质量控制的四大措施【高校文献采访的质量控制体系构建】

　　[摘要]高校图书馆文献采访质量高低直接关系到图书馆各项读者服务工作的开展。通过阐述文献采访质量控制体系研究的必要性，从三个方面讨论高校文献采访质量体系的构建：文献采访质量的宏观控制、科学的文献采访体系以及质量反馈控制。说明人才队伍建设以及建立文献源信息收集是文献采访质量控制体系建设的重要措施。
　　[关键词]高校文献采访宏观控制
　　评价反馈
　　[分类号]G253
　　
　　高校图书馆采访工作是一个涉及多方面因素、动态的过程，其质量影响因素也是多方面的，既有宏观层面如政策、经费、人员等因素，也有具体操作层面的因素。因此采访控制是一项系统性工作，依据中国图书馆学会资源建设委员会制定的《图书馆文献采访工作(征求意见稿)》及相关采访理论，结合采访实践，提出一套高校文献采访质量控制体系以供参考。
　　
　　1　文献采访质量控制体系研究的必勇性
　　
　　所谓文献采访控制，指利用各种可能的手段和方法对文献采访活动进行控制，使采访的文献满足图书馆的需求。随着图书馆内外环境的变化和发展，构建文献采访质量控制体系是必然要求。
　　
　　1.1　经费浪费现象严重，忽略文献质量控制
　　图书馆的藏书量往往成为高校实力的标志，随着高等教育大众化，众多学校扩大招生规模，增设新学科，因此图书馆的文献采访必须适应新情况。但是在文献建设取得长足进步的同时，存在着经费浪费严重的状况。图书供应商出于节省成本和增大利润的考虑，把内容陈旧的，不符合馆藏要求的图书提供给高校，甚至把盗版书、劣质图书掺杂到高质量正版书中，大大降低了图书采购质量。加之采访数量的硬性要求，使高校图书馆在文献采访中存在重数量轻质量的问题。同时，图书的采购受制于采购程序，从申报数目到落实购买时间长达7、8个月，导致采购图书时间短促，难以根据教师学生即时的学习教学科研要求进行细致采购，无形中造成了经费流失和资源浪费。这些现象给图书馆健康、科学地发展产生了不良的影响。因此如何利用有限的经费购买学校师生需要的高质量文献，必须用适当的质量体系进行控制。
　　
　　1.2　文献供过于求，采购时筛选力度不够
　　随着文化市场的发展，我国的图书市场繁荣空前，每年出版的图书种类、数量激增，这给高校文献采访提供了多样性的选择，但同时导致了采购市场较为混乱。一方面，文献虽多，但是质量良莠不齐、伪书盛行、高质量的学术图书采集不易；另一方面，采购者对文献的筛选力度不够，甚至通过走关系的方式选择图书，而忽略文献本身的价值。因此，建立科学的文献评价标准和采访控制原则来指导高校图书馆采访工作非常重要。
　　
　　1.3　采购模式的多样性增加了采购筛选难度
　　信息化时代来临、图书馆各种文献需求的激增以及国家文化政策的开放，都使高校文献采访的渠道模式多样化。新华书店一家独统的局面已不复存在，形成了新华书店、国企书商、民营书商、出版社等多种经济成分、多种经营方式、多种流通渠道相互竞争、共同发展的充满活力的市场流通新格局。在采购方式上，从传统的书面预定，到网上订购、现场采购、集中采购、电子采购等模式的出现，都对文献采购者质量控制能力提出了较高要求。因此，建立涵盖所有采购渠道和模式的文献质量采购控制系统意义非凡。
　　
　　2　高校文献采访质量控制体系的构建
　　
　　采访控制是一项系统性的工作和动态的过程，它涉及多方面因素，其质量影响因素也是多方面的，既有宏观层面如政策、经费、人员等因素，也有具体操作层面的因素。笔者提出基于外部环境的文献采访质量控制体系，结构如图1所示：
　　
　　以上结构中，政策、经费、人员、学术要求、操作等位于质量控制的外部环境。外部环境决定着文献采访以及文献资源建设的方向，如专业学科资源建设、音响出版物建设、电子资源建设等。另外，学校及国家的宏观政策、经费划拨与开支、文献采访人员的素质和具体的操作环境都是文献质量控制体系的基础。文献质量控制体系基于这些外部环境要求，由宏观控制、采访过程控制、反馈控制三部分组成。
　　
　　2.1
　　文献采访宏观质量控制
　　2.1.1
　　规范文献资源建设原则
　　文献采访是文献资源建设最关键的环节，但也应服从文献资源建设原则。首先是思想性原则，即图书馆不仅要发挥馆藏文献资源的作用，更要发挥其社会服务功能，学校图书馆应以学生学习、科研需求为最终目标；社会图书馆则以满足大众文化需求为目的。以社会服务作为思想原则就可以尽力避免盲目采购、重复采购等。其次是实用性原则，这也是服务性思想的具体体现，图书馆馆藏文献不能总以高精尖科学的文献资源服务大众，而应最大限度地满足用户对文献的需求，这种需求是多方面的，并不一定很深奥。最后就是系统性原则和特色原则相结合，高校图书馆和社会图书馆、学校图书馆和学院图书室应在文献资源上做到充分共享，并突出特色。特别是在高校合并后，图书馆的文献资源和采访也应该遵循此原则，既可以节约经费，又充分利用了文献资源。
　　2.1.2　文献采访前质量控制
　　首先应制定好图书采访计划，做到文献采访的计划性，系统性，协调性；另外还可以避免资金同时使用的紧张性。计划应分为近期计划和远期计划，前者强调根据新专业、学校近期重大任务、经费安排、科研立项等做决定，如社科文献与理工科文献的比例，期刊与图书之间的比例等。后者则是计划一段时间馆藏建设所要达到的目标，如馆藏应该达到的规模、馆藏级别、馆藏结构等。
　　与学科专家建立长期友好的合作关系。单单靠图书馆采访队伍选购图书，或者因为自身经验不足，或者因为对相关学科了解不深，只能被动地实现采购工作，所采购的图书很难反映学科发展的前沿理论和最新需求。正因如此，高校图书馆的采访队伍应当与学科专家建立长期的友好合作关系，即可以与学院负责人联系，定期搜集专家所需书目清单实行采购，也可以不定期与学科专家座谈、对采购队伍培训，让采访队伍增强专业知识了解、提高采访水平，从而达到确保藏书质量的目的。
　　提高文献采访人员的素质。文献采访是一项具有较强知识性和技术性的工作。采访人员的素质某种程度上决定着馆藏文献的质量以及利用率和效益值的大小。高质量的文献采访主要依赖高素质的图书采访人员，因此必须建立一支高素质的专业采访队伍：①思想素质好，能明辨是非，有正确的世界观、人生观和价值观；②专业素质好，业务能力强，具有渊博的知识、敏捷的思维、较强的信息意识、信息评价能力和信息捕获能力，良好的协作和协调能力；③熟练掌握现代化设备技术，精通计算机、外语等基本知识技能。
　　提高采访人员的综合素质可通过多种途径进行：①脱产培训，有针对性的培养，拓宽采访人员的知识面；②在职培训，边实践边学习，通过学习实践的循环来提高自身素质；③组织各种讲座和学术交流活动，使采访工作人员开阔视野、交流经验、提高学术水平，及 时掌握最新研究动态；④组织参观学习，图书馆有计划地组织采访工作人员到有关图书馆参观，学习他人先进技术及经验，拓宽思路，从而提高业务水平。
　　
　　2.2　文献采访过程质量控制
　　文献采访过程质量控制是指针对采访的具体环节，即根据远期和近期的采购计计划以及学校的其他要求，对书目及其他资源进行正式的科学的采购。它考虑的内在因素有文献的知识含量、潜在利用率、文献的出版信息等。高校图书馆采购文献时要结合本校特点，从这几个方面来具体判断是否采购某种或某类图书，从具体选书过程中进行文献质量控制。
　　
　　2.2.1
　　利用招投标方式进行文献资源呆购
　　当前采购渠道和采购模式的多样化以及文献资源本身的多样化为招投标采购提供了可能。高校图书馆的文献采访人员往往并不是某一学科的专业人士，他们对于图书本身的质量好坏并没有绝对的科学的把握，而只能通过其他一些评价或本身对纸张质量的偏好、印刷好坏进行判断。良莠不齐的图书文献供应商，使得他们的判断能力再次大打折扣。而通过招投标方式进行文献资源采访，有以下好处：①节约资源和经费，尽管在邀请投标、招标、开标过程中会消耗一些成本，但价格更为透明，书目数量越多，越能节约成本；②通过招投标可以设置一些投标条件，初步过滤掉低质量的文献供应商；③在开标过程中，图书文献的供应商会对图书质量和内容进行一次“评比”，这弥补了采访人员因为专业知识不足所带来的缺陷。而且，招投标的过程较为公开透明，增加了采购透明度，客观上也保证了文献的质量。对中标书商还要进行动态管理，从图书质量、种类、价格、供货速度等方面对书商进行综合考评，连续一定次数合作出现问题的，从名单中予以剔除或者削减某种类的图书供应；对于潜在的供货书商应当加强培养，建立合作关系。进而提高书商的竞争意识，自觉提升供书质量。
　　2.2.2　走文献与网络并行复合道路虚拟馆藏具有共享性广泛的特点，可以大大节省图书馆馆藏空间，增强图书馆信息流动和资源利用率，是高校图书馆的新兴馆藏来源，并且发挥着越来越重要的作用。虚拟文献已经逐步成为图书馆的重要馆藏形式，也是服务读者的主要途径。因而在高校图书馆的发展过程中丰富扩宽馆藏形式，就必须把虚拟馆藏置于和现实馆藏同样重要的地位。一方面，虚拟馆藏要发挥其对现实馆藏的补充作用，对于损毁较深、比较珍贵或者体积过大不便上架以及提供全体阅读的书籍，应当努力发展电子版本，以光盘、网络为载体实现资源共享。同时，对于传统图书难以涵盖的新资讯、新信息或期刊，也应当采用虚拟馆藏的形式予以收录，保持图书馆信息的新鲜、快捷和及时，让图书馆真正成为一座知识的宝库。另一方面，虚拟馆藏要注重自我发展，扩大数据库收录名目，打破地域的体制界限，实现馆与馆数据库的互通，加快馆际联网渠道的建立，扩大图书馆的馆藏内涵与外延。
　　2.2.3
　　重视文献的潜在利用率这是根据文献出版的现实目的和潜在目的来判断是否与本馆的现实读者和潜在读者相匹配。判断文献价值的高低除了其内在价值外，还有使用价值。而要准确把握文献的使用价值，就要熟悉可能利用该文献读者的层次结构、人数多寡、阅读水平与倾向。当前出版的图书大多在前言里注明了该书的读者对象。但要真正了解某书的潜在利用率，首先要了解潜在读者，图书馆应联系学校教务、人事部门了解本校师生的组成结构和知识层次。其次要做细致的调查分析，了解学校师生的阅读需求和倾向。现在高校图书馆的自动化系统可以很方便的查阅文献的借阅统计，可以按分类统计出借阅最高的图书、统计读者总的借阅情况等，图书馆要充分利用这些统计功能统计已采购的图书中哪些最受读者欢迎、哪些借阅率低无人问津，通过分析了解本馆读者的阅读喜好。图书馆也可以利用问卷调查、访谈等方式获取读者的阅读倾向，另外图书馆可以跟踪某类图书的借阅情况，估计要订图书的潜在利用率。
　　
　　2.3
　　文献采访反馈质量控制
　　图书质量高低终究需要让受众来评价。对于高校而言，受众主要是在校学生以及教师。因此在文献采购完成后，应从读者中收集反馈意见以及采取科学的质量评价方法进行评价，以期提高文献采访质量。
　　2.3.1
　　积极收集读者反馈信息读者是图书的消费群体，学校图书馆进行文献采购的根本目的是为了满足读者要求，因此采购回来的图书是否满足读者的需求则是评价质量的重要标准。高校馆可采取召开座谈会、设立读者意见箱、民意调查等多种形式了解读者对所购图书的意见，对那些特别适合读者需求而数量较少的文献可以通过复选加以补充；对不符合读者需求的文献认真做好调查记录，在以后的采购中加以借鉴。并且，读者调查能最大程度的调动读者积极性，对图书质量做出中肯评价。高校图书馆的主要读者群是教师和学生，前者肩负着学校的教学和科研任务，是图书馆的重点服务对象，他们的需求主要是学术性、专业性强的图书，要求内容新、品种多、质量高的文献信息。后者则更希望开拓知识视野，需要带有明显时代气息的文献资源。
　　2.3.2　积极的评价文献采访质量文献采访质量评价是指对文献采集和入藏情况、馆藏满足读者需求情况以及馆藏物理状态等进行全面的衡量和测定并做出评价的过程，是图书馆服务评价的重要指标。其目的在于了解馆藏是否符合本馆的目的和任务，是否能够做到利用有限的经费最大化地满足本校师生的文献需求，了解在采访过程中存在哪些特点和不足之处以及在今后如何改进文献的采访质量。常用的文献质量评估方法主要有：专家评价法、书目核对法、统计测量法等。专家评价法指由学科专家、高校各院系教授学者、图书馆学专家、文献专家以及图书馆采访人员组成专家组，直接对图书馆某一时期所采购文献的内容质量、组成质量以及使用质量进行综合评价。此种方法操作起来较为简单可行，不少高校图书馆常通过访问、召开读者座谈会和发调查表等方式组织专家对近期内所采购的某一类(批)图书质量进行评价。但对于长期的、规模较大的采购量，专家评估法则费时费力，其结果也不够严谨全面，不推荐采用。书目核对法，指将所采购的文献与标准书目、核心书目或权威性的馆藏目录逐一进行核对，以评价高校图书馆所采购文献的内容质量和组成质量。这些目录中所列的“必备文献”的收藏情况，可以反映一个图书馆馆藏文献的质量。对于高校图书馆而言，可以根据学校的重点学科、重点专业来确定核对书目，这样就能够较好地评价图书馆藏书的质量。当然，有些图书馆为了进一步明确采购文献的质量，通过核对所定核心出版社书目的方法来达到评价馆藏书的目的。统计测量分析法是一种较为普遍、有效的馆藏资源质量评价方法，可以用数量的形式了解采购文献的合理性和利用率。几乎所有的高校图书馆都会对藏书增长率、保障率、利用率和拒借率等指标进行统计。近些年来自动化管理系统在高校图书馆的运用已经普及，利用管理系统进行各项统计非常方便。因此基于统计测量分析的馆藏质量评价方法，一直是馆藏质量评价的重要方法。
　　
　　3　结语
　　
　　高校图书馆要想有效地控制采访质量，文献采访质量宏观控制体系、科学文献采访体系和文献质量反馈体系三者缺一不可。宏观控制体系从宏观上保证了高校馆的经费、馆藏规划、采访人员、采访渠道等影Ⅱ向因素朝着良性的方向发展，为图书馆合理的文献采访工作扫清了障碍；科学文献采购体系为采访人员依据本校实际情况，判定文献的价值提供了科学依据，可以指导具体的选书工作；而采访质量反馈体系则通过对采访工作进行综合评估，即时反馈工作中存在的问题、师生的文献需求等，为今后的文献采访决策提供第一手材料。

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