国外图书馆编目业务外包的发展及启启示:档案编目外包

　　[摘要]介绍国外图书馆编目业务外包的发展历程，分析其发展的主要特点，并针对我国图书馆发展的实际情况，提出从国外图书馆编目业务外包实践发展经验中受到的几点启示，以期对我国图书馆开展编目业务外包活动具有参考作用。
　　[关键词]图书馆编目业务外包
　　[分类号]G254.1
　　
　　图书馆编目业务外包，就是图书馆把编目工作以合约方式委托给馆外从事编目的专业机构，完成编目数据加工的服务业务。编目业务外包的内容包括两方面：一是图书文献载体的物理加工，包括贴磁条、加盖馆藏章、打号、贴条形码、贴书标等；另一面是文献内容的加工，即通常所说的编目加工，包括文献分类、标引、主题分析、文献著录、馆藏记录等。20世纪90年代以来，随着自动化、信息化、网络化进程的不断加快，国外图书馆编目外包活动进入了一个新的发展时期。图书馆编目业务外包能够起到降低图书馆运作成本、节约人力、加快文献信息传播速度的作用，解决图书馆面对新技术、新形式的信息资源所造成的在人力、技术方面上的不足的问题，使图书馆更好地集中馆内有限力量完成以读者为中心的各项工作。而编目业务外包是近几年才在我国出现的新生事物，仍处于一个认识、摸索、实践的起步阶段，因此，认真探讨国外图书馆编目业务外包的发展状况，分析其发展特点，对于我国图书馆编目业务外包活动的开展具有重要的现实意义。
　　
　　1　国外图书馆编目业务外包的发展
　　
　　1.1萌芽阶段(20世纪初至20世纪70年代)
　　编目业务外包这种管理模式早在20世纪初就已经在国外萌芽了。典型的标志是，美国国会图书馆1901年起开始进行印刷目录卡片的分销服务，当年就有212所图书馆向它购买卡片…。英国的国家书目局，从1956年起也建立了全国性的编目卡片销售服务。到20世纪60年代后期，随着编目工作的自动化发展，以机读目录的出现为标志，尤其是OCLC成立后，美英等一些国家的图书馆开始以机读编目磁带(MARC tape)供应图书馆界，并进行机读编目的回溯性转换工作。值得一提的是，印刷卡片与机读编目磁带等的销售服务，节省了其它图书馆在编目方面的人力和时间，并且对促进编目格式、分类法、标题法的一致化起了很大的作用，具有实质的效益。
　　
　　1.2形成阶段(20世纪80年代至90年代初)
　　20世纪80年代，英国发起一股私有化浪潮。首先，从公共事业部门开始，推行行政、财政和人事制度改革，把利润原理和竞争机制导人政府机构、大学和公共图书馆等。同一时期，美国、日本和西欧等国也开始调整图书馆政策，以适应改革的要求。这一变革使图书馆的外包活动空前增长。因为外包在西方工商企业界，尤其是在信息技术界相当普遍和有成效，起到降低成本和提高生产力的效果。因此，西方很多专业(企业或团体机构)图书馆就吸取或引用类似的管理模式，把分类、编目等工作外包，以求降低其运营成本。随后一些公共、政府及大专院校图书馆也纷纷效仿。
　　
　　1.3发展阶段(20世纪90年代初至90年代中)
　　从20世纪90年代初起，编目外包越来越普及。作为20世纪80年代中后期图书馆机构改革运动的延续，外包编目在90年代初已成为图书馆一个热门话题，1992年和1993年经常出现在美国图书馆专业会议及图书馆论坛上。外包服务直接向编目工作发出质疑：诸如编目成本被视为过高，编目标准过于僵化，编目生产过于缓慢等。特别是1993年，位于俄亥俄州的莱特大学(Wright State University)，第一个将其图书馆的全部编目工作外包给Online Computer Library Center(OCLC)公司，将编目外包的争论达到一个新高潮。在这样的背景下，管理者提倡外包，图书馆界也认识到外包已成为一个标准的业务实践，编目外包作为一种新的管理或组织方式越来越受到人们的重视。
　　
　　1.4普及阶段(20世纪90年代中至今)
　　编目外包真正进入全面发展阶段是20世纪90年代中期以后。1994年，美国ALA冬季协会的图书馆藏书和技术服务小组认为：萎缩的图书馆预算和技术的发展，是外包作为一个热门主题持续的重要原因。这一时期，编目工作迅速发展并进入成熟化和细分化使得编目外包作为图书馆一种管理方式的可操作性大大增强。网络环境下，一方面联合编目、资源共享等协作得到了前所未有的发展；另一方面文献信息量大增，文献载体日趋多样化，同时图书馆的工作重心从中心业务向读者第一线服务转移，这一态势的发展产生了许多专门的文献和文献信息服务商，如出现了专门为图书馆提供网络资源编目记录的中介服务公司，或由资源供应商直接负责管理和定期更新图书馆网络资源的记录，电子期刊MARC编目记录外包服务商2003年也在美国出现。外包商几乎可以提供图书馆所有编目服务的需要，外包服务开始大量进入图书馆编目部门，编目外包越来越有吸引力，几乎各类型的图书馆都对编目外包有兴趣，对外承包的范围与速度也有了前所未有的发展。有学者指出，1997年的美国，就有42％的大学图书馆实行过和正在考虑编目外包。外包也逐渐从一种控制成本的经营手段演化为促进图书馆创新与提升竞争优势的战略方法。时至今日，编目外包已被视为图书馆发展战略的一个重要部分。
　　
　　2 国外图书馆编目业务外包发展的特点
　　
　　2.1编目外包已成为一种发展趋势
　　在一些发达国家的图书馆，编目业务的外包已成为一种发展趋势。英国的公立图书馆和专业图书馆等都已普遍实施编目业务外包。近年来，编目业务外包在澳大利亚各地的图书馆也变得越来越平常了。2005年，Yarra很多区域的图书馆都已经实行了外包。在日本，53.7％的专业图书馆实行了外包，并且外包已从过去的缓解劳动力不足发展到公认的为降低成本、利用外部专家的一个有效制度。美国的大学图书馆在以下几种情况下，一般都利用外包编目：①内部编目力量不足；②图书馆试图降低内部编目成本；③增加新书上架的速度，减少积压；④便于成批修改记录。从目前的发展趋势来看，编目的外包商选择、外包内容的规划、质量的控制、对外包质量的绩优评估等将是今后一段时间需要解决的主要问题。
　　
　　2.2编目外包的内容多元化
　　编目外包的内容从最初对图书编目的外包，发展到20世纪90年代对政府文件、外语资料、毕业论文、录像、磁盘、光盘等编目的外包。新世纪以来，又出现了对连续出版物和网络资源的编目外包，可见，外包的内容几乎涉及了文献类型的全部。这里值得一提的是对网络资源和连续出版物的编目外包。我们知道，对网络资源和连续出版物的编目难度很大，它们变化频繁或者有时突然就失踪了，这就造成了图书馆劳动的巨大浪费，而外包则解决了大多数图书馆有限的编目人员和资源无法应对的庞大网络资源、电子期刊编目 工作量，降低了图书馆花在这方面的人工和成本，增加了资源的准确性，提高了图书馆的服务质量。目前，美国和加拿大的许多图书馆开始将网络资源和连续出版物这样的代编服务承包给外包公司。
　　
　　2.3“即可上架”的编目外包
　　在国外，实行选择性编目业务外包的图书馆还是占多数，但是也有一些图书馆率先将其图书馆的全部编目工作包给外包编目机构来做，越来越多的图书馆接受了书商推出的“即可上架”(shelf－ready)书籍的服务，也就是说不仅仅是利用外包来做一部分编目工作或提供某方面的服务，而是输出内部整个部门原有的专业工作，包括：①提供完整的编目记录；②给图书安装报警磁条；③给图书贴上索书号标签；④加上条形码；⑤甚至给平装书加上硬质封面。图书馆收到这些书后，即可摆上书架。美国的一些城市，特别是加利福尼州的Riverside地区已向一个卖主外包图书馆所有的技术服务，加利福尼州大学Charmel Ialands新校区图书馆的图书和视听资料的编目、采访和加工全部都实行外包。
　　
　　2.4优化图书馆的管理模式
　　编目外包无疑精简了编目人员，许多国家图书馆的传统编目工作岗位正在减少。据1998年对271名ALA图书编目员调查中得知，1.5％的学校由于编目外包已取消了编目员职位。面对新的发展形势，一些国家的图书馆在人员和岗位的配置上作了必要的调整。一些专业编目馆员加入核查外包合同，参与到外包质量控制程序中去，另一些加入到信息咨询和读者服务的业务中来，如加拿大的阿尔伯达大学(Univer－sityof Albeaa)图书馆将采编业务外包后对图书馆员重新进行了培训，将原来的40个职位转成公众服务工作。图书馆在编目业务外包后，实行组织管理机构的变革，一方面，部分专业编目人员参与到编目外包业务的规划、管理、实施和验收工作，有助于保证编目外包战略的成功运作；另一方面，通过业务重组和整合，可以达到降低运作成本，提高管理效率，集中优势力量，发展重点业务，有助于提高图书馆的整体服务水平。
　　
　　3　国外编目业务外包发展对我国的启示
　　
　　3.1积极参与编目业务外包，有效推动图书馆事业快速发展
　　近几年来，随着我国高校的扩招、合并，国家对教育投资力度的加大，各高校在强调教学中心地位的同时，也加大了对图书馆的投资。陡增的图书数量从客观上需要增加工作人员，但我国图书馆事业目前正由传统图书馆向复合型图书馆转变，图书馆的许多业务流程发生了变化，图书馆人力资源的需求和配置越来越向信息服务等方面倾斜。在这种情况下，原有的编目人员面对时间短、增长快的文献资源感到力不从心。因此，如何减少人员投入，提高劳动效率，更好地发展图书馆事业，是我国和国外图书馆面临的共同问题，编目外包的出现正好满足了图书馆的这一需要。另一方面，随着我国联机联合编目的发展，书目数据套录可达90％以上，单个图书馆重复的文献分编工作已逐步丧失了其应有的作用。就目前来看，我国的大部分书商只能提供纸质图书的编目业务外包，大量的视听资料、数字化文献和网络信息资源的编目工作仍需具备专业知识的编目员承担，且参与的人数有所增加。这样，当图书馆传统编目业务外包后，部分专业的编目员可以集中精力对一些特藏、视听资料、电子出版物和网络信息资源等方面进行研究和编目，从而有利于编目工作的新拓展，有利于图书馆事业的快速发展。可见，积极参与编目业务外包，是推动我国高校图书馆事业快速发展的一个有效途径。
　　
　　3.2大力推广编目业务外包，进一步提高图书馆服务质量
　　国外图书馆多年的发展历程证明，适度的编目业务外包是图书馆节省人力、财力，提高工作效率和服务质量的有效途径。在电子技术飞速发展和信息量剧增的今天，单靠图书馆自身力量，难以在短期内完成新形势下的信息技术创新工作，而借助图书外包商、新兴的外包资讯商服务、资讯管理技术的创新以及电子资源管理系统的建立等，完成对图书、电子期刊、网络资源等的编目工作，使图书馆在技术管理上克服了许多顽症，从而进一步优化图书馆在电子资讯管理服务上的效能，满足读者日益提高的信息需求水平，提高图书馆服务质量。因此，主要发达国家的图书馆都在大力促进编目业务外包的发展，使之成为图书馆业务外包中应用最广泛且最具成效的一种。而编目业务外包是近几年才在我国出现的新生事物，2004年4月，中山大学东校区图书馆和广东学苑文化发展有限公司进行采编业务外包成功的案例是其中的一例。现阶段，在我国图书馆事业快速发展过程中，大力推广编目业务外包，能够调动社会积极因素，有效整合各种资源，有助于进一步提高我国图书馆服务质量。
　　
　　3.3发挥编目业务外包优势，提升图书馆核心能力
　　纵观国外编目业务外包的发展概况，不难看出，编目业务外包的本质是通过将编目领域的一些事务性、重复性劳动交由那些能比自己更有效率、更有效果完成该任务的外部专业生产商执行，与其形成资源互补的战略伙伴，从而能够集中精力培育和提升图书馆核心能力，实现自身的持续性发展。在我国，随着网络化程度的提高、虚拟馆藏比例的上升、联机编目的普及等形势的发展，图书馆的核心业务也在相应地在发生着变化，过去图书馆把分类编目等技术性较强的业务看作是核心业务，所以高层次人才主要集中在这些技术服务部门，而现在都不约而同地把图书馆的工作重心转向服务，努力提高图书馆的服务质量和扩展服务层面，这也体现了传统图书馆向21世纪现代化图书馆转型过程中图书馆非核心功能社会化的必然发展趋势。而适时采用战略性编目业务外包，使一般图书馆可以通过购买或利用外界提供的社会化专业服务，撤销或裁减技术服务部门的人员，将他们充实到公众服务部门，实现自身资源的优化整合，集中力量加快自身核心能力建设，创造图书馆独特、持续的竞争优势。因此，在我国，不同类型的图书馆应根据不同的馆情来制定编目业务外包的方针、政策，确定其外包范围，借鉴国外先进编目外包经验，让编目业务外包真正为本图书馆的核心业务服务，提升图书馆的竞争能力。
　　
　　3.4合理规避外包风险，确保编目业务外包顺利发展
　　编目业务外包这一现代企业经营管理方式在国外图书馆界的广泛应用，确实能给图书馆带来很大的利益。但任何事物都具有两面性，编目业务外包在给图书馆带来收益机会的同时也蕴含着一定的风险。通过探讨国外编目业务外包的发展情况不难看出，国外虽然有众多外包服务公司的存在，图书馆也有充分的选择空间和自主权，但是无论如何，由外包服务公司提供的记录还是常常出现一些问题，如编目失控、编目质量不高等风险。从夏威夷州立公共图书馆业务外包的案例中，贝克?泰勒公司增加了470个复本和其他不适合馆藏的图书，可以看出编目外包给图书馆的服务带来一定负面影响。编目业务外包也会让图书馆面临着编目技术、专业编目员流失等问题，一旦业务外包不成功，外包业务的工作又由馆员负责，图书馆员重新掌握这些技能是十分困难的。因此，我国图书馆在考虑编目外包的时候，应注意分析本馆编目工作流程，确定哪些工作可以实行外包。要研究外包后对内部工作会带来什么影响，如何做好协调工作等问题。同时，进一步从编目业务外包的目的出发，从其所要实现的实际效果方面考虑，对编目业务外包的计划、实施、管理和产品验收的全过程进行跟踪评估，在业务外包工作的各个环节设立评估方案，建立评估指标和方法，以求规范业务外包行为，降低和规避业务外包风险，确保业务外包质量，真正达到图书馆实行编目业务外包的目的。

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