Excel在人事管理中的应用实践

　　【摘 要】Excel表格具有使用快捷、简单、方便的特点，被广泛使用在企事业单位的日常内部人事管理，有效提高了工作效率，有利于人事管理工作的顺利进行。该文简单介绍了如何用Excel提供的一些功能实现高效、正确的数据输入和应用，提高人事管理工作的效率。
　　【关键词】Excel；人事管理；应用
　　随着社会的发展，信息技术在管理中也逐渐得到广泛的应用，各种信息化手段在企事业单位人事管理上得到广泛应用。但由于单位规模、管理人员结构等因素的限制，信息化技术应用的手段也不仅相同，其中微软公司的Excel软件是日常人事管理工作中常用的管理软件。
　　许多中小型企事业单位的人员信息管理工作通常都由内部的文员担任，即使利用Excel 表格，通常采取传统笔记形式或流水账的做法，工作效率低下，信息重复高，易出现矛盾数据，反而影响管理效益。
　　Excel 最大的作用就是避免重复无意义的工作，通过Excel提供的功能，实现人事管理工作的简单化，提高工作效益，下面结合自己的工作体会，介绍几个Excel常用技巧的技术。
　　1 基础信息的挖掘
　　在所有管理信息中，人员的基础信息是最本的信息，在人员基本信息中，身份证信息又是其中最重要的信息，因为它是职工法定的身份证明，同进其中还包括了职工诸多的其他信息户藉地所在区、出身日期、性别等信息，通过身份证号码就能获取，而不需要再次输入。
　　二代标准身份证号码共18位：AAAAAABBBBBBCCCD，其中十七位数字本体码，最后一位校验码组成。排列顺序从左至右依次为：六位数字地址码，八位数字出生日期码，三位数字顺序码和一位数字校验码。地址码（前六位数）表示编码对象常住户口所在县（市、旗、区）的行政区划代码，按GB/T2260的规定执行；出生日期码（第七位至十四位）表示编码对象出生的年、月、日，按GB/T7408的规定执行，年、月、日代码之间不用分隔符；顺序码（第十五位至十七位）表示在同一地址码所标识的区域范围内，对同年、同月、同日出生的人编定的顺序号，顺序码的奇数分配给男性，偶数分配给女性；、校验码（第十八位数） 作为尾号的校验码，是由号码编制单位按统一的公式计算出来的，如果某人的尾号是0-9，都不会出现X，但如果尾号是10，那么就得用X来代替，因为如果用10做尾号，那么此人的身份证就变成了19位。X是罗马数字的10，用X来代替10，可以保证公民的身份证符合国家标准。
　　如下图，这是一个基本的人事信息表，表中，员工编号由企业部门编制，身份证号、员工姓名由数据操作员手工输入，省地地区、出生年月、动态年龄、生日提醒等内容均由Excel根据公式自动生成。
　　图1 员工基本信息表
　　下面我们根据身份证号码将性别、出生年月、动态年龄、生日提醒等字段的计算公式介绍如下（以第一条记录为例）：
　　性别计算公式：
　　=IF（MOD（MID（B4，17，1），2）=0，"女"，"男"）
　　提取身份证号中的第17位，进行除2运算，余数为0，显示女，否则为男。
　　出生年月计算公式：
　　=DATE（MID（B4，7，4），MID（B4，11，2），MID（B4，13，2））
　　提取身份证号中的第7-10位，11-12位，13-14位，并将其转换为年、月、日。
　　动态年龄：
　　=DATEDIF（F4，TODAY（），"y"）
　　今天的日期与出生年月日期相减，并取出年份之差（足岁）。年龄会随年份时间的变化而变化，不必每年修改。
　　生日提醒：
　　=IF（DATEDIF（F5，TODAY（），"YD"）=0，"今天是"&C5&"生日"，""）
　　今天的日期与出生年月日期相减，并取出月、日数据，若为0则显示是某人的生日，否则显示空格，体现人性化和管理。
　　2 数据表的关联操作
　　在企业管理的各种表格中，往往有很多重复的数据需要填报，比如很多报表中多会需要填报人员出生日期、性别等基本信息，而这些信息一般都在员工的基本信息表中，如果我们制作新表中重新输入，不仅工作量大，而且因为输入错误，造成数量不一致而导致工作失误。如果这些由员工基本信息表直接提供，会大大减少输入工作量，也不会出现数据不一致的错误。这种根据一张表的某个信息到另一张表中获得相关数据的操作称为关联操作，关联操作的前提是两张表中必须存在相同的数据字段。下面我们以身份证的地区码通过地区代码表获得地区名称，并填入相应的栏目（省市地区）。
　　图2 关联操作的数据表
　　在图2中右表中，员工基本信息表中身份证号码已知，我们可以根据身份证号码中的地址代码到地区代码表中获得地区名称填入员工基本信息表中的省市地区栏中。下面我们将设定员工信息表簿中包含了地区代码表，其结构如面2中右表，下面操作在员工信息簿中的员工基本信息表“省市地区”栏中进行，其省市地区的引用数据公式为：
　　=VLOOKUP（LEFT（B4，6），地区代码表！A：B，2）
　　该公式的作用是：提取本表中B4（身份证号栏）前6位的数据，到本工作簿的地区代码表中的A到B进行比较，若相同，则返回此行的第2列数据（省市名称）。
　　图3 求省市地区名称的操作
　　公式中，主要使用了VLOOKUP函数，其使用语法为：
　　VLOOKUP（查找值，区域，列序号，逻辑值）
　　“查找值”：为需要在数据区域第一列中查找的数值，它可以是数值、引用或文字符串。
　　“区域”：数据所在的区域，如“B2：E10”，也可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。
　　“列序号”：即希望区域中待返回的匹配值的列序号，为1时，返回第一列中的数值，为2时，返回第二列中的数值，以此类推；若列序号小于1，函数VLOOKUP 返回错误值 #VALUE！；如果大于区域的列数，函数VLOOKUP返回错误值 #REF！。

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