加强煤矿企业文书档案管理的信息化建设研究

　　【摘要】近年来，随着科学技术的发展，煤矿企业在办公方面实现了自动化管理，传统的档案管理方式已不能满足现在工作需要，必须对过去的文书档案管理方式进行一定程度的改革和完善，强化信息管理。本文通过对煤矿企业文书档案管理信息化建设的意义展开叙述，分析了当前文书档案管理过程中存在的问题，并给出相应的解决措施，希望能给相关工作人员提供帮助。
　　【关键词】煤矿；企业；文书；档案管理；信息化；建设
　　科学技术的发展推动了企业信息化建设，并且随着计算机在社会各个领域中的渗透和应用，尤其对于煤矿企业来说，处于信息化时代发展背景下，传统的文书档案管理方式已不能满足时下工作发展需要，而且矛盾日益突出，因此，作为煤炭企业管理人员需要重视文书档案的信息化管理，与时俱进，充分利用现代高科技技术，强化企业的信息化建设，这样才能让企业在竞争激烈的市场环境中实现可持续性发展。
　　一、煤矿企业实行文书档案管理信息化的意义
　　（一）信息交互。过去，档案管理主要针对纸质版档案，而将纸质档案转化为电子档案后，在储存方式上发生了很大的变化，相比传统档案管理来说，更能适应现在工作需求，很多企业会出现大量的无关信息，这不仅给工作人员带来了查询难度，同时也严重浪费了信息资源，而将计算机合理应用在文书档案管理中，可以通过建立信息交互系统，丰富档案管理途径，使信息资源得到进一步开发，并实现信息资源共享。
　　（二）管理效果。在文书档案管理过程中，信息技术会贯穿在每一个环节中，减少了档案管理者的工作量，同时提高了工作效率，可以通过计算机实现档案查阅和统计，在需要对档案进行编辑时，可直接通过计算机操作，找到目的文件并完成修改。
　　（三）传输方式。过去在档案信息传递上主要依靠邮政系统，传送周期长，且很容易出现档案丢失的情况，给企业带来严重的经济损失，但随着计算机电子化管理的出现，文件可以通过在线进行传输，不仅提高传输速度，而且也保证了信息安全。
　　（四）储存稳定性。文书档案信息化管理可以确保档案进行长时间保存，且不受外界因素影响，储存方式多种多样，方便快捷，便于查询。
　　二、在档案管理的信息化建设中遇到的问题
　　（一）安全性问题。由于互联网的开放性和特殊性，导致电子档案内容会发生变化，稳定性较差，很多内容经常存在被篡改现象，另外，在受到网络病毒攻击和黑客攻击时，存在严重的安全隐患，而且电子档案被编辑修改后不会留下任何痕迹，因此很难确保档案的真实度。
　　（二）缺乏管理人才。文书档案管理信息化就是要将档案通过运用计算机技术进行科学化管理，因此，在管理人员上需要员工具备较高的专业技能，而且只有具备高素质的复合型人才，才能很好地完成该项工作，但由于我国在文书档案管理信息化发展方面比较滞后，这方面的人才也比较匮乏，使得很多现代化设备无法实现自身使用价值，而且煤矿企业很多员工仍采用传统的管理方式，很多设备被闲置，无法实现信息化管理。
　　三、对档案管理信息化建设的思考
　　（一）建立文书档案管理部门。煤矿企业要想实现文书档案自动化管理，必须要根据企业的实际情况，建立一个专门的管理部门，聘用优秀的管理人员，建立文书档案数据网络库，负责整个企业的档案管理工作，同时需要建立健全相关管理制度，管理人员要做好本职工作，管理好每天收集到的档案资料，并做好分类归纳整理，对收集到的档案资料进行严格核实，确保在需要查询的时候能够做到有据可查，保证所有资料的完整性，建立有效的档案管理信息平台，建立电子文件审核系统，保证电子公文法律效力，利用计算机建立文书档案的数据库，对信息进行编目、存储，利于查询。
　　（二）加强网络安全防护力度。建立文书档案保密系统，制定相应的保密制度，对档案设置上传下载的安全等级和访问权限，作为管理阶层需要重视对于文书档案的管理工作，在档案信息系统的内外网之间做好相应的隔离措施，以免其受到不法分子的侵入，保证档案资料的安全性，比如可以设置好路由器屏蔽其他IP地址，不允许其他用户进行访问，保证整个系统的安全性，注册之外设立网络防火墙，可以实现对答案数据的实时监测，对一些恶意操作行为及时禁止，一旦检测到不法分子侵入，立即发出提示警报。
　　（三）建立高素质的管理队伍。要想从根本上实现档案文书管理的信息化建设，需要培养专业化高素质的档案管理人才，可以对其进行定期培训和职业道德教育，或者可以进行企业间人才交流的方式，进行取长补短，另外每年需要对员工进行设备基本操作考核，并建立完善的奖罚制度，除此之外，作为领导阶层需要积极引导员工学会自主学习，树立终身学习的意识，不断提高自身的专业技能和道德素质，以便更好地适应社会发展需要，作为企业，需要加大信息化设备的投入，并做好設备操作培训工作。
　　四、小结
　　随着信息化的时代发展，传统的文书档案管理方式逐渐会被计算机信息化管理所淘汰，煤矿企业需要加强文书档案管理的信息化建设，建立专门的管理部门加强网络安全防护力度，培养高素质的管理队伍，从而为企业实现可持续性发展提供保障。
　　【参考文献】
　　[1]姚凤琴.分析档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].华章，2012（19）：23-25.
　　[2]王希元.中等教育学校档案管理信息化建设中存在的问题及对策[J].档案与建设，2011（07）：14-15.

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