工作机制包括哪些内容 机构知识库的政策、功能和支撑机制分析

　　[摘要]基于知识库对知识资产、知识传播和知识能力进行有效管理的目标，分析机构知识库覆盖的作品性质，提出相应的存缴、组织、传播、保存以及扩展服务功能要求，阐述传播保护和权益管理政策，并提出相应支撑机制。
　　[关键词]机构知识库　知识管理　开放获取　长期保护　权益管理
　　[分类号)G250 76
　　
　　机构知识库(Institutional Repositories，IR)作为机构知识管理的重要部分，正日益成为研究型图书馆的重要职责之一。但是，IR不仅是技术平台建设，更多地涉及复杂的目标、政策、功能和支撑机制。本文结合国家科学图书馆的实际需要，提出机构知识库建设的相关政策与机制的基本分析。
　　
　　1　机构知识库目标分析
　　
　　机构知识库是机构知识管理的重要机制。根据定位的不同，机构知识库的建设目标可以分为三个层次：
　　机构知识资产管理。主要任务和目标是对本机构已经形成的显性的知识产品本身的收集、组织和长期保存。
　　机构知识传播管理。主要目标扩展到知识内容在内外传播，将知识资产转化为生产力，关注对显性或隐性知识的及时捕获、转化、传播以及对知识内容传播状况的审计，支持机构最大限度利用自己所产生的知识内容。
　　机构知识能力管理。主要目标进一步扩展到对机构的知识需求分析(“需要什么知识”，例如可存储关于需求的知识，结合领域或任务知识地图的对照分析)、知识能力分析(“拥有什么知识”，可按主题和时间构造机构知识地图)、知识关系分析(“机构内外知识内容间存在什么关系、如何利用这些关系产生新知识或新能力的关系”，例如知识合作关系分析)、知识资产应用分析(“拥有的知识是否得到利用”，可按浏览检索、或应用程度分析)、知识需求与知识能力匹配分析(“需要与拥有的差距”，可进行领域知识地图与机构知识地图的对照分析)、知识能力竞争力分析(与竞争对手知识地图的对照分析)等，支持对真实知识状态及知识缺陷的鉴别，促进机构提升自身的知识能力。
　　机构知识库建设应从发展机构知识能力出发，保证实现对本机构知识资产的收集和长期保存，积极建设对知识内容进行捕获、转化、传播、利用和审计的能力，逐步建设包括知识内容分析、关系分析和能力审计在内的能力。
　　
　　2　知识内容类型
　　
　　机构知识库覆盖的知识内容，一般指本机构成员学生和合作者产生的知识内容。
　　
　　2.1　作者范围
　　机构成员作品。即本机构员工、学生及直接合作者所创作的知识内容，其中直接合作者指在本机构资助下或以机构名义参与有关工作的其他人员，例如项目聘任人员、委托研究人员、参加本机构资助项目的合作研究人员等。
　　其他合作者作品。例如本机构牵头合作项目的参加者、本机构主办承办会议的参加者等生产的知识内容。
　　合作作品。本机构作者与其他作者合作产生的知识内容，包括在合作课题中、或在合作者机构支持课题中产生的知识内容。
　　本机构出版物。例如学术期刊、专著或其他出版物，其中包含机构成员和非机构成员的作品。
　　
　　2.2　内容形式
　　“文献型”作品，例如文件、论文、报告，图书等文献。
　　“非文献型”知识产品，例如PPT、图片、课件、音视频资料、软件等多媒体或复合文献。
　　“数据型”知识内容，包括数据库、数据集等。
　　“隐性”知识内容，即那些隐藏在个人或部门的工作流程、方法、习惯等中的知识，尚未转化为正式资料，但可记录和转化成为显性、公共的知识。
　　个人知识内容，属于机构成员的但对本机构学术、专业、管理等有关的内容，可记录、收集和转化成为显性、公共的知识。
　　
　　2.3　内容性质
　　具有普遍科学意义的知识内容(论文、科研报告、专著等)；有竞争意义的知识内容(例如涉及竞争性产品、方法、技术等)；内部管理性质的知识内容(例如内部工作计划、预算、评价、规范、程序等)，带有个人私密信息的知识内容(例如应聘招聘、学位学习和答辩成绩、课题申请人信息等)。
　　
　　2.4　发布形式
　　正式发布或发表的作品，例如已发布的各种正式文件、在期刊和论文集上发表的论文等；“相对公开使用”但尚未发表的作品，例如已在学术会议、课题网站、个人博客、社区论坛、公开讲座等上发布，或已在一定范围“交付使用”(例如呈交、批准、通过等)且无专门传播限制的报告、论文、演示文档、访谈等；未公开发布或发表的内容，指已经完成但尚未发表或发布的作品，也可指相应的初稿、讨论稿、征求意见稿等，或个人认为有意义的已经形成文字或其他媒体表现形式的知识内容。
　　
　　2.5　权属性质
　　根据著作权法及其实施条例等，知识内容区分为：
　　2.5.1　法人作品 由机构(法人或非法人组织，下同)主持，代表本机构意志创作，并由本机构承担责任的作品，本机构}见为作者，例如机构的文件、工作报告、年度报告，工作规范等。法人作品的著作权属于法人。
　　2.5.2　职务作品 机构成员根据机构下达的指示创作与本机构工作业务有关的作品是职务作品，尤其是利用机构专门提供的物质技术条件来创作，并由机构承担责任的工程设计图、产品设计图、地图、计算机软件、数据集等作品，由机构组织人员进行创作，提供创作条件并承担责任的百科全书、辞书、教材、大型摄影画册等编辑作品，或者法律、行政法规规定或合同约定著作权由机构享有的职务作品。对于职务作品，作者只享有署名权，著作权的其他权利由本机构享有。
　　2.5.3　其他职务作品机构成员在机构物质技术条件支持下、为完成机构工作任务所创作的其他作品(例如学位论文和课题研究报告)，除合同另有规定者外，著作权由作者享有，但机构有权在其业务范围内优先使用。
　　2，5，4　课题作品 由机构成员在机构或公共经费支持下承担课题所完成的学术论文、科研报告、专著等作品，除合同另有约定外，著作权属于作者。但作品中涉及到的工程设计、产品设计图纸及其说明、计算机软件、地图等作品，如果是利用本机构的物质条件创作、并由本机构承担责任的，其著作权归属本机构。
　　2.5.5　机构出版的汇集作品 机构出版的学术刊物、会议录、汇编文集和其他汇编性质的作品，属于机构主持、由机构承担管理责任的作品。除合同另有规定者，其中完全属于机构业务工作、在机构提供物质技术条件下产生的内容，应视同作者仅享有署名权的职务作品；由机构成员创作、属于作者完成机构工作任务或在机构课题支持下完成的作品，属于作者享有著作权的职务作品或课题作品。
　　2.5.6　其他作品 机构成员利用其他条件所完成的学术论文、科研报告、专著等作品，除法律、合同另有约定外，著作权属于作者。
　　
　　3　服务功能设计
　　
　　机构知识库应在快速实现强大的机构知识资产管理的同 时，积极试验、不断充实知识传播管理和知识能力管理的相应功能。
　　
　　3.1　收集
　　应建立相关制度、方法和技术支持高效方便的收集。
　　在制度上，要确定什么人的什么作品在什么时间以什么方式进行存缴。应规定(Reqmre，下同)立即存缴法人作品；应规定机构成员(含直接合作者，下同)立即存缴正式发表的职务作品和课题作品(包括合作作品)，并建立相应的保障激励制度(例如作为评价依据)以及必要的传播保护政策；应规定机构成员立即存缴“相对公开使用”的职务作品和课题作品(包括合作作品)，并建立相应的激励与约束制度(作为评价依据、优先权属证据和知识能力证据)以及必要的传播保护政策；应规定立即存缴以机构及所属部门名义出版的汇集作品，但其中由非机构成员完成的非合作作品，应由作者选择传播方式；应要求(Request，下同)机构成员及时存缴其他作品，并建立相应的鼓励制度(作为优先权属证据和知识能力证据)以及相应的传播保护政策；应鼓励(Recommend，下同)其他合作者及时存缴已发表的和“相对公开使用”的作品，并建立相应的激励与约束制度以及必要的传播保护政策；应逐步建立对隐性知识进行记录、收集和转化的机制，同叫建立相应的鉴别、权属管理、传播管理和鼓励政策；应通过多种服务鼓励存缴(例如提供浏览统计证明)；可建立集中授权机制，例如机构成员授权机构对自己正式发表或“相对公开使用”的作品进行收集和存缴。
　　在方法上，应建立可非常方便使用的存缴接口，支持连续上载、批量上载，应建立从其他内容系统(学位论文系统、期刊编辑出版系统、ARP系统、学术会议平台、研究生教育管理系统等)获得作品或元数据的接口；应逐步建立自动抽取元数据的方法；应逐步建立对非数字作品进行数字化、转换、封装和载入的方法，应逐步建立对隐性知识进行记录、收集、转化、鉴别及权属管理的方法。
　　在技术上，应支持机构成员以常见格式上载作品；应提供将常见格式转换为保存格式的机制；应建立将用户格式转换为可保护的传播格式的方便机制；应提供将用户格式和保存格式、传播格式链接的内部机制。
　　
　　3.2　组织
　　应建立相关技术手段来支持灵活多样的内容组织。
　　从内容组织角度，应支持按照个人、部门(年级)、课题(课程)、领域、主题、类型、出版或发布渠道等多个维度关联组织所收集的作品；应支持同一内容的多类相关作品(例如某一学位论文与其他论文、数据集、软件等)的关联组织；应支持同一人员、部门或课题内容多个作品的逻辑组织；应支持多个个人、部门和课题间通过合作作者、合作单位、资助单位、资助课题或项目等的关联组织。可建立具有灵活关联标引功能的元数据格式，并在标引和检索时提供相应功能。
　　应逐步支持利用复合对象格式来关联或封装相互关联的多个作品。先期可将一般对象格式作为长期复合对象格式的一个可扩展的特例格式。
　　
　　3.3　传播
　　促进知识内容传播是机构知识库的重要任务，需要建立积极的传播政策、必要的传播保护机制和灵活多样的传播技术。
　　传播政策应综合考虑促进机构知识能力发展、保障公众获取和保护作者权益的需要，规定什么人的什么作品在存缴后什么时间以什么形式传播。
　　对于具有普遍科学意义的知识内容，应尽量采用开放获取方式广泛传播；对于具有竞争意义的知识内容，可以有合理的传播保护措施，但应避免对没有实质竞争意义的知识内容过分保护，避免对已经失去竞争意义的知识内容继续保护，而且应树立和宣传“传播就是竞争”(获得优先权属证明)的意识；对于具有内部管理性质的知识内容，如果包含具有普遍意义的学术或技术知识和可以提供广泛借鉴的战略、政策、制度、方法，只要不影响竞争和不涉及个人隐私，应尽量广泛传播，而且公共机构有义务公开自己的战略，政策、制度和方法，保证透明性和可公共问责；对于涉及个人隐私的内容，则应采取有效的保护措施。
　　从传播科学、服务公众、宣传机构、提高可公共问责性角度。应规定机构成员已公开发表的职务作品和课题作品在存缴时立即实行开放获取；应规定机构成员“相对公开使用”的职务作品和课题作品在存缴后立即实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取(保护期内也可向指定范围开放传播)；应规定机构出版的汇集作品在存缴后立即实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取(其中由非机构成员完成的非合作作品，应事先征得作者同意)；应鼓励机构成员的其他作品尽可能实行开放获取或在有限保护期后实行开放获取；应鼓励其他合作者已公开发表或“相对公开使用”作品尽量尽早实行开放获取。无论作品是否有传播保护措施，除非有法定保密要求，应全面开放所有保存作品的元数据。
　　应提供多种形式的检索浏览能力，包括对个人、部门、课题、类型等不同维度的集成浏览能力，提供利用各种关系关联检索的能力。
　　应提供机构知识库元数据开放收割接口”和开放检索接口，支持第三方对机构知识内容的揭示和对可开放获取内容的检索，建立帮助获得非开放获取内容的获取机制及咨询服务。
　　
　　3.4　长期保存
　　机构知识库是知识资产长期保存的基础，但它还必须在存缴、组织和保存转移等方面的政策和技术上为长期保存提供具体支持。
　　从存缴角度，应规定作者存缴原始内容如果有传播保护措施例如只发布PDF版本一则可由知识库系统自动转换；如果原始对象为非常用格式，应由知识库系统自动转换为常用格式。应要求作者存缴完整对象；应提供将不同时间提供的但实质上属于同一完整对象的内容关联起来的机制。知识库元数据应包含存缴对象的技术信息、权属信息和其他与长期保存密切相关的信息。应建立已存缴作品的撤出管理机制，对规定存缴的内容，未经机构知识库管理者同意不能撤出；对要求和鼓励存缴的内容，应通过必要的传播保护和激励措施鼓励人们长期保存，并建立撤消存缴登记制度，使得机构知识库掌握和更新保存情况。
　　从对象组织的角度，应积极采用开放数字对象格式来组织存缴内容，支持存缴对象的结构化组织、迁移、输出等；应逐步支持复合对象格式，关联组织或封装涉及相同人员、课题、部门等的多个作品。
　　从对象保管的角度，应建立所存缴内容的数据管理机制，通过自动、定期的存储库审计功能，确认所存缴内容是否得到妥善保存；审计功能应能按照个人、部门、课题等分别进行，以方便理解的方式呈现和报送审计结果；应建立所保存内容的定期备份机制；应建立所保存内容的转移输出功能，按照开放封装格式进行转移，应能按照个人、部门、课题等分别进行转移。
　　
　　3.5　扩展服务
　　应建立相关机制来支持基于保存内容的丰富服务。
　　从知识能力宣传的角度，可利用知识库所保存内容建立虚拟的个人、课题、部门等的知识目录(Poftfolio)，集中展现相应对象所产生的知识成果。应提供知识目录的定制功 能，提供知识目录相互关联浏览的能力。
　　从知识能力审计的角度，应支持对存缴内容按照时间、部门、课题和个人等统计的功能；应支持对所保存内容被不同范围用户从不同方式使用(例如浏览题录或摘要、下载全文)的统计功能；应支持利用所保存内容建立知识地图的功能。统计结果应能正式输出以支持宣传和评价的需要。
　　从知识能力评价的角度，应逐步支持对机构的知识需求分析、知识能力分析、知识关系分析、知识资产应用分析、知识需求与知识能力匹配分析、知识能力竞争力分析等。这些可以利用外部工具，分析与评价结果应保存到机构知识库。
　　
　　3.6　互操作服务
　　应建立相关机制来支持机构知识库与外部知识系统的有机链接，促进机构知识资产的充分传播，促进外部相关知识的发现和利用。
　　从关联利用外部相关知识的角度，应建立从机构知识库内特定知识内容直接检索外部知识系统乃至集成机构知识库内外资源的功能；应嵌入帮助机构成员获取外部知识内容的服务，应嵌人为检索外部知识内容提供咨询帮助的服务。
　　从提升知识管理能力的角度，应建立机构知识库与科研管理系统、办公管理系统、机构信息发布平台、学位论文系统、期刊编辑出版管理系统、学术会议平台、教育管理系统等双向内容交换和验证的机制，保障知识内容的及时捕获、可靠记载和与管理流程的紧密结合。
　　
　　4　权益保护政策
　　
　　机构知识库所保存内容涉及机构、机构成员和合作者的作品及权益，公共机构还必须考虑国家和公众的权益。因此，需要建立相应的权益保护机制，保证知识内容被可靠收集，知识产权得到妥善保护，知识管理能规范进行，消除对竞争性使用和不合理使用的顾虑，规避管理和法律风险，保证可持续运行。
　　
　　4.1　传播保护机制
　　由于各个方面对不同性质的作品拥有不同的权利，应针对性地制定相应的传播保护政策，妥善处理个人与机构、保护与传播的关系。
　　在需要进行传播保护时，应首先考虑非限制性的传播保护措施，例如采用创作共享版权许可(Creative CommonsLicenses，CC)，支持开放传播；或将原始文档转换为不可修改及不可摘取片段的PDF文件开放传播。
　　在竞争性需要或出版者限制下需要采取限制性传播保护措施时，应建立“例外限制”政策，即默认是开放传播，只在必要时才能过专门选择设置传播限制，避免自动进行笼统的限制；应确定“有限限制”和“最小限制”原则，不能设置无限期的限制，尽可能设置小的时间或范围限制；应确定“自动取消”原则，任何传播限制均设期限，只要没有再次专门设置，到期自动取消限制。
　　在具体设置传播限制时，可综合考虑对传播时间的限制(例如发表后6个月再开放获取)、对内容形式的限制(例如先只开放文摘或简本，6个月后开放全本)、对传播范围的限制(例如先只在本机构开放、6个月后在整个网络上开放)等，尽量将限制程度降到保护知识产权或竞争优势的最低要求。
　　在采取限制性传播保护措施时，应提供方便经济的文献索取服务，帮助必要时经过同意后获取原文。
　　在实施传播保护的同时，应帮助作者更好地传播自己的作品，包括向作者提供知识目录、浏览检索统计和作品元数据批量下载服务。
　　
　　4.2　权益保护机制
　　将作品存缴到机构知识库中，并没有改变作品的著作权权属。为了妥善保护机构和作者的合法利益，应建立明确的权益保护政策。
　　为了保护内容创作者的权益和规避法律风险，机构成员在存缴作品及选择传播方式时，应承诺自己对所存缴的作品拥有著作权(流程上应建立作品权属的检查确认机制)；如果存缴内容属于合作作品，则应取得合作者的相应许可。对于职务作品和课题作品，应按照机构相关政策进行存缴和传播。
　　为维护机构知识资产和提升机构知识竞争力，除法律或合同另有规定外，机构成员应承诺将机构知识库作为职务作品和机构资助课题作品的第一存缴库，并在引用自己作品时尽可能使用作品的机构知识库标识。
　　为了保证对知识作品的长期保存，机构成员应允许机构知识库为保存目的对作品进行元数据抽取、格式转换、内容组合、备份迁移等处理，此时机构知识库应维护作品的署名权，完整性和作者的其他合法权益。
　　为了在保障机构成员著作权权益的同时促进知识广泛传播，应积极推行创作共享版权许可(cc许可)。CC许可保留作者的著作权，同时在满足一定许可条件的情况下，允许第三方对作品为研究与学习目的复制、传播和显示。第三方在超出“一定许可条件”下使用作品，仍需专门申请得到著作权人的许可。CC许可还规定了若干条件，例如使用者必须明确标注作者信息(Attribution)，包括必要的出版信息，使用者不能把作品用于商业用途(Non commercial)，或者不能提取作品内容生成衍生作品(No Derivative Works)，或者在提取作品内容生成衍生作品时采用同样的CC版权许可(Share―ahke)。NoDerivativeWorks和Share-akke二者选一。机构可将包括Attribution、Non commercial和Share-alike的授权许可作为自己机构的基准许可，但应允许作者对个人拥有著作权的作品选择Non Denvative Works或Share-alike。
　　为了保护公众机构的权利，对于机构成员在正式学术期刊和学术会议论文集上发表的论文，应规定在签署发表合同时通过补充协议来保留作者在机构知识库存缴与发布作品的权利，应要求出版者同意机构成员在机构知识库存缴与发布所发表的作品，所存缴版本应是正式发表版本或发表前最后作者定稿，存缴应在发表时立即进行，并在不超过发表后6个月按照CC许可开放获取。机构可代表其成员与出版者签订对所有成员有效的保留存缴与发布权的补充协议。
　　为保护机构作者和出版者的合法权益，应建立作品标识符和引用规则，要求使用者在使用知识库知识内容时遵守学术道德、采用规范的标识符和引用规则来注明来源。知识库在揭示或显示该作品时应给出规范标识方式。如果属于已发表作品，知识库在显示作品时应给出出版源信息，并要求使用者注明出版源信息。
　　机构作为知识库的管理者，应保证所存缴作品和存缴过程管理信息(例如存缴日期、存缴者、传播选择等)的完整性、安全性和长期可获得性；除法律规定和机构法定职责规定外，未经著作权人同意，不向其他机构转移存缴作品。应维护作者的合法利益，在机构知识库主页上显示合理使用的要求；出现侵权行为时，应提供有关信息，支持作者维权；机构在利用保存内容汇编新的作品时，除法人作品和个人仅享有署名权的职务作品外，应事先征得作者同意，并在新的作品中明确反映个人作者(包括仅享有署名权的作者)的贡献，如果新的作品产生经济收益，应向作者支付收益；机构在已 知第三方利用知识库保存内容汇编新的作品时，应要求第三方事先征得作者同意、准确反映作者贡献、合理分配可能的经济收益。
　　
　　5　支撑机制
　　
　　机构知识库建设涉及复杂过程、交错权益、长期投入，需要建立相应的支撑机制来保证迅速收集、有效传播、深入利用和长期保存机构的知识资产。
　　
　　5.1　战略机制
　　应将机构知识库建设作为机构保存知识资产、发展知识能力、构建知识环境的战略任务，并将其纳入机构的整体建设、管理和发展战略之中，以机构知识库白皮书或管理应用指南等方式明确确认。
　　
　　5.2　制度机制
　　机构应明确规定机构知识内容的存缴政策、传播政策和权益保护政策；认可创作共享版权许可对机构知识内容的适用性并提供适用指南；建立作者发表论文时保留存缴与传播权利的发表合同补充协议范本和适用指南；积极争取以机构名义与本领域主要出版商签订保留本机构作者存缴与开放传播权利的集体协议，并作为范本供机构成员在通过其他出版商发表论文时利用；建立直接依靠机构知识库内作品来进行年度考核和评价评奖等制度。
　　
　　5.3　管理机制
　　应明确机构内部负责建设和管理机构知识库的责任部门及其责任目标，设计和宣传相应机制与政策，组织与出版商的存缴与传播权利集体谈判，协助机构成员解决存缴和传播中的各种问题，组织授权存缴，组织对存缴状态的统计监测，组织与第三方利用系统的协商，组织可能的维权行动等。机构可授权内部相关部门负责机构知识库的技术管理和服务管理。
　　
　　5.4　服务机制
　　应建立支持机构成员及合作者方便进行存缴和传播的服务机制，除通过上述“管理机制”提供政策与法律咨询服务、维权服务、集体谈判服务等，还应委托内部相关部门向个人、部门或课题提供传播管理服务(例如统计打印检索流量证明)、知识目录服务、关联信息通报服务(“谁提供了与你的作品类似或相关的作品”)，为机构提供知识内容审计和知识能力分析服务等。
　　
　　5.5　技术机制
　　机构知识库的技术平台应尽量采用开源软件，遵循开放技术标准，建立开放的元数据收割接口，建立与开放资源集成揭示系统(例如OpenDOAR)的开放统计与检索接口；应建立与学术出版、教育信息、科研数据、科学普及等系统的开放输入输出接口，建立与文献信息服务系统的开放服务接口，积极建立支持第三方工具对知识库知识内容进行深度分析的接口。

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