，人事档案管理內容也在不断地增多，传统的人事档案管理已经不能满足社会和单位的发展需求，因此要不断地改进人事档案管理方式，加强信息化的建设，从而使得单位发展更好地满足社会的发展需求。
　　一、人事档案管理信息化建设的必要性
　　当前随着信息技术的不断发展，人们在社会活动中越来越离不开信息资源，而人事档案记录着一个人的全部信息资料，所以在人力资源管理中越来越重要，并且信息化技术的大力发展、人事档案管理的社会化、开放化等，给人事档案管理信息化建设提供了良好的条件，所以，这是社会发展的必然，也是我国社会信息化管理的急切需求。信息化主要就是对计算机和网络技术的利用，人事档案信息化改变了传统的使用纸质记录的方式，通过电子文档将人事信息记录在计算机当中，这样不仅使得人事管理信息更加全面，还有效地避免出现信息丢失的问题。由此可见，人事档案管理信息化建设可以有效地提高对信息资源的利用率，同时还有效地确保信息的安全。
　　人事档案管理涉及的信息越来越多，在对信息更新的时候通过网络可以加快速度，并且对管理信息还可以完成实时更新，对相关资源实现共享。传统的人事档案信息更新全部都是工作人员完成对纸质信息的更新，而建设信息化以后可以有效地减少工作人员的工作量，提高工作效率，同时上级部门或者领导在对员工进行考核的时候可以随时查询相关资料，十分便捷。因此，人事档案管理信息化建设可以减少对人力的使用，并且在对相关信息资源更新的时候速度更快，更具有时效性，有效地提高人事档案管理的工作质量、工作效率以及工作水平。
　　二、人事档案管理存在的问题
　　（一）硬件设施不健全。有些比较偏远的地区没有建立人事档案管理信息化系统，没有实现信息资源的实时更新和共享，这样就使得我国人事档案管理信息化建设没有较高的普及度。在社会经济和信息技术不断发展的背景下，有的部门还在使用传统的纸质信息管理方式，对信息化建设和管理没有较高的重视，同时也没有较全的配套设施，如计算机、扫描仪等，从而制约了人事档案管理信息化建设的普及与发展。
　　（二）信息化标准规范不统一，信息化系统不完善。人事档案管理信息化的建设基础是标准规范化，因此想要完成对人事档案管理信息化的建设必须要建立完善的规范机制。当前很多部门在进行人事档案管理信息工作的时候都是根据自身的利益进行，各自采取适合自己的管理方式，没有统一的信息化标准，这样就导致人事档案信息化不通畅，同时也不能有效地实现对信息资源的共享。还有一部分单位在人事档案信息化管理中使用适合自身发展需求的管理系统，但是在人才信息流通迅速的今天，这种管理方式已经不能有效地满足信息社会化的发展需求。
　　（三）人事管理者的职业素养比较低。在人事档案管理工作中，管理人员职业素养的高度直接影响管理的效果。目前我国人事档案管理人员基本上没有经过专业的培训，因此，人事档案管理人员的职业素养都比较低，在管理工作中经常出现人为因素的错误，这样严重地影响了人事档案管理工作。
　　三、人事档案管理信息化建设策略
　　（一）引进先进的技术设备。在人事档案管理信息化建设的过程中，要想使建设水平得到进一步提高，必须要将大量的资金投入进去，将先进的技术设备引过来，从而形成一个十分完整的人事档案信息化管理平台。在人事档案信息化管理中，硬件设施十分重要，它保证信息资料的保存、传输以及共享，通过对人事档案信息系统化的管理，可以有效地促进人事档案信息管理工作的进一步发展。
　　（二）建设现代化的基础设施，完善人事档案信息数据库。在对人事档案管理信息化建设的过程中，要不断地加大对基础设施现代化的建设，不断地提高各个相关部门对网络技术和计算机的应用技术，从而使得档案信息化水平得到进一步提高。在档案信息化管理建设的过程中，对计算机以及网络技术要进行充分的使用，使得档案信息相关数据库建设的步伐不断加快，并且要积极建设多媒体数据库和档案全文数据库，使得档案信息化管理更加完善。此外，还要建立信息化的档案管理系统，在全国范围中推广统一且符合规范的档案信息管理软件，更好地实现对档案信息的交换与共享。
　　（三）健全各种相应的规章制度，加大安全保密力度。在建设人事档案管理信息化的过程中，要对各种相关制度给予一定的重视，还可以将比较成熟的立法建议提出来，从而促进相关规章制度的建立与完善，对人事档案信息化管理的建设提供有效的约束和激励机制，使得档案信息化的法制建设得到进一步推动。人事档案管理工作具有较强的机密性、专业性以及政治性，因此相关的档案信息不仅需要专人进行管理，还需要单独进行存放。但是当前人事档案管理人员没有较强的计算机信息保密意识和知识，因此在建设的时候还要重点关注安全保障系统的建设，使得人事档案信息安全体制逐步健全。在信息化建设的过程中，还要安排专人对档案管理系统进行管理，使得档案信息数据库更加安全，同时还要加大对电子文档的监督力度，确保电子文档信息的真实性和有效性。
　　（四）提高档案管理人员的素质能力。不管是传统纸质的人事档案管理还是当前信息化的人事档案管理，管理人员都具有十分重要的作用。因此在信息化建设的过程中，要加大对人事档案管理人员的培训力度，不断提高其职业素养、工作能力以及服务水平。在人事档案信息化管理的过程中，需要通过计算机对相关图像、文字以及声音等进行处理，进而完成人事档案信息电子文档的储存，并且还要通过人事档案管理平台完成对相关信息的查询、传输以及共享。因此人事档案管理人员要具有一定的计算机基础，掌握人事档案信息化管理的相关知识，在进行档案管理工作的时候投入较多的责任感，从而进一步提高人事档案信息化管理水平。
　　四、结束语
　　在社会经济发展的过程中，离不开对人事档案信息资源的使用，并且也是人力资源开发和利用的重要依据。随着社会经济的不断发展，社会对人才使用的标准也不断提高，人事档案管理工作的重要性也越来越明显，因此，人事档案管理信息化建设是社会发展的必然趋势，并且信息化管理可以使人事档案管理更具有安全性，对相关信息的更新也更加便捷且具有时效性，对档案信息资源的利用率也更高，同时会大力夯实档案日常管理工作基础，提高工作效率，从源头上有效防止人事档案的涂改造假，确保档案信息准确可靠。因此，人事档案管理信息化建设可以更好地给社会发展提供服务，进而推动社会经济的不断发展。
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