高职院校人事档案信息化建设研究

　　【摘要】随着高职院校跨越式的发展和人事制度改革的不断深入，对传统的人事档案工作提出了诸多挑战。人事档案信息化建设是信息时代人事档案事业发展的必然趋势，实现人事档案信息化势在必行。高职院校必须加快人事档案信息化建设的进程来应对新的形势和挑战。针对目前高职院校人事档案信息化建设存在的问题，提出了解决方案，希望对高职院校人事档案信息建设起到积极的作用。
　　【关键词】高职院校;人事档案;信息化建设
　　高职院校人事档案是一种重要的信息资源，反映了教职工个人经历、政治面貌、思想品德、工作业绩、学识能力等信息，是个人人生阅历的浓缩，是合理“选人用人”的重要依据。近年来，高职院校跨越式发展和人事制度改革的不断深入对人事档案工作提出了新的要求，同时也带来了一系列挑战，必须加快人事档案信息化建设步伐来迎接新的挑战，适应新的要求。
　　一、高职院校人事档案信息化建设的作用
　　（一）有利于人才的选拔。高职院校人事档案信息化实现了档案信息资源的共享，学校领导和人事部门可以快速、全面地掌握各级干部队伍状况等最新信息，为领导决策和人事部门“选人用人”提供依据，为人才资源的合理使用提供信息参考，充分发挥人事档案的重要作用。
　　（二）有利于人事信息的真实和更新。传统的人事档案管理由于档案材料转递不及时，信息沟通不畅通等原因，导致档案内容和数据库信息存在延时现象。同时因为是人工录入，即便是多次校对，出现错误也是在所难免。人事档案信息化后，教职工可以不通过档案管理人员，无论在何时何地都可以进入人事档案网络平台，根据一定的权限查询到自己的基本信息，能对信息的准确性提出建议，使得信息更加准确。教职工所在的部门也可以根据权限和一定的程序在个人信息发生变动后第一时间上传到数据库里，信息能够得到及时更新和补充。
　　（三）有利于提高人事档案的工作效率。传统的人事档案管理主要是以手工操作方式为主，工作量大、任务重，效率低，查阅复杂，费时费力。人事档案实现信息化后，数据库的数据只要一次录入就可多次利用，查阅人事信息也不用受时间和空间的限制，变得更加快捷、迅速。在做相关统计的时候不需要逐个查询，利用计算机强大的统计功能，不用耗费太多的时间和精力就可以完成，既能保证办事的质量，又能提高办事的效率。
　　（四）有利于人事档案原件的保护。在传统的人事档案工作中，查询个人的信息需要翻阅档案原件，平均一份档案每年要翻阅2到3回，有争议的翻阅次数更多，在利用相关材料时还要反復拆装，难免会有破损的情况出现。人事档案实现信息化后，查询个人信息只需要进入数据库调取信息即可，不用接触档案原件，可以有效地保护档案原件，延长档案寿命。
　　二、高职院校人事档案信息化存在的问题
　　（一）认识不到位，缺少足够的重视。长期以来，高职院校的管理者对人事档案的重视程度不够，认为人事档案工作是一项辅助工作，与学校的教学科研等中心工作无关。片面地认为人事档案工作没什么难度，谁都可以做，只要有人管理，能提供素材就行，缺乏足够的重视。一些高职院校甚至没有配备专职的人事档案管理人员，大多数由学校人事工作人员兼管档案，一人身兼多职，不能专职专事，而人事档案信息化工作是一项任务繁重、短期难见成效的工作，身兼数职的人事档案工作人员没有精力和时间进行信息化建设。
　　（二）系统建设不完善，缺乏适用性强的人事档案管理系统。当前我国高校的人事档案信息化管理尚未形成统一的规划和标准，各个学校往往采用的都是自行研制的人事档案管理软件，这些软件系统仅仅是对人员的基本信息、档案目录、档案转递情况等几个环节进行计算机管理，存在规模小、功能少、存储的信息少、网络化水平低、操作繁琐等问题，难以适应现代信息化和网络化的发展。同时，由于系统和网络的安全性难以保证，使得人事档案管理系统长期处于封闭状态，没有实现信息资源共享，无法发挥信息化的优势，降低了人事档案的利用率。
　　（三）人事档案管理不到位，效率低下。大多数高职院校的人事档案管理停留在传统的管理模式，主要内容是人事档案的接收和保管，主要采取手工操作方式，存在工作强度大、进度缓慢、容易出错、查阅复杂、利用效率低等缺点，档案工作人员往往陷入繁琐的手工劳动中，无暇进行档案信息化工作。
　　（四）内容单一，缺乏个性化信息。高职院校的人事档案没有个性、特点的现象普遍，多是反映个人主要工作经历、政治面貌、品德作风等方面，且内容多是笼统的空话套话，缺少反映教职工科研情况、知识结构、业务水平、专业特长、兴趣爱好和成绩等方面的个性化信息，不能全面反映其综合素质和实际能力，难以为领导决策和人事部门“选人用人”提供全面的信息支持。缺少这些个性化的信息不利于人事档案数据库的信息采集、分类和利用，同时也使得人事档案信息化的意义大打折扣。
　　三、高职院校人事档案信息化建设的实现途径
　　（一）提高对人事档案信息化建设的认识。高职院校档案管理人员应该加强与领导的沟通，引导领导重视人事档案工作，将人事档案工作纳入学校的整体发展规划，同时为档案工作争取到足够的经费并保证落实到位，配备信息化必备的硬软件设施，保障人事档案信息化建设的开展。学校领导应该主动关心档案工作者的工作，学习和生活情况，让他们享受同等的晋升待遇，激发档案工作者的积极性，促进人事档案工作绩效的提高。
　　（二）充实档案人事档案内容，提高档案利用价值。现行的人事材料除了有反映“德”方面的材料外，应该多加入反映“能”“勤”“绩”的材料，能全面地反映个人情况，避免人事档案没有特点和个性，出现“千人一面”的情况，并使档案始终处于动态的过程，定期对人事档案材料进行鉴别、更新，使人事档案内容处于不断更新的状态。这样能够提高档案利用价值，使人事档案信息化建设更加有意义。
　　（三）加强人事档案系统建设。国家组织部门应该根据全国人事档案工作的实际，研究、开发、推广标准统一规范的、先进适用的人事档案管理软件，避免高职人事档案管理系统出现不能兼容、各自为政的情况，实现人事档案信息资源的共享，真正把人事信息库变成人才资源库，推动高职院校的教育事业的发展。同时高职院校应该制定符合本单位实际的人事档案管理规范制度，科学规范地使用人事档案管理系统，并使人事档案工作有章可循，实现高质量、规范化管理。
　　（四）确保人事档案数据资料的安全和保密。在人事档案信息化建设的过程中，档案管理人员一定要做好档案信息安全和保密工作，把信息安全放在突出的位置，提高信息安全意识。建立安全技术保障体系，根据档案信息使用者的不同目的，授予不同的使用权限，根据不同密级，确定控制访问的许可范围。要明确人事档案可公开和非公开信息的范围，对于保密范围内的人事档案信息，要严禁上网，对于可以在互联网上公开的档案信息，对查阅人要进行严格的身份权限认证。
　　信息时代的快速发展，对高职院校人事档案工作提出了新的要求，也需要高职院校重视起来，运用现代化的信息技术，提高认识，开拓创新，整合资源，争取早日实现人事档案工作的实时化、数字化、网络化和资源共享，更好地为高职院校的教育事业服务，从而推动人事档案信息化建设快速向前发展。
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