试论基层档案管理的信息化建设

　　[摘 要]目前，基层单位传统的档案管理不能完全适应现代社会发展的需求，存在着档案管理意识淡薄、档案人员素质不高、档案管理手段滞后等问题，应通过：树立档案管理理念现代化、培育档案管理人员科技化、完善档案管理设施网络化、推进档案管理资源数字化、实现档案管理服务高效化等途径，加快基层单位档案管理信息化建设。
　　[关键词]基层档案；信息化；建设
　　中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2018）45-0329-01
　　导言：档案管理是基层日常管理工作的重要内容，对于促进社会经济快速稳定发展具有十分积极的意义。然而就现阶段我国基层档案管理的实际工作情况来看，存在问题较多，如果不能及时地予以解决，不仅会导致档案管理的工作效率降低，还会影响到基层单位整体职能的发挥。因此，新时期背景下，基层单位应高度重视档案管理工作，针对目前存在的不足积极探索有效的解决对策，不断强化自身的管理职能，从而为广大人民群众提供更为优质的服务。
　　1基层档案管理信息化建设中存在的主要问题
　　1.1档案管理人员素质不高。一是基层档案管理人员都不是专业人员，再加上日常工作中接受系统性、专业性的培训机会少，人员素质普遍不高。二是基层档案管理人员年龄趋于老龄化，在工作中缺乏学习热情，不愿意接受新鲜事物，无法满足档案信息化建设的需求。三是专业基层档案管理人员匮乏，极大地影响了基层档案管理信息化建设工作的进展。
　　1.2档案信息化建设投入不足。基层单位对档案信息化建设不足，制约了档案管理信息化的发展，如很多单位没有设立独立的档案管理部门，认为档案管理就是简单的文档材料保管工作，只是单纯地保管材料，却不重视材料的利用。再如有些单位甚至连最基本的文件保管设备都没有，更不用谈档案管理工作，直接导致档案信息化工作无法开展。
　　1.3档案管理手段滞后。基层单位的档案管理条件简
　　陋、设备老化，不利于档案管理信息化建设，即使配备了计算机、扫描仪等信息化设备，在实际操作中利用率较低，宁可沿用过去的档案管理模式。此外，对电子文件档案也只是单一的归类和保存，在管理手段上缺乏科学性、系统性，在查找档案时仍然依靠人力，不利于档案信息化工作的开展。
　　1.4忽视档案信息化建设。随着信息化时代的到来，各行各业的发展都离不开信息化手段的推进，而档案管理信息化建设也是如此，促进档案管理信息化建设不仅是提高档案管理水平的一种手段，更是未来档案管理的发展趋势。然而当前很多基层单位对档案管理信息化建设不够重视，这主要体现在：一是对档案管理信息化建设认识不足，在管理基层档案中仍然延续以往的模式，重保存轻利用。二是档案管理意识淡薄，没有充分意识到档案管理的重要性，在日常工作中面对大量的档案资料只是单纯地收集和保存，没有充分发挥出档案资源的作用。三是在基层档案管理上存在因循守旧、无法适应时代要求的情况，很多档案管理工作人员安于现状，不愿意接受信息化知识，造成整体业务素质低。
　　2加快基层单位档案管理信息化建设的有效途径
　　2.1培育档案管理人员科技化。基层单位的档案管理人员不仅要具备吃苦耐劳、甘于奉献、全心全意为人民服务的优良品质，还应具备信息化工作所需要的智力、知识结构及现代化管理能力。基层档案室的上级部门和主管业务部门应定期对档案管理人员进行教育培训，提高他们的档案管理专业知识，熟悉计算机网络技术的使用，更新、引进、消化、适应信息技术成果，把档案管理人员培育成既是档案专业业务又是计算机网络技术的行家里手。
　　2.2完善档案管理设施网络化。全面推进基层单位档案室计算机和网络普及应用，提高计算机管理档案的普及率，实现计算机及相关配套设施逐步统一；逐步实现基层单位档案室与本部门、本系统的办公网络链接；加快不同行业的档案管理部门与市档案局之间的局域网建设，与政府办公网络平台联通，力争实现一、二级档案单位专网联通，逐步建成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。
　　2.3推进档案管理资源数字化。利用计算机网络技术对档案资源进行收集、加工、处理、利用，对传统载体档案全部数字化，逐步建立起全文数据库和多媒体数据库；根据相关标准和规范，加强电子文件的归档和整理，做好电子档案的容灾备份工作，提升电子档案管理水平，实现电子档案长期保存和安全利用；实现档案信息检索方式向智能化、网络化发展，促进基层单位档案管理信息化。
　　2.4树立档案管理理念现代化。在信息化社会，需要树立档案管理现代化的观念。要逐步实现基层单位档案管理的网络信息化，首先就要树立网络信息化的档案管理观念，转变传统的利用人工对档案实体进行收集、整理、保管和利用为主的管理模式，加强计算机网络技术对档案管理的应用，提高网络技术对档案管理的责任意识，促进档案管理逐渐实现网络化、信息化。
　　2.5实现档案管理服务高效化。加强档案信息建库入网工作，把档案数据库作为重要信息资源，纳入政府电子政务总体格局，为社会提供更方便、更准确、更高效的服务；充分利用和发挥互联网网站、微博、QQ群、微信群的作用，宣传档案工作，开展档案信息服务，提高档案的社会透明度和知名度，增强社会的档案意识和档案信息有效利用。
　　2.6要建立健全基层档案管理制度。没有规矩不成方圆。做好基层档案管理工作，必须建立健全《文件材料收集归档制度》《档案管理制度》《档案保密制度》《档案统计制度》《档案借阅制度》《档案销毁制度》《档案库房管理制度》等各项档案管理制度，使基层档案管理工作做到有章可循，实现基层档案管理的规范化、标准化。特别是在简化整理、强化利用、突出馆藏的今天，各种制度的建立与完善显得尤其重要，用制度去规范、约束基层档案人员的行为，使他们遵循各种档案管理制度开展工作，全面收集材料、正确整理归档、妥善保管档案、依规查阅利用，从而保证基层档案材料的齐全完整，真实反映基层单位社会活动，更好地为广大群众和基层单位提供高效的服务。
　　2.7完善档案管理人才队伍建设。管理人员自身的专业知识水平和业务操作能力对档案管理工作的效率有着很大的影响。因此，基层单位要想提高档案管理的工作效率，完善人才队伍的建设工作是关键。首先，单位可以定期组织相关人员参加专业知识培训工作，不断提升他们的综合能力和档案信息安全防范意识，培训结束后进行考核评价以检验工作人员的学习情况。其次，基层单位要对外积极引入新的档案管理专业人才，必要时候采取人事调动和奖惩手段来优化档案管理人才队伍的结构，提高档案管理部分工作人员的整体素质水平，最大限度地提高档案管理工作的质量和效率。
　　结束语
　　总而言之，档案管理信息化在基层单位的日常工作中占有十分重要的地位，无论是领导层还是相关工作人员都必须予以高度重视，坚持实事求是的原则，针对现有工作中的不足尽快采取相应的解决对策，不断提高自身的工作质量和效率，为我国社会经济的快速稳定发展作出贡献。
　　參考文献
　　[1]周玉莲.浅谈基层档案的信息化建设与管理[J].建材发展导向，2011.
　　[2]李洪涛.浅谈基层档案馆信息化建设途径[J].黑龙江史志，2012.
　　[3]郭慧.浅谈基层单位档案工作信息化建设[J].办公室业务，2013..
　　[4]董雪梅.数字水印及其在数字档案馆中的应用[J].北京档案，2014（01）.
　　[5]王静，孙昌魁，成红.档案信息化成长与问题探析[J].山东档案2017（3）.
　　[6]杜亚军，门陆斌.档案信息化打点实现要件浅析[J].黑龙江档案2018（5）.

相关热词搜索：信息化建设 档案管理 试论 基层