民航系统档案信息化建设策略

　　【摘要】民航系统档案信息化工作囿于后续资金支持等因素，长期处于发展停滞状态，并暴露出档案信息化基础设施老旧，信息系统近于瘫痪，宏观规划缺位等问题。面对这些问题，将档案信息化建设并入电子政务平台建设规划，制订完善信息化建设宏观规划，加强基础设施建设，更新信息系统，健全档案信息资源体系，完善服务机制是当务之急。
　　【关键词】档案信息化;数字档案室;民航系统档案工作
　　一、民航档案信息化工作中存在的问题
　　民航档案信息化是指民航系统档案部门按照国家档案行政管理部门颁布的法律法规和行业标准，依靠先进的科学技术和管理方法，对民航系统档案信息进行充分发掘、有序整理，实现档案信息的数字化和网络化，并最终给利用者提供便捷的档案服务。
　　目前主要存在如下一些问题：一是档案信息化的基础设施缺乏，系统各单位发展不均衡，缺少行之有效的档案信息安全体系;二是档案信息化建设缺乏宏观规划，信息化系统陈旧，档案数据处于高风险状态;三是落后的档案管理观念影响了档案信息化建设，档案信息化缺乏统一标准;四是档案管理人员无法胜任档案信息化建设工作。具体阐述如下：
　　（一）档案信息化基础设施建设。1.档案信息化工作缺少总体统筹，资金投入缺乏持续性。民航局档案馆自2009年完成档案信息化建设项目后，后续拨付的资金仅够用于增量档案的数字化工作，无法开展后续系统升级维护，导致目前档案管理系统陈旧，问题频发，安全风险加大，无力提供优质、高效的服务。此外，大量磁带、磁盘等特殊载体档案尚无经费对其进行数字化。2.安全保障体系不健全。受制于现有档案管理系统设计上的缺陷、相关电子文件安全保护制度不健全等因素，目前馆藏数字档案信息资源安全问题凸显。一是档案管理系统中的安全功能不够完善，无法识别档案利用者身份，系统权限无等级划分功能，数字水印技术、PKI（公钥基础设施）/CA（认证中心）技术等都没有在档案系统中应用。其次网络安全环境存在隐患，服务器及数字资源保存场所不符合相关保密及安全管理要求，数据存在被非法入侵的可能，同时也限制了相关数据信息上传到网上进行共享。二是安全管理制度不够完善。目前主要沿袭的还是传统纸质档案的安全保障措施，移动存储设备的登记使用方法，网上公开档案信息的审查复查制度，外包人员的监控监督制度等都有待进一步完善。三是电子文件载体问题。目前大部分电子文件存储在光盘和硬盘中，个别以u盘为存储载体。其耐久性、读取情况、维护条件等不容忽视，必须要建立一套针对电子文件存储介质的安全保护方案。
　　（二）应用系统建设问题。1.档案管理系统与电子政务系统融合不深。在系统设计上，民航电子政务系统设计之初没有考虑电子档案管理系统子模块，后期建设档案信息管理系统时无法与政务系统合并，成为两个平行的管理系统，无法有效进行信息资源的整合和利用。面对这一状况，民航系统一些档案部门目前的应对方法有二：一是继續习惯传统档案工作的管理方式，计算机主要辅助传统的档案管理，在档案室自成一体，没有与整个行政和业务部门的文件管理系统相通，单纯为了优化纸质档案管理流程，达到工作效率提高的目的，管理对象仅仅是电子目录、纸质档案的扫描件等。虽然在检索、编目等方面效率有所提高，但总体上这种辅助性质的档案管理系统无法满足各种使用者的工作需求。二是虽然档案管理系统在设计之初考虑到了全程管理，但在实际运行后发现并未实现真正的一体化。档案工作人员并未通过档案管理系统介入到电子文件产生的源头。具体而言：一来有些部门制发文件并未通过办公自动化系统流转，也就无法直接在线归档;二来一些业务系统并未与档案管理系统连通，无法实现数据传输;三来对于排版后传递的公文电子版无法采集。此外，有单位把档案管理系统与办公管理系统合二为一，设计成一个统一的电子文件管理系统。初衷虽好，认为如此设计可减去系统维护、安全维护等工作，但在文件归档和归档后如何进行后续管理等操作环节上并未做深入考虑，造成系统档案处理环节功能太少，无法有效合理地进行档案管理。2.档案网站业务功能不突出，系统缺乏维护更新。目前民航多数单位的档案管理系统自研发上线至今已有十余年，该系统后台数据库目前使用的还是SQL2000，在扩展性、安全性以及大数据处理、查询等方面已落后于技术发展，且浏览器内核由于版本过低，无法向上兼容。此外管理系统没有加密、UKEY等保密安全防范措施，完全属于开放状态，达不到安全保管要求。在网站界面方面，存在各版块名称不够明了，查询功能目标不明确，页面布局过于繁杂，功能目的不明确，人机交互不友好等问题，影响了利用效果。
　　（三）数字档案资源建设问题。1.档案数字资源不足，利用单一。除2009年民航局档案馆及各地区管理局集中开展了一次档案数字化工作外，此后再未集中开展此项工作。民航局虽每年对存量档案及部分增量档案进行数字化，但还有相当数量的磁带等特殊载体档案未进行数字化;二、三级机构囿于经费、人力等原因档案数字化工作基本停滞。档案信息化建设若无可利用的数字化信息，犹如无根之水、无本之木，将有形无实、徒有其表。在谈到我国数字档案室建设现状时，国家档案局档案馆（室）业务指导司司长孙钢曾经指出“数字档案资源的利用尚停留在基于目录的简单查询共享阶段，缺乏综合数据挖掘和深度整合”。这一表述也贴切的描述了民航系统数字档案资源利用现状。一方面多数单位电子档案内容还不够充实，可利用的电子档案资源比较欠缺。这其中既有室藏档案数字化不足的因素，还有档案的保密因素。从实际工作来看，各单位、部门业务人员对档案的开放、解密深感疑虑，唯恐稍有不慎发生信息不当传播，致使档案开放利用举步维艰。另一方面档案信息过度分散，无法形成有效整合。一个系统的电子文件，零落分布在各部门、管理局、监管局甚至其他单位，很难彻底把相关主题的信息资源集中起来，目前的文件管理模式也很难做到对电子文件的完全控制。另外，在电子档案的服务方式上鲜少开展统计分析和数据挖掘。从检索平台的设计也可看出功能单一，更多从管理员的角度考虑，用户往往并不熟悉使用规则，影响了服务体验。2.档案信息资源标准不严。档案信息化工作的建设方针、运行机制与传统档案室截然不同，目前民航系统的档案资源标准已不能完全适用于数字档案室，特别是以电子文件为中心的相关配套方案，包括电子文件归档制度、电子档案的鉴定标准、电子文件的法律效力等必须加紧制定和完善。如果没有与时俱进的规章保驾护航，数字环境下的档案工作必将进退维谷。比较典型的如大部分档案室很少制定关于元数据的管理措施。元数据描述了电子文件形成的脉络，是电子文件不可或缺的因素，如不把元数据管理纳入整个文件运行流程和体系中，电子文件将丧失档案的原始记录性。但现实情况是很多开展数字化的单位甚至不知道元数据为何物，只单纯地对纸质档案进行扫描，而不留存其元数据信息，造成保存的扫描件只能成为电子资料，而非电子档案。

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