关于成人教育学籍档案优化管理的对策研究

　　摘要：就广东地区成人教育学籍档案管理现状进行分析，提出成人教育中学籍档案管理过程中的难点，其中包括学籍内容繁杂、学籍管理人员缺乏专业能力等。针对这些问题，在成人档案管理过程中，相关人员需要完善学籍信息、保证学籍内容的准确性和规范性，进而使学籍档案管理工作得到优化。
　　关键词：成人教育 学籍档案优化 档案信息
　　随着社会的进步，“继续教育”越来越受到人们的关注，成人教育为“继续教育”的发展做出了重要贡献。但是在实施过程中，也出现了一些问题，例如学籍档案管理落后等。因此相关管理人员需要加大对这一问题重视力度，并制定出切实可行的管理政策，为成人教育的发展奠定坚实的基础。
　　一、成人教育学籍档案管理的难点
　　成人教育属于组织中的一个教育过程，不管是否正规，在社会上均被视为成年人增长能力的方式。成人教育的办学形式中，如学习形式、学历层次、学习方式等存在着多样性特点。因此需要记载的材料复杂多样，各种资料的收集具有一定的难度，具体表现为：
　　1.学习档案管理中漏洞较多，管理较为混乱
　　在这种问题下，成人教育学籍档案中存在较多的漏洞，使学籍材料不够齐全。同时由于因为办学周期较长，涉及的方面较广，导致建档和归档困难。办学层次和办学种类的繁多，造成时间的编目和组卷工作十分混乱。
　　2.管理人员专业能力不足
　　在档案管理过程中，人员队伍素质不高，很多管理人员并不是相关专业毕业的，这就造成档案管理工作十分薄弱。
　　3.学籍档案管理手段不够完善
　　部分办学机构管理层，对于现代化档案管理技术手段不是十分了解，导致管理难以满足社会的需要。有些院校还没有使用档案管理相关软件，这就导致档案信息存在重复劳动现象，档案管理工作效率低下。
　　二、优化成人教育教学档案管理对策
　　1.补充学籍档案信息，完善学籍材料
　　为了完善成人学籍档案内容，管理人员要对材料进行严格要求，具体内容如下：第一，当学生入学后，要及时将档案收回，作出适当整理后，交给学校学籍部保存。这样做的主要目的是为了防止学籍遗失，以便日后建档。第二，当学生入学进行学籍表格填写时，要求学生统一贴上彩色尺寸照片，禁止学籍无照片现象出现。第三，每份学籍档案中必须具备学生的入学通知书、考生信息、学生成绩单、登记表、学习卡以及实习考核鉴定等所有与学生相关的材料，从而保证有据可查。
　　2.保证学籍档案的准确性和规范性
　　（1）严肃成绩管理。学生成绩直接反映学生的学习情况，严肃学生成绩管理主要通过以下方面着手：一是对管理手段做出适当的改进，开发并充分利用具有专业性的学籍管理软件。二是加强监管力度，禁止任何人员或者单位对学生学籍中信息进行改动或者取消。三是对网络安全进行严格管理，禁止非法人员通过网络途径对学生成绩做出恶意改动或者破坏。
　　（2）对学籍档案的书写规格进行统一。学籍的书写不仅要清晰美观，其规格也要统一。对于学籍档案的规范需要从以下几点入手：一是在学籍中的表格必填项目不能留白。二是必须使用黑色碳素笔填写学籍内容，禁止使用蓝色墨水和铅笔进行书写。三是学生出生日期必须填写，内容要和学生身份证一致。四是文字要采用简体中文。
　　（3）依照法定程序对学籍信息进行修改。对于涉及到学生个人信息，例如学生姓名、身份证号等，在原则上是不允许更改的。如果有必要，需要遵循以下几个步骤进行更改：一是学生本人填写，并向有关部门提交《学籍信息变更申请表》。二是以公安机关提供的户籍证明为依据，并提供相关材料和复印件。三是对证明材料做出严格审核和验证。四是将申请交由学院领导审批，如果学院不同意进行更改，需要及时通知学生。五是如同意更改，需要将文件抄送上级部门进行备案。六是向学生下发同意修改文件，同时将文件进行上报，并将有关信息进行挂网处理。如果学籍档案中的信息正确，学生已领取完毕业证书，则不允许进行修改。
　　（4）保证学籍档案的正确性。学籍档案中最为重要的就是其真实性。成人教育的学生毕业之后，只有学籍卡是保留在学校的，其他先关文件均被加盖公章后，交由原单位的人事部门人员管理，或者将其存放在当地的人才交流中心。近几年，各个用人单位对学生的学籍档案越来越重视。学籍档案中的内容如果缺乏一定的针对性特点，不利于人才的选拔。因此，相关教师或者管理者需要实事求是的对学生的各方面行为、能力等做出综合评价。学籍档案的相关管理部门需要充分发挥其监督功能，对班主任填写内容作出严格监督，禁止学生本人对档案进行填写，防止虚假行为的出现，进而保障成人教育学籍档案的真实性。
　　总而言之，在实施成人教育学籍档案管理过程中，相关管理部门首要加强管理人才队伍的建设，同时严格管理程序，建立健全的管理体系。另外，在管理过程中，要加强对学生成绩的管理，规范学籍书写格式，进而保证学籍档案的真实、有效。
　　参考文献
　　[1]吕冬梅.现代信息技术在高校成人教育学籍档案管理中的应用[J].中国成人教育，2014（3）：64-65
　　[2]胡静.新形势下成人教育学籍档案管理的问题及对策研究[J].西北成人教育学院学报，2014（3）：4-6

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