“无纸化时代”下的成人教育学籍管理新思路

　　摘要：随着成人教育大众化、终身化、信息化的发展，成人教育事业不断地发展壮大，以电子计算机技术、多媒体技术和网络技术为核心的信息技术时代，直接影响着高等教育的各个方面。在这种情况下，传统的成人教育学籍管理已经不能适应新的形势的需求，学籍管理“无纸化”理念为解决这一问题提供了新的出路。成人教育学籍实现“无纸化”的必由之路是：学籍信息的电子化、学籍管理的网络化、教育信息的集成化。
　　关键词：“无纸化”；电子化；网络化；集成化
　　随着计算机技术和互联网的发展，全球进入了“信息化”时代。信息化时代的到来对当今社会的方方面面都产生了深远的影响，也从根本上改变了传统的办公理念，我们把这种运用现代化的办公工具所进行的新型的办公形式称为“无纸化”办公。无纸化办公是指利用计算机等现代化的办公工具，实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理的办公形式。“无纸化”办公的展开和普遍运用预示着学校教育学籍管理“无纸化”时代的来临。
　　一、成人教育学籍管理实现“无纸化”的途径
　　“‘无纸化’是现代档案发展和档案学理论研究的一个大趋势，也是档案信息化建设的一个重要方面。”在当前的成人教育中，实现成人教育学籍管理“无纸化”的主要路径是：学籍信息的电子化、学籍管理的网络化以及教育信息的集成化。
　　1.学籍信息的电子化
　　传统的纸质的学籍档案管理，操作起来不仅麻烦而且效率低下，所以学籍管理的“无纸化”首先应该保证学籍信息的“电子化”。为了实现学籍管理的电子化，学校应该首先开发相应的学籍信息管理软件，为学籍管理电子化的展开提供必要的技术平台，同时把涉及学籍管理的各个项目，比如信息录入、学籍维护、学生成绩、毕业学生信息等进行分类管理。其次要在新生入学时即把学生的各项信息输入到电脑中进行电子化管理，方便老师、学生查阅和更新。
　　2.学籍管理的网络化
　　要实现学籍管理的“网络化”。学籍管理的“网络化”突破学校局域网的限制，而把学生的学籍信息与互联网相接，打破了传统信息管理方式的时空限制。学籍管理者和学生本人可以随时随地地使用计算机登录学籍信息管理软件，根据自己的需要对相关信息进行浏览、打印。这种学籍信息管理“网络化”的优点还体现在学生毕业手续办理和工作后的档案迁移等方面。学生在找工作的过程中没必要随身带着自己的档案，同时，在学生与用人单位签订就业协议后也可以减少很多不必要的麻烦。
　　3.教育信息的集成化
　　学生信息的统一化和集成化势必大大降低学校在学生管理方面的难度，提高整个学校管理中的工作效率。“学校教育信息集成化的主要表现形式是：校园一卡通。这种校园一卡通已经在很多的大中学校中推广开来。这个校园一卡通中存储着学生的各项信息，同时它也担负着餐卡、借书证、学生证等多项功能。”学校的相关部门和学校的相应位置上设置POS机，这样学生就可以通过POS进行各项操作，通过校园一卡通就可以把学生学籍管理、学期注册、图书馆、计算机房、网络缴费、医疗等整合在一起，形成学校管理信息化的基础环境，校园一卡通必将成为各个学校实现教育信息“无纸化”管理的集中代表。
　　二、成人教育学籍管理“无纸化”的重要意义
　　成人教育学籍管理的“无纸化”把学籍管理中的各种现代化要素整合在一起，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，为成人教育的学籍管理提供了一个科学、开放、先进的信息化管理平台。“无纸化”学籍管理将学籍管理人员从繁琐、复杂、低效率的工作中解放出来，从整体上提高了办事效率和对信息的可控性，降低了办公成本，使管理趋于完善。通过学籍管理的“无纸化”，可以实现成人教育学籍管理的电子化、信息化和集成化，这必将改变成人教育学籍管理的整体面貌。其具体效果可以表现为以下两点：
　　1.应用软件操作简易且安全便捷
　　成人教育学籍管理的“无纸化”，可以使学校在学籍管理过程中的效率大大提高。工作人员可以直接在计算机中进行输入，计算机的运用使学校的学籍管理变得方便且易操作。电子化的信息存储也改变了传统纸质档案的管理方式，一方面，在“无纸化”的学籍管理中，学籍管理者把大量的学籍信息集中存储到磁盘或应用程序中，避免了传统办公所带来的效率低下和纸张浪费等情况，同时也改变了纸质档案管理中需要大面积的档案存储空间的问题。另一方面，电子化的信息存储方式可以使信息保存得更加持久，而且不易因受到外在环境的影响而损坏。
　　2.规范管理流程节省学校资源
　　学籍管理的“无纸化”，使学校的学籍管理者在进行学籍管理时可以有章可循，它大大减少了学籍管理者大量的文字工作和重复劳动，同时也规范了办公人员的办公流程。学籍管理“无纸化”的实施在学籍管理过程中建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让学籍管理者在工作中充满活力，促进工作的可持续发展；可使工作人员责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象；可以有力地消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应；可以有效协调多部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。此外，学籍管理的“无纸化”可以减少办公程序，节省学校教育资源，有利于精简办公机构，减少不必要的学校开支。
　　参考文献：
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　　（作者单位 天津市红桥区职工大学）

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