信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析

　　摘 要：图书馆档案产生于图书馆本身和工作人员的各项活动中，具有重要的参考和利用价值。信息化是现代社会发展的必然趋势。图书馆档案是图书馆内工作的重要組成部分，只有实现信息化才能够提升图书馆档案的管理工作。本文主要分析图书馆档案的特点，探究了信息化建设对于图书馆档案管理的重要意义以及图书馆档案信息化建设的实施的方法，为信息化管理提出有效的建议。
　　关键词：信息化;图书馆档案;管理;必要性
　　中图分类号：G251文献标识码：A文章编号：2096-5079 （2019） 07-0-01
　　图书馆档案管理是图书馆基础工作的重要组成部分，档案是图书馆活动的原始记录，是决策的基础。伴随着信息时代的到来，图书馆档案管理工作也应当实现信息化。传统的图书馆档案管理需要人工管理，信息记录也以纸质资料为主，这种管理方式和记录方式不仅耗费人工，而且极易出错。虽然图书馆档案管理信息化建设会给图书馆带来巨大的挑战，不仅要更改工作模式，还要引进先进计算机处理技术，培养专业型技术人员，还要保证整个系统的维护，势必会带来巨大的成本。但是，信息化建设也会为图书馆档案管理带来新的发展趋势和发展机遇，其长远意义远大于初期建设成本。
　　一、图书馆档案特点
　　（一）决策依据和发展参考
　　首先，图书馆档案为图书馆的发展提供了依据。图书馆档案全面、准确的反映了图书馆的发展现状以及日常活动。图书馆管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合图书馆本身特点的制度以及未来发展规划。其次，图书馆人力资源丰富，人事档案信息巨大，图书馆管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和人员筛选。最后，图书馆的业务档案包含了图书馆业务活动的详实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。
　　（二）科学管理的集中体现
　　图书馆的管理水平集中表现在档案建设中，档案建设的完备与否，直接反映工作成果和经验教训。图书馆管理者可以通过档案，了解图书馆的活动和日常经营工作，从中指导，发现问题。
　　二、信息化建设对图书馆档案管理的必要性
　　图书馆档案的信息化建设，要求图书馆利用计算机技术和互联网技术，根据图书馆自身的特点和发展需求，挖掘和管理图书馆内各种信息，旨在为图书馆管理人员进行决策提供参考，提升图书馆管理水平，为用户提供更好的服务。
　　（一）档案存储便捷
　　传统的图书馆，其档案资料以纸质资料为主。
　　第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作;
　　第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率;
　　第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低;
　　第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录图书馆内各项信息，并且利用网络技术对信息进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完整性等特点。图书馆管理者可直接利用档案管理系统查找所需的信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。
　　（二）节省档案存储空间
　　传统的图书档案管理中，需要很大的空间存储图书馆内重要的档案资料，在借阅和参考时，相关人员要登记信息。此外，对于庞大的图书馆档案信息，需要专业的档案管理人员对于档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。图书馆档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的图书馆档案有序管理，大大节省图书馆的运营成本，同时在一定程度上增加其他运营的资金。
　　三、图书馆档案信息化建设的办法
　　信息化建设首先要求图书具有信息化的网络和设施。从硬件来说，硬件是信息化建设的必要条件，图书馆信息化建设需要有专门的电脑、服务器、打印设备、扫描设备;软件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便档案管理工作。从软件来说，需要有适合自身的办公系统和办公平台，制定符合工作目标的工作流程，并且建设相关的工作部门，注意部门与部门之间的衔接。在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，图书馆要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。引进专业技术人才，培养档案管理人员素质，提升专业水平。
　　四、结束语
　　图书馆档案的作用是真实地记载图书馆的发展轨迹，记录图书馆的日常活动和重大改革。图书馆档案的作用，也在于为图书馆管理者提供决策参考和发展依据。图书馆档案的重要性决定了图书馆档案管理工作的困难性。在新科技时代的背景下，图书馆应当将信息化建设作为档案管理工作的中心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训升级，提升图书馆档案管理能力，开展图书馆档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地服务用户，提升图书馆综合竞争力。
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