【基于Aleph500系统的低利用率文献高密度储存】 年图书馆文献利用率

　　[摘要]介绍复旦大学图书馆尝试将低利用率文献进行高密度储存来解决馆藏空间紧张问题,即以储存定位规则、建库过程管理、质量控制、读者服务为重点介绍基于Aleph500系统的本地分布式高密度储存书库的管理和服务模式。两年的运行实效表明,建立在本地的高密度储存书库并能以较经济的方式,提高现有馆舍储存实体馆藏的能力、缓解馆藏空间压力,实现资源长期保存和充分利用。
　　[关键词]馆藏管理　高密度储存　储存图书馆　Aleph500
　　[分类号]G253.5
　　
　　对于历史悠久、馆藏丰富的图书馆而言,馆藏空间一直是制约其发展的因素之一。即便在资源和服务日益数字化、网络化的时代,图书馆依然面临馆藏纸本资源的不断增长与馆舍空间紧张的问题。有相当一部分低利用率纸本文献花费与高利用率文献同样的成本(空间,人力,管理),却不能产出与投入相对应的社会和经济效益。为低利用率文献建立专门的储存图书馆已经成为国外图书馆解决此问题的主要措施。相比传统的馆藏管理理念,储存图书馆最显著的特点是文献全部采用高密度排架,最大限度利用储存空间。自1986年哈佛储存馆(Harvard Depository)开放以来,越来越多的图书馆开始采用这种模式,以缓解图书馆日益增长的储存压力。2009年12月,国内高校第一个真正意义上的远程储存图书馆――北京大学昌平储存馆开始向读者提供服务。复旦大学图书馆借鉴国内外同行的先进经验,结合Aleph500集成管理系统,探索了一个符合本馆特点和未来发展的本地分布式低利用率文献高密度储存书库的实施方案,本文重点介绍其储存定位规则、建库过程管理、质量控制、服务模式、运行实效以及对馆藏管理工作的启示。
　　
　　1　复旦大学图书馆馆藏空间不足的严峻现实
　　
　　笔者所在的复旦大学图书馆(以下简称“我馆”)由分布于四个校区的五个分馆组成,各分馆间馆舍面积与馆藏数量分布极不均衡,其中,位于主校区的文科馆收藏了全馆近一半的馆藏,而其面积却仅占馆舍总面积的20%。截至2007年11月,文科馆藏书量已超出设计容量50万册。
　　由于主校区馆藏空间多年未扩展,而新书却不断增长,大量低利用率图书被送人文科密集书库,造成书库拥挤不堪,部分图书长期处于打包堆放的无序状态,严重影响读者对图书馆资源的使用,也影响了相当一部分文献资源效用的发挥。馆舍空间的局限也导致开展馆藏回溯、剔除等工作困难重重,馆藏数据揭示与实体物理地址的一致性无法保证。2009年,馆内读者满意度调查报告显示,“图书馆的馆藏目录系统能够提供全面、准确的馆藏和读者信息”一项的满意度最低。
　　此外,建造于上世纪80年代的文科馆的布局已经不符合现代图书馆的服务模式,而不断增长的纸本文献使得图书馆无力腾出更多空间用于尝试比较先进的服务理念,例如IC(信息共享空间),为读者提供一站式服务设施和协作学习环境。
　　因此,以问题为导向,将低利用率文献高密度储存作为缓解文献不断增长与馆藏空间严重不足的矛盾的突破口,是复旦大学图书馆在现实条件下的必然选择。
　　
　　2　高密度储存书库实施方案
　　
　　我馆从2008年开始规划建设高密度储存书库,历时两年,先后分期完成了江湾新校区江湾馆密集书库、邯郸主校区文科馆密集书库的高密度储存方案的设计与实施,它们与规划中的文科馆特藏资源储存书库、理科馆储存书库一起,共同形成了一个分布式的本地储存书库集群。
　　
　　2.1　功能定位和建库原则
　　建设高密度储存书库的目的是最大限度提高馆藏空间利用率,为经过复选的、有保存价值的低利用率文献提供一个安全、高效、经济的储存、管理和获取环境,并为读者提供闭架流通服务,使闭架借阅的储存书库图书与开架借阅的图书,在Aleph500系统平台上共同构成完整的馆藏管理与服务体系。建库原则从以下5点考虑:
　　?便利:通过OPAC为读者提供“一站式”服务,包括图书查询、在线预约、提交外借请求、跨校区通借通还等,读者无需另填借阅申请单。
　　?准确:馆藏数据能准确揭示馆藏实体及其物理位置,并可在书库中精确定位。
　　?经济:建库过程力求高效,避免重复劳动;后续维护和管理成本低廉。
　　?简单:对于建库操作人员和书库管理人员,简单易学,便于掌握。
　　?系统:方案设计具有开放性,尽可能考虑周到、全面,少留遗憾。
　　
　　
　　2.2　馆藏储存与定位规则
　　高密度储存的原则是最大限度利用储存空间,同时提供最佳获取途径。国外储存图书馆大多采用流水密集排架、尺寸相近的图书排在一起以及层高可调的密集书架等方法来最大限度利用空间,并通过建立馆藏流水号、书架与馆藏数据之间的对应关系来实现精确定位。
　　通过比较分析与实地考察,我馆认为匹兹堡大学储存图书馆(ULS Storage)的排架管理方式更具可操作性。其特色在于①每份文献按入藏的先后标著了流水号,并在书目中著录;②一种厚纸板制作的抽屉式书刊盒作为书架上的最小储存单元,按架号、层号和层内顺序号进行地址编码;③书刊盒地址号和文献流水号之间的对应关系使用关系数据库系统来管理。这种排列方式完全摈弃了传统的分类区分和预留空间的做法,最大限度节省了空间。此外,通过流水号和书刊盒地址号的对应关系使得馆藏能精确定位到盒。
　　我馆借鉴匹兹堡大学储存馆经验,结合Aleph500系统,制订了符合馆藏管理要求的储存与定位规则。
　　2.2.1　利用Aleph500系统“第二索书号”建立馆藏位置与馆藏数据的链接　“第二索书号”是Aleph500集成管理系统中馆藏记录的附加排架定位属性字段。文献高密度储存时,物理定位信息的揭示是最重要的,因此,“第二索书号”的著录内容以储存空间定位信息为主,根据不同的定位要求,辅以文献流水排序信息。“储存空间定位信息+文献流水排序信息”组成“馆藏位置识别码”,是馆员存取图书时的真实索书号,而通用的分类排架号仍作为读者在OPAC检索时显示的名义索书号。
　　在Aleph500系统中,“第二索书号”体现的是与传统分类排架不同的馆藏序化法。文献不以学科区分,而是按尺寸和入藏顺序排列,这样不仅能充分利用书库空间、加快排架速度、避免倒架;而且,著录于其中的“馆藏位置识别码”建立了馆藏数据与物理位置之间的对应关系,使得馆藏检索、定位和存取都可以通过Aleph500系统平台实现,无需另行开发管理系统。
　　2.2.2　储存定位策略为满足馆藏管理的实际需要,我馆根据藏书性质、用途的不同特点,制订了三种储存定位策略:
　　?定位到格。“格”是储存书库移动式书架的最小储存单元,每一个书架垂直的“列”与平行的“层”的交点,即为储存单元“格”。对书架的架、列、层进行编码后组成格地址,作为储存空间定位信息著录于馆藏数据的第二索书号字段,就可以定位储存书库中某个 书格内的全部图书。这种定位方式简单、省时,适用于储存可能需要成批周转的馆藏,以便日后根据第二索书号同步提取数据。
　　?定位到盒。以书格内放置的书盒作为最小储存单元,对书架的架、列、层、盒进行编码后组成盒地址,作为储存空间定位信息著录于馆藏数据的第二索书号字段,就可以定位储存书库中某个书盒内的全部图书。书盒集保护和储存功能于一体,适用于有特殊保护和收藏要求的文献储存。
　　?定位到册。每一册进入储存书库的图书,都被分配一个唯一的流水号。大小相同的图书放入同一书格,以平置层叠、书脊朝左的统一方式堆放,并以流水号顺序按上小下大、左小右大排列,格内的每摞图书所对应的书格底部,都加贴相应的起始流水号标签,作为图书存取指引。在对应的每条馆藏数据的第二索书号字段中,著录图书所在书格的地址号和文献流水号。由此,可通过第二索书号的信息先定位到书格,然后根据书格上流水号标签的指示定位到摞,最后按流水号顺序,就可精确定位到册。相比定位到盒,这种定位方式最大限度利用了书格空间,进一步减少了图书存取的操作步骤,提高了工作效率。“定位到册”的方式适用于以提供高效闭架借阅服务为目的的普通留藏文献的储存。
　　2.2.3　编制“馆藏位置识别码”实现馆藏定位根据不同的定位策略,我馆设计了三种“馆藏位置识别码”用于实现不同的馆藏定位方式,本文以“定位到册”为例,介绍其编码规则及实际效用。
　　定位到册的“馆藏位置识别码”由“架条码+书条码”构成,两段条码均为14位字符、遵循39码规范,著录于馆藏数据的“第二索书号”字段中。架条码以最小储存单元“书格”为单位,由“书架标识+书库标识+书库序号标识+书架编号+列号+层号+校验码”组成,用于指示书格在库中的位置,处于同一书格的馆藏具有相同的架条码;书条码以藏书单册为单位,由“图书标识+书库标识+分区编号+建库年份+流水序号+效验码”组成,书条码打印后被贴在每个馆藏封面的下部。表1所示的是一册图书的“馆藏位置识别码”及其含义。
　　该册图书在库中的物理位置可按以下方式确定:先根据架条码判断其位于文科馆1号密集书库、第8排书架中第1列的第3层书格,然后按书格上每摞图书的起始流水号标签指示找到“0004809”所在的摞,再按流水号顺序找到此书。
　　
　　2.3　建库过程管理与质量控制
　　储存书库馆藏整序工作的管理方法和操作规程是在不断发现问题、解决问题的过程中逐步完善起来的。经过反复测试和论证,最终形成了已完成回溯的低利用率馆藏图书下架、复本分拣、数据加工、质量控制和上架的流水作业方式。为提高建库速度、减少重复劳动,并保证每一册经过密集排架的图书标识准确、位置唯一,数据加工设4条流水线分区并行操作,每条流水线由一人负责,完成馆藏数据核对、贴书条码和著录位置识别码等步骤,具体措施如下:
　　?位置识别码标签打印时,条码校验位字符设计为不显示,因此在Aleph 500系统中只能以机读方式著录第二索书号字段,无法以手工方式输入,从而避免录入错误。。
　　?图书上架前由专人负责质量抽查,比例为10%左右;不定期通过第二索书号提取任意书架、书格中的图书清单,与实体馆藏进行核对。质量检查人员发现的错误将记入奖惩记录。
　　?鼓励操作人员相互检查,自行更正。操作人员相互检查中发现的错误不计入处罚记录,这样既稳定了他们的情绪,也提高了工作积极性。
　　?通过程序定期提取不符合著录规范的馆藏记录,进行人工修改,尽可能减少人为错误以及读码器识别功能造成的错误。
　　在江湾密集书库和文科密集书库建设期间,随机抽取10%的图书,对馆藏数据、第二索书号著录情况、物理位置进行抽查,错误率约为2‰;建库完成后,由程序检测出含错误馆藏数据、不规范第二索书号等问题的图书约占全部密排图书的2.1‰,两项均远低于5‰的标准。
　　
　　2.4　读者服务模式
　　我馆储存书库采用统筹协调、边建库边服务的方式,图书经过流水密排后即向全校读者提供闭架外借服务。读者在OPAC上查到图书后,利用“在架预约”的方式提交借阅申请。工作人员定期在Aleph500系统中查看读者的预约请求报表,并根据报表提示的第二索书号从密集书架上提取图书,然后在流通客户端手工执行预约满足或不满足的操作(系统自动向读者发送预约满足或不满足通知邮件),最后把图书按取书地分别打包备送。图书在各校区间完成传递后被放置于各个分馆的预约架上等候读者借阅。图书被归还并传递到各校区密集书库后,工作人员再按第二索书号完成上架。
　　借助于Aleph500集成管理系统,储存书库闭架外借服务融入了图书馆图书预约和跨校区通借通还的处理流程,既方便了读者,又确保了服务的高效、规范。此外,通过分析流通历史数据来定期获取借阅请求数量、高请求率图书等统计报告,有助于馆员了解和评估服务的运行情况,并为高请求率图书重新确定馆藏地提供了重要参考依据。
　　
　　3　高密度储存书库运行实效
　　储存书库建设是我校“211工程”三期文献资源共享建设回溯子项目的延续,完成回溯的低利用率图书分批进入储存书库。从2008年10月开始,我馆利用现有的馆舍布局结构,以较少的投入实现藏书空间最大限度的利用,为读者提供了便捷、高效的闭架流通服务,使馆藏资源发挥应有效用。在未专门建造储存图书馆的情况下,我馆高密度储存书库的功能已达到了储存图书馆的效果。
　　
　　3.1　高密度储存成效
　　江湾密集书库面积约360平方米,一共有144排书架,单位书格长0.8米,高0.26米。以定位到册的方式进行高密度储存时,单位书格被100%利用,存放的图书(按5摞计)长度可以增长为0.26×5=1.30米,如采用分类排架法,单位书格能存放的图书长度为0.8米,可见每格书架采用层叠方式排列的图书是分类排架的1.6倍。已完成密排的164 768册图书共占用书架40排,平均每排书架放置约4000册。按此计算,该库图书最大储存容量为4000×144=57.6万册,而分类排架的最大容量为35万册。文科密集书库的环境与江湾密集书库相似,最大储存容量约为55万册。两个书库预计可为我馆提供100万册左右的藏书空间,以应对纸本文献不断增长的趋势,并可在新馆建造前提供3～5年的缓存空间。
　　
　　3.2　利用率与满足率
　　自高密度储存书库正式开放以来,借阅率一直保持在较低的水平:2009年7月至2010年6月,通过OPAC网上预约、通借通还、本地借还方式,江湾密集书库共为284位读者提供400次外借服务,占全部藏书的2.4‰;2010年5月至6月,文科密集书库共为读者提供202次外借服务,利用率为1.7‰。较低的借阅率表明当初在留藏图书方面的尺度把握得较好。此外,由于前期整序工作步骤严密,质量过关,所以开展 服务以来,工作人员通过Aleph500系统能精确地找到文献储存位置,满足率为100%,读者反响良好。
　　
　　3.3　更好地发挥文献应有的效用
　　储存书库精确的定位和高效的存取方式,有效解决了我馆多年来部分图书因无序存放而成为“死书”、无法投入流通的问题,实现了藏书的重新发现与重新利用,使得大量利用率低但仍有参考价值的文献资源能发挥其应有的效用。
　　
　　3.4　日常维护成本低
　　由于储存书库实行闭架管理,并设专人负责存取图书,避免了外来因素对架上图书产生负面影响。图书一旦完成整序、定位,极少需要后续维护,相比开架书库大幅减少了管理成本。
　　
　　4　思考与启示
　　
　　4.1　转变馆藏管理观念,实现一线馆藏动态平衡
　　储存书库的运行实效说明,在馆藏资源、空间条件、服务模式等诸多影响和变化的因素中进行性价权衡和利弊取舍,将低利用率文献进行高密度储存,可以显著降低文献储存和管理的成本,更好地发挥文献的效用。因此,传统的所有文献都按照分类排架的观念需要转变。一线书库和阅览室图书按照分类排架,提供开架借阅服务,并保持总量动态平衡;低利用率需要保存的文献则进入高密度储存书库按流水排架,提供闭架流通服务,以发挥馆藏资源应有的作用。
　　
　　4.2　回溯编目与馆藏数据维护是建设储存书库的前提
　　评价图书馆自身工作的一个重要指标是将图书馆馆藏最大限度地从知识点和物理空间上展现给读者。低利用率图书进入储存书库前应先进行回溯编目和馆藏数据维护,书目和馆藏信息正确揭示后,通过储存定位规则实现数据与馆藏物理位置的一一对应,读者才能找到图书馆所收藏的文献,找到的文献也是读者所需要的。
　　
　　4.3　文献高密度储存前必须进行复选
　　文献在进行高密度储存之前必须先进行复选,馆藏复选工作的开展应结合各馆实际情况。我馆由专门负责馆藏管理工作的典藏回溯组提出适用全馆的文献复选原则和标准,各分馆流通部门依此原则并在充分调查不同类型流通书库的架位情况、图书价值、复本量、利用率、学科保障需求等因素后,确定复选图书的去向(储存、赠送、交换、剔除)。两年时间里,共计完成30万册图书的高密度储存和约20万册图书的赠送和剔除,由此确保了储存书库既不保存冗余文献,又不会造成文献缺失。
　　
　　4.4　储存书库的建设与管理应注重性价比
　　为节约地价费用,国内外的储存图书馆多选择建在郊区,以文献传递的方式提供服务,由此增加了运输成本。综合各方面因素,充分利用现有的馆舍条件,因地制宜,将承重量高、开间面积不够大、不适宜开架借阅的藏书区域,改建为本地高密度储存书库,可以有效节约人力和物流成本。通过文献流水号和架位地址码的组合来精确定位馆藏,达到了与RFID跟踪定位技术相同的功效,却无需投入大量资金,也不存在芯片寿命问题,是当前长期储存和管理低利用率图书的一种较为经济的选择。
　　
　　5　结语
　　
　　在文献载体和阅读形式发生巨大变化的今天,图书馆必须认识到一点:印刷书籍特别是文科类的书籍还会长期使用下去,它们还将是学习和研究的主要资源,图书馆仍将担负长期保存印刷书籍的任务。我馆直面现实,因地制宜,探索了适合本馆馆情、满足工作需求、得到读者认可的对低利用率图书的管理办法,提高了现有馆舍储存实体馆藏的能力,为缓解馆藏空间压力、实现资源长期保存和充分利用,提供了一个解决方案。在此特别感谢云南大学图书馆樊泳雪副馆长和北京大学图书馆文献典藏与分馆办公室沈正华主任给予的支持与帮助。
　　
　　参考文献:
　　[1]李利方,网络环境下低利用率文献资源的合作储存模式研究,图书情报工作,2008,52(10):70-73
　　[2]北京大学图书馆,储存图书馆简介,[2010-08-20]
　　[3] The University of Hong Kong Libraries. Libraries storage and relega-tion master plan 2002-2007. [2010-06-27]. http://lib, hku.hk/storage/MasterPlan, doc.
　　[4]詹萌,走进匹兹堡大学(连载之三),[2010-06-27]
　　[5]顾健,美国高校图书馆标准及其自评,大学图书馆学报,2006(1):18-23
　　[6]周欣平,全球化环境下图书馆的建设与发展,国家图书馆学刊,2010(1):18-27

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