智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设研究

　　摘要：随着信息化时代的到来，档案管理模式面临着由传统向信息化转变的挑战，本文主要探讨在智慧校园环境下如何搞好高职院校的档案信息化建设问题，以期对各大高职院校进行档案信息化建设提供有效参考。
　　关键词：智慧校园;高职院校;档案;信息化建设
　　现代社会，科技迅速发展，信息化已经深入到人们生活的方方面面，这就对高职院校的档案管理提出了新的要求，如何运用科技力量在智慧校园环境下进行高职院校的档案信息化建设是摆在高职院校面前亟待解决的问题。
　　一、当前高职院校档案信息化面临的问题
　　（一）对高职院校信息化建设的认识不到位
　　当前，在高职院校档案信息化过程中，一部分高职院校一味追求纸质档案数字化，错误地將信息化和电子化划等号，使档案管理工作停留在电子建档管理层面，没有将档案信息当做一种资源来利用，也忽视了与学校图书馆、网络管理中心等机构的信息化建设统筹共同发展，没有进行整体规划，阻碍了档案信息化建设高效全面发展[1]。
　　（二）高职院校档案信息化建设中存在管理不当现象
　　档案主管部门对档案信息化建设不够重视，导致其在资金、技术当面的投入较少;同时，在档案信息化建设中目标不够明确，方案不切实际，设备购买无计划，从而造成了严重浪费，也阻碍了高职院校档案信息化建设的发展进程。
　　（三）高职院校档案信息化建设质量不高
　　当前高职院校信息化建设的质量普遍不高，首先体现在缺乏标准，设计档案管理信息网络的体系结构时，没有对网络环境和技术标准做出要求，导致无法采用完备的信息技术成果，无法确保信息网络体系是否可行，也难以适应快速发展的信息技术带来的各种改变，兼容性比较差;再者，当前的高职院校信息化建设不能很好的从实际出发，缺乏前瞻性，难以把握未来的发展趋势，各高职院校在信息化建设中也忽视了在安全方面采取有效的措施。
　　（四）档案信息管理人员的素质不高
　　作为高职院校档案信息化建设中的主体，档案管理人员掌握先进知识和技术的水平还有待提高，许多高职院校中还存在着档案管理人员短缺的问题，更不用说熟练掌握档案信息化的现代高技术人才。档案管理人员短缺，一人身兼数职，加上很多管理人员并非专业出身，高职院校又缺乏培训，导致整个档案管理队伍素质普遍不高，给高职院校档案信息化建设带来难度。
　　二、从以下方面开展高职院校档案信息化建设
　　（一）明确高职院校档案信息化建设的内涵
　　要进行高职院校档案信息化建设，首先要明确信息化建设的内涵，它不仅指将文字、图像、实物等信息进行存储，还指通过网络和计算机终端设备实现档案信息的高效利用和共享，使教职工能更方便快捷的查询档案信息。
　　（二）加强高职院校档案信息化管理的基础设施建设
　　基础设施是高职院校进行档案信息化的基础，它包括硬件和软件设施，硬件设施包括计算机、打印机、扫描仪等，软件包括档案信息的处理系统、档案信息数据等相关软件和程序，要进行高职院校档案信息化[2]，这些软硬件设施要完备。
　　（三）建立高职院校档案信息化建设的相关标准
　　高职院校进行档案信息化，就需要制定相关技术和工作的统一规范，比如要建立档案信息系统的设计应用标准、档案数据库与地方档案馆互联的工作标准等，还要制定出高职院校、社会上使用档案信息过程中需要遵守的一系列规章制度。
　　（四）做好高职院校档案信息化管理的信息资源建设
　　信息资源建设是进行高职院校档案信息化的核心步骤，高职院校的档案部门要建立起完善的档案数据库，让档案的数字资料存在同一的数据库中，与其他部门进行共享。各高职院校档案部门可以将数据库中的信息根据权限进行分配，做好档案的数字化，电子文件的接收采集工作，每个高职院校都有自己的信息资源、信息系统和网站，这些都为信息的传播共享提供了广阔的平台，也能更好的在网络平台上给用户提供方便快捷的高效率服务。
　　（五）做好信息化的安全保障工作
　　随着信息化的不断发展，档案利用范围越广泛，如何做好档案信息的安全保障工作就显得尤为重要。高职院校档案管理部门应该从制度、设施等方面入手，制定相应的规范，在使用档案信息的同时，也要注意采取有效管理措施和手段来确保档案信息安全和系统正常运行。
　　（六）加强高职院校档案管理人员的队伍建设
　　当今社会，科技迅速发展，档案信息化也在有步骤的快速向前发展，对档案管理和计算机使用的专业人才需求变大，对于高职院校来说，可以通过引进人才，也可以通过加强对在职档案人员的培训等方式来优化自己的档案管理人才队伍建设，建立一支有技术、有经验、善研究的人才队伍，这对于开展高职院校档案信息化建设意义重大。
　　三、结束语
　　综上所述，高职院校档案信息化建设体现了学校的教育质量、学术水平和管理水平，是档案工作适应信息化社会的必然要求。要在智慧校园环境下进行高职院校档案信息化建设，高职院校档案工作者要积极学习更新自己的专业知识，创新工作方法，使用先进技术，制定信息化的相关制度标准等，以此来应对档案管理信息化的发展趋势。
　　参考文献：
　　[1]张兆红.基于智慧校园环境下的高职院校档案信息化建设[J].资源信息与工程，2018，v.33;No.230 （02）：198-199+202.
　　[2]王树娴.智慧校园背景下高职院校档案信息管理的路径探析[J].现代经济信息，2017 （18）：104-104.

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