论不同时代档案管理者角色定位的转换

　　摘 要：高职院校档案工作者是高校档案的直接管理者和看护人，在档案信息化的新形势下，高校档案工作者将面临一个全新的工作环境，需要更新定位自己在档案领域的角色，之前，档案管理员这个角色已不能适应和满足档案信息化时代下的新要求，那么，作为一名高校档案管理者该如何定位自己的角色呢？
　　关键词：角色；定位；信息化；高校档案工作者
　　档案是人们在社会实践中产生，保存备查的原始的历史记录。一直以来，档案管理人员一直被忽略甚至遭到误解，在许多的人眼中，档案管理员只是从事简单的文件库房的保存者、看护者，工作环境清静悠闲，工作一成不变，什么人都能从事這项工作。事实证明，这种观念是极其错误的，实际情况是档案工作是一项政治性，知识性，文化性，技术性，专业性，非稳序性强的一项管理工作，只有科学，有效的对档案进行管理，是任何一个单位建设和发展不可或缺的保障基础。因此，对高校档案人员的角色定位的一系列问题的研究和探讨成为了档案管理工作的重要组成部分。
　　一、档案工作者的角色定位的意义
　　档案工作者角色定义是什么？在人们的实践意识中，以为档案工作者的存在是为了“向社会提供大量自身职责范围的可靠记录，为公众保存文化遗产”，近些年来，社会对这个定义有了新的理解，档案工作者的角色就是“保管者”，保管“一切社会活动中的文件材料”，档案人员的使命就是“整个社会利用者的代表，对档案进行鉴定、保管，利用”。重新全面认识档案工作，从而对档案工作者角色也进行全新的定位与转换，这是我们全社会和高校需要普遍关注和重视的问题。
　　二、在传统的管理模式下，档案工作的角色定位
　　（一）首先档案管理人员是从业者
　　同社会人一样，高校档案管理者首先是从业者，他（她）担负着档案管理工作，这一职业本身赋予的必须遵守的职业道德和职业责任。这份职业道德和责任就是完整、有效的维护，保护历史真实的凭据。从法律和行政管理的角度对档案材料进行鉴定，筛选，分类，保管，尽可能完整保护原始证据，为利用者提供详细准确的凭据。因此，档案工作者从保管者转变为档案信息资源的产生者和提供者。
　　（二）档案管理人员是守护者
　　《中华人民共和国档案法》修订之后，对档案的归档范围和保管期限提出了新的要求，档案管理部门不但要确保对档案的保护，同时也要对非国家的所有档案进行有效的分总和提供利用，档案管理者要继续担任档案业务活动记录证据的保护者，也要关注不予被重视而忽视的相关档案材料，或为社会记忆和历史特征的守护者。
　　（三）档案管理者是传播者
　　在信息社会，知识经济和现代科学技术的新要求下，档案管理人员的角色发生着巨大的转变。在以往传统的档案利用过程中，档案管理员为利用者提供所需的档案，是被动的工作，扮演的是一个传递者的角色，而在新的科技时代的要求下，档案管理工作者应该成为档案信息资源的传播者，对档案信息的深层次的开发和利用，主动地为利用者提供档案信息查询。由一名默默无闻的幕后工作者转为信息资源台前的推广者。
　　三、在信息化新形势下，档案工作的角色定位
　　新的环境和变化要求档案工作者应以更开放和积极的姿态审视自身角色的转变，扮演好以下角色，以适应在信息化环境下的职业角色定位。
　　（一）信息的管理者
　　档案工作者以其职业优势成为社会中重要的信息管理者，他们掌握着单位的档案信息资源，但如何有效地进行档案管理并充分发挥其价值，成为发挥档案部门职能的关键。因此，信息资源的管理者在工作中要着重从以下三方面着手，一是重视档案部门是处于档案和利用者之间的中间人的地位。二是强调档案部门的工作职能，即建立利用者和档案的联系。三是转变档案部门职能重心，由相对单一实体档案管理转向综合的信息管理。从根本上说，就是档案工作者要从意识上明确开放、利用的宗旨，合理优化档案信息资源结构，使档案资源成为高效的信息库，使档案工作者成为积极的信息资源管理者和塑造者。
　　（二）文件的审核者
　　在信息化环境下，档案部门传统的按部就班的工作环节被前端控制的方式所取代。档案工作者要从文件形成的源头核查文件形成的全过程，以此来确保档案的真实性和完整性，即称作文件的审核者。要成为一名合格的文件审核者，档案工作者要把自身定位于信息管理的前沿，这样才能确保前端控制档案的形成质量。档案工作者除了具备基本的专业知识和技能外，还要熟练地掌握档案软件、档案系统各环节的操作技术，确保及时介入档案的形成、保管和维护。
　　（三）档案服务手段和方式的创新者
　　档案服务手段和方式创新强调四个转变：从机械化服务转变为智能化服务，从标准化服务转变为个性化服务，从阶段性服务转变为全过程服务，从滞后服务转变为超前服务。要实现以上转变，一是改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富的编研形式呈现给用户，实现同一事物的多种表现形式。二是通过高校档案网络化，让“死档案”变成“活资源”，在为用户提供丰富档案信息的同时，让用户通过网络能够快速、有效地获得所需信息。三是集成档案信息资源，在信息技术集成平台上，丰富和优化档案信息资源，使档案资源间建立有机的联系。四是改变利用者获取资料的方式和途径，档案信息得到最大限度的发挥和利用，为用户提供个性化的服务。
　　总而言之，高校档案工作者必须明确定位自身的社会职责和职业价值，找准方向，不断适应时代需求的变化，以积极的，上进的职业行为为高校档案事业的发展屡行职责，实现自身职业发展的良性循环。
　　参考文献
　　[1]朱文莉.如何做好档案管理人员的角色定位[J].当代经济，2008，8.
　　[2]刘慧.信息时代高校档案人员的角色转换[J].发展，2008，02.
　　作者简介
　　王雅丽（1974—），女，汉族，河北永清人，包头职业技术学院档案室主任，馆员，主要从事档案管理工作。

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