档案信息化建设与档案管理的几点研究

　　摘要：信息时代的来临和发展，促使档案信息化建设及管理具有的必要性越来越高，对档案管理的水平具有的影响也越来越大。本文主要围绕档案信息化建设与档案管理展开了探讨，同时，提出了一些有助于推进档案信息化建设及管理进程的有效策略，希望可以为有关人员的研究提供一些参考和帮助。
　　关键词：档案；信息化建设；档案管理；有效策略
　　档案信息化建设的主要内容为优化档案的存储方式，促使以实体保存为中心的传统档案管理模式逐渐转化为以数字信息化保存为中心的现代化档案管理模式，推进档案信息长期保存目标的实现进程，加快档案资源共享的实现脚步，提升档案查阅及调取的便捷程度，促使档案管理的整体质量及实效性得以大幅度提升。
　　一、档案信息化建设重要性分析
　　第一，有助于提升档案管理的便捷性。基于信息化时代背景下，积极制定出完善的档案信息化建设制度，可有效将传统的纸质档案转化为电子档案，实现对档案信息的数据化管理，促使各环节档案资料管理工作的便捷性大幅度提升，有助于降低其他外界因素对档案管理造成的影响，更好的保证档案的完整性[1]。
　　第二，有利于从本质上优化档案管理途径。具体建立信息化档案管理体系时，基于各种档案信息均是以电子数据的方式存在的，所以依靠相应网络平台，便可以对档案信息实施具体的收集、保存及管理操作，有助于促使档案管理工作的整体质量及实效性大幅度提升，进而可以更高效的应用档案资源，促使档案资源的利用率大幅度提升。
　　二、档案信息化建设与档案管理有效措施
　　基于档案信息化建设背景下，对各环节档案管理工作实施有效的组织，需要重视考量信息时代对档案管理工作具有的影响，以及信息化时代对档案信息化建设及档案管理的需求和提出的要求，积极探寻和创新出多种有效的档案管理手段及方式，以促进档案信息化管理的效率及实效性大幅度提升。
　　（一）加大基础设施建设力度
　　想要促使档案管理信息化建设的实效性充分的发挥出来，理应重视对相关的基础设施建设提起较高的重视，仅有如此，才可以有效提升各环节档案信息化管理操作的质量。
　　具体而言，第一，档案管理部门需要针对办公室档案管理工作涉及的各种基础设施实施相应的建设操作，包括信息系统及机房相关的软件设施以及各种硬件设施等[2]。第二，由于档案信息化建设本身对基础设施建设的要求较高，因此，在具体建设过程中，理应确保投入充足的财力及人力等资源，以确保各环节基础设施建设操作可以更为顺利的开展和进行，此外，也应重视优先对相应的管理模式及建设方案等实施仔细、全面的设计及规划操作，尽可能在设计过程中对各环节基础设施建设的各个细节进行合理安排，有助于提升相应建设操作的整体实效性。
　　（二）完善档案信息化工工作体系
　　档案信息化工作体系需要包括高实效性的工作模式，也应在内部创建起一套完善的档案信息化工作体系，在具体的建立过程中，应重视的内容如下：
　　第一，确保管理制度具有较高的明确性，具体而言，需要充分考量各种类型电子档案的具体内容，设计出合理性及实效性均较高的电子档案管理制度，同时，依照所规定的相关法律规定，重视各种行政管理方面的工作发挥出较高的实效性，合理加大相关各工作的执行力度。
　　第二，应重视优化相关法律法规，并促使其规范性大幅度提升，档案管理部门需要对此项工作提起高度重视，基于各项法律规定中的不同约束内容，设计出针对性及合理性较高的工作方案，并注重促使所制定的各项工作制度发挥出较高的实效性，有助于提升档案管理人员的工作积极性。
　　就系统管理方面来讲，可建立起完善的绩效评价考核体系，经由合理评价的方式，促使制度相关内容的执行操作具备更高的规范性，同时，促使各环节监督及约束操作发挥出较高的实效性，确保各环节档案信息化建设及管理操作更为顺利的开展和实施，有助于提升相关工作的整体规范性。
　　（三）创设档案信息远程查阅系统
　　第一，实现档案信息的远程查阅。具体而言，可为各种类型的档案依照相关的标准设置多个不同的公开级别，并有针对性的制定出档案信息资源的网络公开标准。第二，针对已经实施完公开操作的信息，各有关部门需要利用规定的格式将相应信息发布于各网站中，有助于推进网站信息的标准化以及规范化发展进程。同时，档案管理部门利用链接对本地资源实施具体的整合操作，促使档案信息资源网不断趋于完善化发展。第三，促使档案信息内部查阅服务的实效性充分发挥出来。针对无法在网络中公开的档案信息，应重视借助相应程度或者软件，明确档案的利用者，可在档案馆中直接实施远程访问操作。第四，创设完善的档案馆间异地出具档案证明体制，注重贯彻试点先行、稳定推动等原则，合理应用各种手段，例如合作协议签订等，促使各档案馆间的合作可以不断趋于深入化发展。同时，基于实践，积极采取多种有效手段，促使异地檔案证明这一新兴手段的实效性更充分的发挥出来。
　　三、结语
　　综上所述，信息时代发展脚步不断加快，各档案管理部门理应对档案信息化建设提起高度重视，对相关工作的重要性拥有正确认识，针对现如今各环节档案管理工作及信息化建设工作中存在的各种问题加以有效分析，树立起现代化的档案信息化建设及管理观念，积极利用多种信息化手段，提升档案管理实效性，有助于推动社会经济发展。
　　参考文献：
　　[1]范智新，沈牡丹.开展档案信息化建设创建服务型档案馆——以华中科技大学档案馆为例[J].办公自动化，2018，23（21）：53-55.
　　[2]杨爱云，宋莹，朱明慧.企业数字档案馆建设初探——以中国交建数字档案馆一体化建设为例[J].办公室业务，2018（20）：58-59.
　　[3]关于红十字会救护员电子档案管理的优势和策略[J].尹雯.办公室业务.2017（09）
　　[4]浅谈确保电子档案信息安全管理的有效途径[J].张荣翠.黑龙江档案.2014（02）
　　[5]高校数字档案信息安全保障研究[J].于兴成，王玉武.科技情报开发与经济.2014（11）

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