【初识档案管理】档案管理

　　[摘 要]档案是一种原始记录,它见证各种事实关系,反映一个单位的历史面貌。界定归档范围和保管期限要根据各科室的具体情况、职能范围来决定,越详尽越好,就像一本说明书一样,以适用于我单位人员变化快的特点。档案信息化、一体化是新时代的特征。我们要加快知识结构的变化,要不断“充电”,不断补充“能量”,以求适应新时代的要求。
　　[关键词]档案 归档范围 一体化 知识结构
　　[中图分类号]G27?[文献标识码]A?[文章编号]1007-4309(2010)07-0191-02
　　什么是档案?人们不禁要说不就是档案管理的那些东西嘛!《中华人民共和国档案法》为档案作了定义:指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案是原始记录,是历史的第一手资料。我们一不小心成了历史见证人,这是多么严谨、伟大又神圣的事业。我们要认识到档案是观念的产物。它见证各种事实关系,反映一个单位的历史面貌。从外观上看,档案并不是新产生的事物,而是由有形成档案可能的原始记录材料转化而来的,不仅具有历史使命,还具备责任感。?
　　一、归档范围,保管期限?
　　我们界定一份文件材料是否有价值,要看它是不是反映我单位主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。档案是本单位在工作活动中形成的在维护国家、集体和公民利益等方面具有凭证价值的文件材料;是下级单位需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料;是下级机关报送的重要文件材料;还是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。我们根据我单位各科室的职能特点,参照国家8号令要求,只能选择文件材料中具有保存价值的部分作为档案保存,分别保存永久、30年、10年,不需要归档的,就不要归档。当然制作归档范围和保管期限越详尽越好,就像一本说明书一样,让像我这样的新手拿起来就能找到方向。这样做主要是适应我单位岗位变化快的情况,对各个科室来说任何人接手也都知道本科室要移交的材料。这就产生了归档行为。归档是一种选择性行为,是人们主观意识作用的结果。人们根据自己的需要和管理能力将原始记录材料,通过归档行为进行了身份的划分,归档前后的原始记录材料由此而具有了不同的社会属性。这样归档后的原始记录材料才成为了档案管理的工作对象――档案,档案工作由此而始。归档还是一个法律行为,经归档认定的材料,才能享受《档案法》的保护。作为一个年轻的学科,档案学的真正目的在于解决档案工作中的实际问题,明晰档案工作中碰到的诸多现象,迎接档案实践的挑战。?
　　二、档案管理信息数字化?
　　随着计算机的普及,互联网技术的引入,我们现在已有非常成熟的档案管理软件,逐步实现公文办理和档案管理规范化与一体化,积极开展网上查询服务,最大限度地提高利用的效果和质量。这样一来既节约能源、节省时间,又和国际接轨,做到无纸化办公、绿色环保。这需要我们熟练掌握计算机操作,更加强调应用机密等级,应用的保密措施能够和数据机密性配套。我们要比前辈们在办公条件上更快捷,以前办公是用手抄,光查找工具就有什么卷内目录、案卷目录、文号目录、全引目录等等,工作量极大,又特别繁重。尤其1992―2003年的档案有十大类分类,查找起来更难。而现在查找一份文件,轻轻一点击计算机就可以了,实在太方便了。?
　　三、档案管理人员素质的提高?
　　怎样能在档案管理工作中创新,很大程度上在于从事档案工作的人。档案管理工作是枯燥、乏味的,怎样变乏味为生动和激情,从而促进档案管理工作的更好发展是每一个档案管理工作人员应该思考的问题。提到哪行哪业都要说到人员素质,素质决定了思想的高度,决定了工作的质量。敬业是最基本的要求。档案管理人员要在工作中发现问题,并提出解决方案,还要有勇敢的探索精神,不满足于前人的经验,不满足于目前的成绩。档案管理人员必须熟悉本工作的各个流程,对各个门类的档案都要有所研究,对各种载体档案的管理方法都要了然于胸,要根据新形势、新要求,对旧有的管理模式有所突破,创造属于自己的一套管理方法。我们所处的时代是一个日新月异的时代,每天都会出现新情况,我们要有求实创新的精神,在熟悉的档案管理工作中发现新规律,扎实、有效、开拓性地开展工作。
　　每个人的知识结构都要常常更新,档案管理工作人员亦是。要注意拓展自己的知识宽度,补充自己的知识层面,不断“充电”,不断补充“能量”,才能不落后于档案工作的发展要求。除了要补充知识以外,还要虚心向身边从事过这个工作的老同事取经,实践出真知,借鉴前人的经验可以让自己少走弯路。向身边的人学习,向同行学习,向实践学习,向社会学习,只有不断地学习,档案工作才会在新世纪有个飞跃性的突破。
　　[参考文献]
　　[1]林越陵主编?档案学理论基础(江苏省档案人员培训教材)[M],2002??
　　[2]梁朝玉?《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》问题解答[M],2006?
　　?[收稿日期]2010年5月12日
　　?[作者简介]贾桂宏:江苏省徐州监狱档案管理干部。杨建芬:江苏省徐州监狱档案管理干部。朱凤琴:江苏省徐州监狱档案管理干部。

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