浅析档案管理的信息化建设

　　摘要：随着时代的不断发展，信息化建设，数字化建设已逐步成为发展的重要环节，与此同时，档案信息化也应紧跟脚步，逐步实现档案资源数字化、信息服务网络化和电子档案管理规范化，实现管理现代化，加强档案管理人才培养，建设标准档案馆，配备专业设备，实现档案管理现代化。
　　关键词：档案管理；信息化；建设
　　一、档案管理信息化的重要性
　　网络时代已然来临，信息化为各项工作的开展提供了便利和效率，各行业更应该紧跟时代发展的脚步，加快“数字化”的全面建设。档案管理要实现计算机管理，已经成为了档案管理现代化的有效途径。有效地利用信息化工程来提高档案管理效率，才能让资源充分得到共享。档案管理部门是一个见证了单位历史沿革，发展定位的部门，收集、保管着所有重要资料，可见其重要性。随着单位发展，档案的分类也越来越多，内容也越来越复杂，数量也是日益剧增，工作量也在不断加大，另一方面纸质资料经过长时间的保管难免会风化、遗漏、损坏，这样信息化的档案管理就显得尤为重要。在查阅方面也避免了一页一页的翻查，电脑的快速搜索，方便快捷，一目了然。不论从哪个方面来谈，信息化的档案管理都一个单位的明智之举。高校档案信息化建设是以档案信息资源建设为中心，加强电子文件管理为重点，以扩大信息资源开发为目标，努力提高高校信息化建设发展新要求，新目标。
　　二、档案管理信息化建设存在的问题
　　（一）档案馆建设的投入力度不够
　　档案管的各项经费的开支都是经过预算，规划来的。对档案馆的经费投入往往是不够的，由于很多单位都存在档案管理意识比较薄弱，使在经费投入方面力度不够，没有建设标准的档案馆，没有配备专门的设施设备。档案馆条件也相对简陋，档案资料的保存都达不到要求，没有专门的档案柜，防潮、防火、防盗等安全设备也需要相应的配套，电脑、扫描仪等专业设备也没有的到相应更新升级维护，现代化建设更是成为一种奢侈，投入力度不够已经严重阻碍了档案馆信息建设的脚步。
　　（二）档案管理人才队伍不够专业化
　　在单位上大多的档案管理工作人员没有相关的学历证明，更没有相关的工作经验，缺乏专业的人才。档案管理人员应该具有较高的思想政治素养，并掌握现代管理技术，能够熟练运用计算机管理，精通档案管理业务，能够科学有效地制定相关规章制度，熟悉档案管理、存档、查阅流程，使档案馆能够有效运转，发挥其职能职责。再加上档案管理人员配置不够合理，人员单一，工作繁重，一定程度上造成了档案管理工作活力不够、进步不快、专业化不强。
　　三、实现档案管理信息化建设的建议
　　（一）加大投入，建设标准化档案馆
　　不管是哪个单位部门都应不断加大投入，建设标准化的档案馆，配备专业的设施设备，加强安保工作，购置必备的档案柜，通风、采光、防虫、防潮、防火、防盗等配套保护措施，添置电脑、扫描仪、监视器等设备，确保档案资料的安全，实现档案信息的有效保存。充分利用校园网，实现档案馆和单位其他部门之间的远程对接，实现档案工作的现代化、信息化、数字化，让各部门在移交档案的时候能够快速便捷实现远程移交。充分利用信息化档案管理的相关软件和方法，分步骤、分重点、分类别、分时间的将纸质档案转化为电子档案，按类别、年份清理保存，这样就有效保证了档案保存价值的电子文件的真实性、完整性、安全性。这样又保存了档案资料，也为今后的查阅提供了方便，并构建了强大的数据库，充分利用网络和网站的作用，在单位网络信息平台，建立档案窗口，有计划地上传开放档案目录，提供网上查询，使查阅变得简单、快捷。让档案工作活起来，也加速了档案信息化建设。
　　（二）加强对档案管理工作人员的培训力度
　　档案管理人员不仅要具备较高的思想政治素养，专业的档案管理方面的知识，还必须要具有一定的经济、写作等综合方面的知识。档案管理工作人员要熟练掌握现代化管理技术，运用现代化的办公及时有效地将纸质档案转化为电子档案，做到资料的有效保存和更新维护。同时，要不断提高档案管理人员的业务素质，选拔优秀专业的管理人员，继而加强培训力度，优化专业知识结构。要加强对档案信息化工作的指导、检查、监督工作，及时建立相应的电子文档，方便保存查阅。在档案管理过程中，档案管理人员要多层次、复合型、一专多能，要有不怕吃苦，认真踏实的优良品质，才能加快档案管理信息化工作的健康持续发展。
　　（三）制定档案移交、查阅等相关制度，加强组织领导
　　单位领导要提高重视程度，建立统一的信息化工作体制，根据《档案法》的规定和单位工作的实际情况，制定相关移交、借阅制度，指导和规范档案信息化建设、运行和维护工作，使档案工作有章可循、有法可依、有规可守，保障单位档案建设工作的制度化、規范化和标准化。严格要求各部门按照规定借阅、查阅档案，确保档案资料不丢失、不损坏，档案信息不泄露。做到全员上下高度重视档案管理工作，确定专职档案信息管理工作部门和工作人员，按照部门职能职责和信息化建设的整体要求，做好所有档案的生成、保存、利用工作。更要重视和加强档案管理工作的交流，多听取档案管理工作人员的汇报，及时了解单位档案管理工作现状，有效解决工作中存在的困难，从而整体提升档案管理的信息化建设。
　　参考文献：
　　1.郭志敏.档案管理信息系统建设应注意的几个问题J.山东档案，2003.5：19.
　　2.徐雁.浅析档案管理现代化J.开封教育学院学报，2009（3）.
　　3.李鹰.论新世纪的档案利用工作J.南京大学学报，2005.5

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