高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究

　　摘 要：当前高校档案信息化建设已经成为高校档案管理工作的必然趋势，本文从高校档案信息化建设的影响因素入手，对技术因素和非技术因素的影响进行了全面的分析，并针对高校档案信息化建设的特点和要求提出了相应的解决对策。
　　关键词：高校档案 信息化建设 影响因素 对策
　　中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2019）02-00-01
　　当前，高校的档案信息化建设已经迈进了一个新的发展阶段，科技的迅速发展和办公自动化的运用不断推动着高校档案信息化建设的步伐，不论是科研工作还是教学任务都已经离不开信息化建设的需要。因此，我们说高校档案信息化建设是社会发展的必然趋势，是信息时代的必然产物。
　　一、高校档案信息化建设的重要意义
　　1.拓宽档案工作的服务领域
　　传统的高校档案管理模式之下，档案工作可供服务的领域较窄，除了作为个人的档案信息之外，并没有其他的用处。但是通过对高校档案信息化的建设，我们的档案工作的服务领域得到了全面的拓宽。高校档案信息作为大量的、全面的、可靠地公共原生性信息，能够为社会公共信息的收集和利用提供全面的支撑，为信息化社会的建设提高良好的基础条件。并且，众所周知，运用现代化的管理手段所收集的档案信息更便于存储、开发和利用，也能够为社会的发展提供更良好的服务。
　　2.提升档案管理工作的效率
　　传统的档案管理工作效率低下，并且每次进行档案信息的整理和收集都需要大量的工作人员参与工作，需要耗费大量的人力、物力和财力。通过信息化建设，高校的纸质档案和电子档案都能够在智能、高效的模式下得到管理，每年在收集新生档案或者新入职的教职人员的档案信息的时候我们可以利用网络进行文件的收发，然后将已经收发的文件上传到高校的档案信息管理系统当中。在档案信息管理系统当中，档案管理的工作人员可以迅速进行数据的检查和验收，并对纸质档案和电子档案进行自动归档，这极大地提升了工作人员的工作效率，缩短了工作时间。
　　3.实现与高校办公自动化系统的接轨
　　当前高校办公自动化系统在整个校园的信息化建设中发挥着举足轻重的作用，不论是高校中的科研任务、教学活动还是行政办公任务都离不开信息化系统和办公自动化系统的作用。因此，为了实现高校档案管理工作能够与整个校园的活动实现全面的接轨和融合，我们就必须积极进行高校档案信息化建设。
　　二、高校档案信息化建设的影响因素分析
　　1.技术因素
　　在高校档案信息化建设当中，信息资源的建设、信息的管理以及信息服务等都是其重要的组成部分。技术因素的影响对于高校档案信息化建设具有十分重要的影响。首先，信息技术的发展为档案信息资源的建设提供了强大的技术支撑。信息资源的创建一般分为数据档案的原文信息、档案目录以及编研信息等。通过扫描、缩微、数据转换等技术手段我们能够有效将那些纸质文件、照片、录像等都贮存到光盘等介质当中，从而形成数字化的档案。数据档案一般需要借由人工的手段进行输入，也可以借助档案信息管理系统的手段进行自动生成。最后，在信息系统当中我们可以进行编研信息，依托一定的网络编辑技术，实现多种信息形式的有效融合。其次，信息技术在很大程度上影响着信息管理的水平。除了信息资源的收集之外，信息的管理也是信息化建设中的重要组成部分。 最后，技术因素使是影响信息服务水平和服务效率的重要因素。通过数字化的高校档案信息管理，我们的档案信息还能够发挥特定的服务功能。除了传统档案信息管理下的档案借阅和复制之外，档案信息化的建设还能够提供档案目录的检索功能、网上展览、信息发布等多重服务功能。并且高校档案馆会通过自己的官方网站来进行一些有意义的文字、图像和音频档案信息的发布，满足人们的多样化需求。
　　2.非技术因素
　　2.1人员因素的影响
　　在高校档案信息管理工作当中，人是管理工作的主体，工作人员的素质在很大程度上就决定了信息化建设的进程。尽管在高校档案信息化建设的过程中，技术发挥着越来越重要的作用，但是人的因素始终是不可替代的重要组成因素。不论是文件电子化的过程、文件的动态管理过程还是文件存储的数字化都离不开人的作用。对于高校的档案信息化建设来说，我们需要大量的专业性技术人才和管理人才，加快高素质的人才队伍建设是当前的首要任务。
　　2.2政策法规的影响
　　在高校档案信息化建设的过程中，政策法规的影响也相当巨大。在使用电子化技术、自动化技术以及网络化技术的过程中，我们的档案信息管理工作会涉及到一系列有关权利和义务方面的问题，如果没有相應的规范标准和政策法规的制定，我们的档案信息化建设过程中将会出现很多难以协调的问题，难以实现有效的管理。
　　2.3资金投入的影响
　　资金投入的多少直接影响着高校档案信息化建设的进程，对于高校来说，档案的信息化建设需要先进的技术设备、需要先进的系统应用、更需要优秀的专业人才，这些都需要大量的资金投入来完成。
　　三、高校档案信息化建设的实施对策
　　1.建立高校档案信息化人才队伍
　　在高校档案管理工作当中，高校的档案管理人才队伍建设当前信息化建设的首要任务。为了提升高校档案信息化建设的水平，高校在招聘档案管理工作人员的时候应当适当提高门槛，尽量招收那些专业素质较高、业务能力较强、熟悉办公自动化和网络技术的高素质人才，并在平时的工作中做好定期培训和业务考核工作。
　　2.强化高校档案信息网络建设
　　以高校的档案馆为中心我们可以建立一个覆盖全校的档案信息网络，作为整个学校档案信息发布与接收的窗口，并利用数字化的技术手段，借助校园网征集与本高校教学、科研有关的有价值的档案信息资源。同时，构建统一的管理平台，引进档案信息管理软件，实现纸质档案、电子档案的同步网络化管理进程。
　　3.构建高校档案信息安全保障体系
　　在信息社会环境下，档案信息的保密问题和安全隐患也越来越突出。因此，我们在高校需要构建全面的信息安全保障体系。对于每份电子档案的生命周期实行全程监管，采取电子、纸质两种形式并存的办法，做好全面的备份工作。同时，还需要为服务器安装一定的防病毒软件，保障信息环境的安全。
　　结语
　　当前我们已经全面进入信息时代，对于高校来说，传统档案管理模式当中的手工操作、纸质档案以及手工整理等方式已经不再适应时代发展的需要，对此我们跟随时代的步伐，不断促进档案管理的信息化进程。
　　参考文献
　　[1]白海珍.高校档案信息化建设的影响因素分析与完善对策.才智 ， 2017 （8）
　　[2]孙艳丽.高校档案信息化建设的影响因素分析与对策研究.情报科学 ， 2012 （2） ：96-100+105

相关热词搜索：信息化建设 因素 高校 对策研究 影响