图书馆管理系统需求分析【图书馆数字资源采购管理系统及其主要功能需求】

　　〔摘要〕针对目前图书馆缺乏适合的数字资源采购管理系统的现状，从图书馆数字资源的采购流程出发，明确建设数字资源采购管理系统的目标，并设计系统的主要功能模块及其关系。在此基础上，全面分析系统的各项功能需求，以期为该类系统的设计和实现提供借鉴。
　　〔关键词〕数字资源采购管理系统功能需求采购决策
　　〔分类号〕G250.7
　　
　　Library"s Digital Resources Purchasing Management System and Its Main Function Requirements
　　Han Xinyue
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Graduate University of Chinese Academy of Sciences, Beijing100080
　　Zheng Jiancheng
　　Library of Chinese Academy of Sciences, Beijing 100080
　　
　　〔Abstract〕In view of the current development status that libraries are lack of suitable digital resources purchasing management system, this paper, by taking the digital resources purchasing process as a main consideration aspect, puts forward the objection of purchasing management system and designs its main function modules. On that basis, the paper gives a comprehensive analysis of the system function requirements.
　　〔Keywords〕digital resourcespurchasing management systemfunction requirementspurchasing decision
　　
　　在数字资源采购业务中，为保证真正有效、合理地满足用户需要，首要工作是全面评估数字资源，建立数字资源调研分析机制和分析评价指标体系，较全面地反映资源与本馆需求的关联。资源购买是数字资源采购管理的核心业务，主要活动有:购买方案设计，与供应商谈判，实施采购，合同管理等。数字资源的管理和维护也是整个采购流程中不容忽视的一部分基础工作，具体工作内容包括:使用数据统计，备份管理，组织机构管理，其它日常事务处理等等。
　　
　　因此，基于采购工作的实际，设计采购管理系统的主要功能模块及关系（见图2）。
　　该系统以数字资源采购流程为主线，由基础管理、采购管理、供应商管理、合同管理和决策支持系统5个子系统组成。各子系统既能独立运行，又能集成到一个大系统协同运行，要求子系统之间实现数据高度共享。
　　
　　
　　4主要功能需求分析
　　
　　4.1基础管理
　　4.1.1系统设置和维护为保证用户正确使用，系统应该提供进行初始化工作所必需的各项信息的设定和维护功能，如各项代码的定义、用户组织机构的定义、各终端用户操作权限的定义等。由系统管理员根据业务重点对系统各模块、各参数进行设置，通过灵活多样的自定义选择，满足不同图书馆的业务应用需求和个性化需求。
　　在系统的使用过程中，常常会遇到因网络、数据、服务器以及用户终端等各个环节引发的访问问题，所以系统必须能够有效处理数据安全管理、数据备份与恢复、日志管理等日常事务。
　　4.1.2用户管理对执行采购任务的人员进行角色和权限划分，通过角色和权限的可定制功能实现对内部用户群的分级分组管理，工作人员根据其职责被赋予不同的访问权限，从而保证不同级别和组别的人只能够浏览和操作相应的项目。同时，系统必须适应组织机构运作变化的要求，实现角色、权限与用户的动态管理。
　　4.1.3组织机构管理系统不但要具备基本的组织机构管理功能，而且要求实现集团化结构管理[3]，即打破地域和组织限制，对下属子单位和部门进行相应权限内的管理。在组织机构管理模块中，必须突出人员任务管理和工作绩效管理功能。另外，可以设置系统信息个人订阅、系统提示、公告板、内部电子邮件、日程安排、联系人信息管理、BBS社区等功能，通过系统功能的完善加强信息共享，使组织沟通顺畅。
　　为确保安全性，系统采用多种安全控制策略，因此，基础管理功能的操作权限只赋予系统管理员以及特定的管理人员。
　　4.2采购管理
　　采购管理作为系统的核心模块，涉及的问题最多、最复杂，在设计和实现过程中必须给予足够重视。
　　4.2.1采购计划该项功能帮助图书馆编制和管理采购计划，根据实际需要制定年度、半年度、季度、月度采购计划，允许随时调整采购计划，同时相关管理人员也能够方便地对采购计划进行审核和监管。除了对经常性订购产品形成订购模板外，对额外采购情况也需要实现规范化管理。
　　图书馆制定数字资源采购计划的主要内容包括数字资源的续订、增订、停订(调整)计划、问题分析和措施建议。制定采购计划的主要依据有:①用户需求分析与评估;②规划制订的资源建设目标和分步实施进度安排;③年度经费预算安排。这些依据来源于相应的统计分析，不一定在采购计划模块中完成，但是要求系统能够在此模块方便地调用相关统计数据。
　　4.2.2资源评估资源评估是采购过程中至关重要的一个环节。在系统中，这个模块主要完成评估方法和评估标准体系的规范化，分别建立资源分析数据库、用户需求分析与评价(含用户推荐、使用统计数据)数据库和专家意见数据库[4]。应该允许图书馆自定义评估模型，并且通过强大的统计计算能力为评估的准确性和客观性提供保证，使采购人员能够对资源进行综合评价，对本单位是否需要订购某种资源提出合理建议。
　　4.2.3采购方案及谈判方案管理一般说来，图书馆制定采购方案都遵循以需求为主导和追求服务效果、成本效益最优化的原则，因而需要参考大量的数据和信息，包括本馆采购原则和策略、在资源评估中得到的分析和评价结论、供应商的销售方案、数字资源行业发展状况和货币汇率(针对外文数字资源)等等[5]，系统应该设计恰当的功能体现和关联这些因素。此外，来自于相关主管机构的指示和审核贯穿于采购方案设计的各个阶段，系统必须及时反映这部分内容。
　　与资源供应商的谈判是最终形成资源采购执行方案的重要过程。在谈判中双方提供的重要数据、信息、答复、建议和决策意见等必须存档备查，并向有关人员及时通报，结合谈判情况对采购方案进行调整、优化和完善。
　　由于采购方案和谈判方案管理涉及多方面因素，用户希望从各个视图切入系统，综合分析问题，这就对系统的开放接口和数据交换能力提出了很高的要求。
　　4.2.4工作进度工作进度安排、进展情况以及人员责权机制应该在系统中有明确而清晰的说明，系统可以借鉴管理工程类软件(例如Microsoft Project)的设计方法和实现机制，形成科学高效的工作进度安排，并能够实时跟踪工作进展情况，及时更新，理想的状态是系统能够实现相关信息的全面链接。
　　4.3供应商管理
　　供应商管理模块需要以数据库的形式对供应商的基本信息和商业信息进行管理，建立供应商档案，将同采购相关的数据量化，提供供应商资信查询、产品价格查询等功能，为决策支持系统和采购成本管理系统的有效运作提供准确的依据。设计这项管理功能的目的既要提高采购质量和效率，又要改善图书馆与供应商的关系，使图书馆对供应商的管理由原来的交易管理转向关系管理，为图书馆的可持续发展战略提供有力的支持[6]。
　　4.3.1供应商基本信息供应商的基本信息包括供应商名称、概况描述、联系方式、与本馆的业务往来记录等，其详细描述项目可以包括交易的货币种类、折扣、联络周期等辅助信息。这些信息由图书馆负责建设和维护。
　　4.3.2供应商登录系统设计这样一个子系统的目的是整合供应商平台，在图书馆设定的权限范围内由供应商动态维护其基本信息和产品信息，包括新增产品种类、更新产品基本信息描述、更新产品价格等。供应商不但能够在此展示其产品，而且可以说明其供应方案，尤其是针对该图书馆的特别销售政策。
　　供应商管理模块需要具备实用的统计分析功能，例如使图书馆能够对供应商在一段时间内的提供资源的价格和服务等各方面进行综合全面的统计和评估，进而监测数字资源市场和行业前景，据此调整采购策略，同时也可以实现对合作伙伴的动态管理。
　　4.4合同管理
　　合同管理模块主要处理合同执行情况跟踪、合同维护与变更等任务，它的目标是建立一个支持在线合同签定、合同管理、合同执行状态跟踪和电子支付的平台，不仅灵活可靠，而且具备一定的与银行互联的能力[7]。具体包括以下功能:①自定义在线合同签订管理流程，分类分状态管理合同，监控合同执行过程;②进行合同基本信息管理，针对资源目录或经常性采购资源制作合同模板，关联不同合同模板;③实现电子支付，建立适合自身业务情况的支付流程，包括支付额度、审批权限、发票管理等;④在系统安全保障机制下，提供强大的异常处理机制、数字证书强认证机制和操作日志机制。
　　4.5决策支持子系统
　　决策支持子系统实际上是一个综合分析系统，它的部分功能在系统的各个模块已经有所体现，不必重复建设，只需以适当的方式调用和整合，融入计算机辅助决策的技术环境中即可。例如，根据业务需要自行设计多种统计查询模板，相关权限人员可以使用相应的统计查询模板。
　　4.5.1资源评估和用户需求分析如前所述，资源评估和用户需求分析是图书馆进行资源采购决策的重要依据，在后台开放的数据接口和较高的数据交换能力的支持下，决策支持子系统可以任意调用资源评估模块和用户需求分析模块的数据，并根据需要设定调用模板，重新分析数据。
　　4.5.2采购成本管理采购成本管理贯穿业务的全过程，决策支持子系统中的这项功能为规范财务用款提供了强有力的技术支持[8]。系统提供对所有采购经费的年度管理，允许图书馆根据实际情况，将经费分割成细项进行管理，系统自动为每一项经费建立一个预算清单，工作人员可以随时查阅每一项资源的详细付款情况以及财务费用发生明细，包括项目交易成本，采购过程发生成本，如人力投入、报销费用等。
　　4.5.3采购效果分析评估数字资源的采购效果，包括采购活动质量和最终成本、供应商资信和合同履行质量以及采购人员绩效等等[9]。系统允许自定义评估流程和模型，评估使用的数据可以是业务流程中的基本数据、交易过程中的反馈数据或者采购管理成本数据。
　　4.5.4异常事件处理记录异常事件日志，不断探索处理应急事件的人力资源配置和解决方法，形成灵活可靠的工作机制，在对整个系统有全面的把握和控制之后，决策者就有了更大的活动空间。
　　
　　5 结语
　　
　　本文对图书馆数字资源采购管理系统的目标、系统结构和主要功能需求进行了初步分析描述，重点说明了基于工作流程的采购管理系统需求。然而，正确识别目标和功能需求只是成功设计和实现应用系统的第一步，还需要进行数据结构设计、系统操作模式设计以及大量的编码工作才能够最终真正实现系统的功能。随着数字环境的深入发展，数字资源的采购将会给图书馆业务工作带来全面的影响。因此，应该加强图书馆与系统供应商之间的联系，不断推出科学、完善、实用的图书馆采购管理系统，提高图书馆的工作效率，促进图书馆事业的发展。
　　
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