我国企业档案管理理念问题分析

　　摘 要：伴随着我国改革开放政策的发展与深化，计划经济体制作为国家经济活动的主导方式已经逐步退出历史舞台，建立了以市场经济体制为主导的现代经济调控方式，企业的独立法人地位得以确立；企业与政府的关系逐步得到厘清和调整，政企分离已经成为共识；企业在法律规定范围内和部分政府监管许可下，获得投融资及自我发展完善的行为能
　　关键词：企业档案；档案管理；管理理念
　　1、档案事业建设目标改变所导致的困惑
　　计划经济体制下形成的我国国家规模档案事业建设目标，是将各类型组织机构具有永久保存价值的档案资源按照属地管理或行业管理的模式，向各级各类国家档案馆移交，进而达到丰富馆藏和更为广泛地发挥档案作用的目的。由此建立了一整套有关档案管理的法规体系、标准体系和管理要求，并形成了以行政手段、业务指导为主的档案事业组织管理模式和相应的管理理念。这在当时是符合国家治理特点和社会资源配置要求的，其运行了几十年，效果良好，成绩显著，初步建成了我国档案事业的基本架构。在这种模式下，企业档案作为国家档案资源的有机组成，必然按照有关要求进行收集归档、分类整理、鉴定保管和开发利用。然而，进入改革开放时期之后，尤其是在上世纪九十年代以来，市场经济体制、现代企业制度、法治治理模式等一系列的改革和建设，使得上述档案事业模式不能继续正常运行，具有公共性质的档案资源依然以进入国家档案馆为管理目的，而属于企业法人所有的企业档案则需要另辟蹊径，寻找新的管理模式。为此，国家档案行政管理部门也进行了一系列的改革和探索，以档案法的颁布、实施和修订为核心，以属地化管理为边界，以资产纽带为线索，以现代化管理为抓手，以充分发挥档案信息作用为基层单位的利用需求提供服务为目标，在机构、体制、管控方式、业务标准和管理要求等各方面均做出了一定的调整，取得了一些成效。可是，相对于计划经济体制下我国国家规模档案事业的整体建设而言，市场经济体制下我国档案事业管控模式的建设与调整显得比较被动、迟缓和零乱，缺少具有明确目标的顶层设计，也缺乏足够的基层调研和对新方法、新技术的有效激励与及时整理，导致在事业建设目标上还停留在“接收进馆”、“库房保管”的思维习惯中；在事业管理方式上还比较依赖单一的行政手段；大量的业务标准仍然是手工经验的总结集成；新出台的标准规范与现行的业务标准存在着“两层皮”或“各说各话”的情形；档案信息化建设陷入以往业务基础的严重束缚中，背负的包袱越来越重，步履维艰；档案学理论研究与档案业务实践脱节现象加重；等等。
　　2、档案资源碎片化所带来的隐患
　　我国企业档案资源的组织规划，是在以往具体工作实践中根据经验总结或特殊因素影响（如领导人的认知水平等）逐步形成和确定的。长期以来，人们主要关注的是如何将企业中具有重要价值的档案材料收集齐全后向档案馆移交，因而常常首先从档案馆的角度，即“国家全部档案”的角度，对档案资源进行认识和组织规划，并将这种认知方式下达和落实到基层单位，较少重视档案资源对于具体基层单位各项活动的关联性和整体意义。比如人们所熟知的企业文书档案和科技档案这两大主要门类，便是以这种认识方法形成的，一般被理解为文书档案就是反映企业行政、党群等管理工作中形成的归档材料，科技档案就是在企业生产、研发、基本建设等业务活动中形成的归档材料。但是在实际工作中，档案人员判断一份归档文件是否为文书档案，主要是根据该文件是否经过文书处理流程作为依据的，并非均审查其内容；判断归档文件材料是否为科技档案，则往往是根据其内容而非办文流程。
　　3、档案业务标准协同性与精细化的缺失所导致的目标错位
　　企业档案管理的业务标准通常被称为档案管理制度，一般由工作规定、管理办法和操作细则等组成，涉及企业档案工作体制、企业文件材料的形成与归档管理、企业档案的分類与编号、价值鉴定、库房管理、开发利用、档案管理现代化及档案人员的管理等诸多方面。目前从国家、地方层面到基层单位，均形成了各自的企业档案业务标准体系。然而，如果我们仔细考察，则会发现其中存在着许多问题。
　　3.1是各业务标准之间的协同性较差的问题
　　无论是国家、地方层面的企业档案业务标准，还是企业中的档案管理制度，相当一部分内容形成于不同的历史时期，且均为特定时期工作经验的归纳总结，带有较为明显的历史局限性，或者理念陈旧，或者要求过时。
　　3.2企业档案业务标准还存在着精细化不足的问题
　　从表面上来看，档案管理给人们一种精细化的印象，然而根据笔者近20年的实际调研发现，我国企业档案管理业务标准精细化的程度和重点都存在不到位的现象。
　　4、档案管理信息系统简单模拟手工管理模式所带来的现代化困境
　　将以计算机技术为核心的现代信息技术引入档案工作，首先是以“辅助管理”作为应用目标的。经过二十多年的具体实践，伴随着信息技术的飞速发展及其在企业各项业务活动中的广泛应用，企业档案管理与信息技术的关系已经发生了很大的转化，即从以手工操作为主，计算机技术为辅的企业档案管理模式，正在转变成为以档案信息系统全程控制为主，人工介入为辅的新型企业档案管控模式。然而，以往企业的档案信息系统大都以手工管理模式作为范本进行标准和流程设计，对于信息技术功能的体现并不充分和全面，主要表现在模拟手工管理模式和库房管控思维，在系统中分别设计出文书档案管理模块、科技档案管理模块、会计档案管理模块、人事档案管理模块、声像和实物档案管理模块等，每个模块中适用的业务标准也以“分库”思维进行区别，表面上凸显了上述各门类档案的管理特点，实际上则在档案信息系统中埋下了数据资源人为割裂的隐患，不能体现出档案信息系统对企业档案数据的高效关联与整合的技术功能，而且，大多数企业的档案信息系统只能在文件材料归档之后由档案人员利用其开展著录与编目操作，以及处理一些简单的利用服务手续，不能将归档流程控制和档案数据资源的挖掘与整合等深层次的工作承担起来。与此同时，面对企业大量业务数据的电子化趋势，档案信息系统对于各类信息应用系统数据格式的兼容性较差，其对于档案数据的处理，基本上仅处于对非机构性数据或对归档纸质材料数字转换（扫描）之后的格式管控状态，对于众多的结构性数据，尤其是对现代企业日益增加的三维数据内容则无能为力。在实际工作中，许多企业将档案信息系统建设视为单一工作，忽视其对于档案制度体系协同化、业务标准精细化、业务流程自动化、运行目的有效化等要素的依赖，也忽视其对于企业其他各信息管理系统数据类型与运行状态的关联，缺少整体化理念，缺少对企业文件数据的充分调研与清理，甚至缺少对企业档案管理状况的认真反思，单一冒进，闭门造车，这种状态很容易使企业档案管理的信息化、现代化进程走进死胡同，越投入越低效，且带来的后续问题也越多。
　　5、结束语
　　综上所述，企业档案工作的健康发展，管理理念的现代化和与时俱进是关键。我国企业档案管理的现行理念在实际运行过程中，存在着目标模糊、数据割裂、标准滞后、技术更新困难等与现实发展的诸多不适应问题，对这些问题的成因与现状进行分析，是寻求解决之道的入手点，也是促使我国企业档案工作尽快适应市场经济体制和现代企业制度建设深化的需要，赶上现代企业快速发展的步伐，还原企业档案管理活动的初衷，维护企业档案资源的完整性与真实性，实现企业档案数据有效利用的重要课题。
　　参考文献
　　[1]魏杰.企业前沿问题——现代企业管理方案[M].北京：中国发展出版社，2001：2.
　　[2]中国人民大学档案系技术档案管理学教研室.技术档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，1980：131-143.
　　[3]刘国能.档案室概论[M].北京：中国档案出版社，1995：34-36.
　　（作者单位：承德县人力资源和社会保障局）

相关热词搜索：管理理念 我国 档案 分析 企业