如何加强企业档案管理信息化建设之我见

　　摘 要：本文在分析当前企业档案信息化建设现状和问题的基础上，指出企业档案信息化建设的重点内容，提出企业人事档案信息化建设的策略。
　　关键词：档案管理;信息化;基本内容;实现途径
　　档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题，档案管理信息化， 就是将现代计算机技术、信息技术、通信技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中， 以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。随着企業计算机运用、办公自动化的日益普及和电子文件的大量涌现， 档案管理信息化已经成为很多企业档案管理工作必须面对的新课题， 也是必须解决的一个现实问题。
　　1 企业档案管理信息化的基本内容
　　企业档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用， 信息化的主要表现就是利用计算机来对档案信息资源进行管理，因此企业档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
　　1.1 实现档案信息的数字化
　　档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础， 其它一切环节都建立在此基础之上。 传统介质档案的档案管理由以
　　往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主转变。企业要以加快室藏档案的数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设。即一方面要把以前形成的传统档案通过扫描等途径转化为数字形式，以便通过计算机直接利用，另一方面全面推行电子公文，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
　　1.2 实现档案信息利用的网络化
　　档案服务利用由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。档案管理信息化要达到这样目的，借阅者通过网络提交借阅申请，档案管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，这对于部门之间相距较远的企业来说是极为方便的。由于使用的方便这必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
　　1.3 实现检索的自动化
　　传统档案管理虽然编制了不少检索工具，但是当档案的数量较大时， 使用时效率仍然是不高的。计算机检索速度快、效率高、可实现多角度检索，是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索还可以通过网络实现。
　　1.4 实现档案信息接收、存储和提供利用的一体化
　　这实际是将前三个方面整合起来，使档案管理的各项活动一环紧扣一环，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现这个一体化的基础是建立一个统一的计算机系统，包括硬件和软件。
　　2 企业档案管理信息化必须解决的几个问题
　　企业档案管理信息化是一项系统工程，涉及到管理、技术人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。随着计算机技术的飞速发展以及办公自动化进一步扩展和深化，信息化已渗透到了日常工作的许多领域，档案管理工作也迎来了极好的发展机遇。面对新形势下档案管理工作中出现的新情况、新问题，档案部门应该重视信息化建设工作，进一步推动档案管理上水平、上台阶，从而进一步发挥档案的作用。
　　2.1 企业领导的高度重视和大力推动
　　之所以把领导的作用放在第一条是基于这样的认识：企业的领导是档案信息化管理的真正推动者。 企业领导者的档案管理的信息化意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。 为促进企业档案信息化建设，作为企业的领导者，首先应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。其次， 各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题，真正使这项工作成为“一把手工作” 。
　　2.2 档案管理人员的培训教育
　　档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。作为应用性很强的档案工作，为了培养档案管理人才， 我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，档案管理者必须学会利用现代化档案管理手段—档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作。档案工作人员必须能熟练运用电子计算机以及各类现代化办公设备进行电子文件的制作、使用和维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高级理论培训及档案专业教育，使他们不仅具有较高的业务素质， 而且具有较强的开拓创新意识。这是提高档案管理信息化工作水平的一项重要措施。
　　2.3 基础设施建设
　　加大档案信息化管理的投入。信息化是档案管理发展的重要方向， 档案信息存储和处理的数字化、收集与传递的网络化已势在必行。基础设施建设，软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件， 是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础，而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段，也是档案信息资源开发利用和档案信息网络建设的技术保障。
　　2.4 采用、制定新的标准、规范及规章制度
　　标准规范是档案信息化建设的重要基础之一，主要包括电子文件归档和电子档案管理，档案信息资源的标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等。一方面企业档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，比如国家档案局颁布的《归档文件整理规则》。另一方面企业自身也要加快档案信息化管理规范的制定和使用，包括电子文件归档、计算机管理和检索各类档案，以及库房的管理等。企业要将规章制度建设置于企业发展的大背景下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应形式发展的需要。
　　2.5 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变
　　传统方式向新的方式的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转， 不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。这样做无疑会增加工作量，但为了保证过渡的顺利进行还是必要的。
　　2.6 安全问题
　　档案信息化管理还必须解决安全问题。档案管理的安全包括了档案管理系统软硬件自身的安全，比如记录档案的光盘的安全性、软件系统的可靠性等，还包括档案信息传播的安全，即信息为不被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度， 防治不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密信息的泄漏。
　　2.7 处理好档案管理信息化与整个企业管理信息化的关系
　　企业档案管理信息化作为企业管理信息化的一个组成部分，要根据企业发展战略制定整体规划，避免孤立地设计或实施某项管理， 防止形成信息孤岛和重复投资。
　　总结
　　档案管理是企业日常经营管理的基础性工作，也是企业能够顺利开展各项工作的重要保障。本文首先对企业档案管理现状进行了分析，并对信息化档案管理的特点进行了论述，在此基础上对企业档案管理信息化建设提出了一些自己的建议和看法。希望对我国企业的档案管理信息化发展有所裨益。
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