事业单位档案管理信息化建设再思考

　　【摘要】事业单位要积极开展档案管理信息化建设工作，促进事业单位档案管理工作健康、有序、规范发展，本文对档案管理信息化建设进行分析并提出措施。
　　【关键词】档案管理信息化建设;再思考
　　计算机技术、网络技术、信息技术等不断发展的新形势下，档案管理信息化建设也成为发展的趋势，只有档案信息化建设与社会现代化需求、市场经济发展需求相适应。才能够有效共享档案信息资源，促进事业单位的工作效率不断提升。
　　一、事业单位档案信息化管理的主要优势
　　档案管理信息化建设是应用技术生成、管理、开发利用档案的过程。是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则和新理论。确立网络环境下档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。在之前传统的档案管理过程中，其存在着较多的问题，如管理工作十分繁琐，管理人员的工作量十分大，并且由纸张进行管理的方式十分落后，在保存的时候较为费力，很有可能造成信息资源的损坏。但是，采用信息化管理方式能够有效地改善传统管理方式所存在的问题，并且优势也十分的明显，具体表现在以下几点：
　　一是档案的管理优势。传统档案管理模式下，采取纸质资源和人工录入，纸张容易遭到损坏，增加了信息资源采集、存储和管理的难度。而通过信息化建设，则可以将电子、网络平台构建起来，采取电子录入的方式，可按文件形成的先后顺序排列打印，运用电子磁盘对档案进行存储管理，增加了档案的储存空间，并能较方便地对档案进行调阅与使用，对有价值的历史资料方便利用，恢复其历史资料的使用价值，信息化档案管理水平的提升有着十分显著的作用。
　　二是档案的查询优势。1.提高经济效益，数字化管理档案使传统纸质为载体档案的信息对象转化为机读档案，节约了保管费用及空间，查阅方便迅速。2.提高办公效率，真正让办公人员足不出户知晓任何事，为领导决策提供服务，数字化档案管理使查询变得简单。3.增强档案原件保护，使档案更加安全，防止部分档案篡改的行为。
　　三是档案的利用优势。档案信息化管理，有利于事业单位实现对档案的分类管理，帮助有需要的人快速查找所需要的材料和信息。传统的档案管理是人工完成，查找时费力、费工，容易混淆档案资料。而加强档案信息化管理能解决这些难题，依托计算机和网络检索关键詞，提高了档案的利用率。
　　二、事业单位档案管理信息化建设的主要措施
　　一是要大力提升档案管理人员的综合素质。《档案法》第九条对档案工作人员的要求只是“应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识”。档案管理人员是档案信息化建设的重要基础，只有大力提升管理人员的综合素质，才能不断推进档案信息化建设进程。首先，让档案管理人员从思想上重视档案工作，把握工作开展过程中的注意事项。其次，要定期培训档案管理工作人员，积极开展档案管理讲座，深入讲解档案工作信息化、档案管理常态化，努力培养网络服务需要的设计人才，不断提高档案管理人员的工作技能、计算机技术水平等;同时，积极引进优秀人才，减少工作人员因操作不熟练而产生错误档案信息的情况，从而提高档案管理工作效率，实现档案管理信息化目标。
　　二是积极开展档案管理硬件建设。近些年来，各级档案行政部门的经费虽有些增加，但与其他行业相比差距甚远，有的经费还落不到实处。在硬件设施建设中，需要投入足够的资金，以促使档案工作管理得到顺利开展，档案资料得到切实保存。档案管理工作中，需要充分利用电子信息技术，将电子存储的功能作用充分发挥出来。只有具备了相应的备份硬件，方可以具有符合要求的储存容量，进而顺利开展档案信息化管理。
　　三是制定相应的信息化建设总体规划。为了更好地推动事业单位档案管理信息化建设步伐，单位需要制定相应的总体规划，使其建设过程更加标准化。在制定的过程中，事业单位一定要加强对信息化系统的标准性以及可扩展性建设，结合单位实际情况以及人才需求制定出符合本单位发展的管理模式，这样才能保证所制定的总体规划是符合事业单位实际的规划，从而更好地促进事业单位档案管理信息化建设不断进步。
　　四是建立实用性较强的档案信息网站。事业单位在建设信息化档案管理的过程中，可以在网上建立起一个实用性较强的档案信息网站，开展全方位、多领域、现代化的系统服务，努力创新，积极探索和尝试一些新的管理手段、服务手段，依靠强大的信息数据库和公共网络平台作基础，在不违反《档案法》及相关管理规定的前提下，积极与各级政府网站相互配合，全力推进党务、政务公开透明。在建立的过程中，其主要是以网站的形式提供给相关人员档案信息服务，这样档案管理人员不仅能在网上查询到相关的档案信息，还能在网上实现档案归档、档案管理等工作，除此之外，还可以实现档案信息资源共享。为了更好地实现档案资源共享，事业单位可以选择一些值得开发并且具备升级能力的档案信息管理系统，这样就能更好地实现档案管理的信息化建设，对档案的管理达到与时俱进。
　　五是做好档案数据管理维护与涉密管理等工作。1.数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别管理和维护，确保档案数据安全和档案管理系统稳定运行。2.修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。3.归档数据经质量检查合格后，输入数字档案管理系统，由档案室统一管理。4.数字档案应至少制作三套备份（一套硬盘，两套光盘）备份介质分开保管，一套向上级档案局移交，异地保存。5.综合档案应配备专用的防磁柜，规范存放档案电子文件和数字档案。同时，要做好涉密管理工作，对保密承诺书科学签订，对档案信息公开保密审查程序有效规范，在公开档案信息之前，需要设置专门的工作人员保密审查所有的内容，保证不会公开涉密信息，促使档案信息失泄密隐患得到消除，档案信息安全得到保证。

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