档案信息化建设与档案管理的几点思路

　　摘 要：随着时代大环境的发展，信息技术逐渐融入人们的工作和生活。信息化技术的逐步提升对于我国的各种产业行业的发展起到了促进作用。同时在企业的日常工作中，信息化技术的应用提高了数据整合的能力。对于企业中的档案信息化建设和档案管理来说，采用信息化技术对于数据的整合和信息的提取等减少了众多繁瑣事项。传统对于档案管理的思维和工作模式在现在这个信息化的时代也逐渐开始优化升级。因此对于现代企业的档案管理现状在信息化技术逐步提升的状态下提出了一些建议。
　　关键词：档案管理特性;信息化建设;方式方法;意义
　　对于传统的档案管理来说，信息化设备应用较少大多还是人工操作管理档案的状态。档案管理工作单纯依靠人为已不适应现在信息化社会的需求，因此对于档案管理工作运用信息技术升级优化是目前的工作目标。
　　一、档案信息化建设的特性
　　1.档案信息化建设工作的更新特性
　　对于传统的档案管理工作来说，大多数数仍为纸质版档案。纸质版档案对于其保管的难度和损毁、丢失等问题在传统的档案管理工作中出现多次。档案信息化建设通过对档案进行电子化数据的整合，减少了档案管理过程中的工作过失。同时档案建设信息化的自动处理的功能对于信息提取和分类工作来说提高了效率。
　　2.档案信息化建设的时效特性
　　对于档案管理工作来说，其员工个人信息以及各种其他事项的整合归纳是一个复杂的工作。对于其档案信息来说，经过时间的变更档案信息内容也会随之变化。因此人为档案管理工作的效果和效率都较为低下。档案信息化技术对于传统档案管理工作的更新来说，通过信息技术对于档案内容建构出一个整体的体系同时进行细化整理，同时在随着档案信息更新的过程中迅速的找出其信息进行变更，减少了时效性对于传统档案管理工作的弊端。
　　二、档案信息化建设的意义
　　档案信息化建设通过当前情况下对于信息技术的运用和传统的档案管理工作优化革新，对档案即原有档案内容、档案内容的进一步整合和档案系统数据的有效管理同时对于其时效性弊端的改进从很大程度上提高了其工作效率，同时也促进了信息的传播。信息化技术在现在社会大环境下对于人们的优势完全显露，推动了档案信息化的进程。档案信息化在一定程度上也减少了对于人工资源的浪费同时对于企业人员来说能够更好的进行充分利用。
　　三、对于档案信息化建设提出的几点建议
　　1.增强企业中档案信息化建设的理念，增强对于企业的责任感
　　信息化技术对于现代人类生活来说节省了一大部分的人为工作部分。随着信息化技术的不断应用，企业的档案管理工作也在逐渐进行建设。对于企业员工来说，认识到档案信息化建设的优势同时真正明白档案信息化建设的意义是一大重点。传统的繁琐的档案管理对于其工作人员来说可能打击较大。员工知晓其档案信息化建设的对于信息快速整合及分类的能力是增强对于档案信息化建设信念的一个重要因素，才能激发工作热情。
　　2.加强对于管理人员自身素质的提升，加强团队合作
　　企业员工作为档案信息化建设的主体。尽管信息技术在档案信息化建设中发挥着一定的作用，但是对于人为的配合工作也是不可缺少的。因此对于企业工作来说，对于增强员工的自身素质及专业知识来说是一个必要因素。同时对于公司来说定期的福利对于激发员工的积极性是一个有效的方式。对于其团队管理来说，进行定期的团队培训使员工拥有集体的责任感因此才能在工作中进行有效配合，从而对于建设专业性高效性团队的工作目标才能实现。
　　3.加大对于档案信息化建设部门的设备资金投入，完善其基础建设部分
　　在档案信息化建设中的过程中对于信息设备基础设施的建设是一个重要的部分，因此应该加大对于信息化建设中的资金投入。对于信息化建设中的设备、相关软件以及信息管理平台来说都需要雄厚的资金。因此对于档案工作的上级部门来说，对于资金使用的申报是一个应当解决的问题。公司通过加大对档案管理部门的资金投入才能使档案信息化建设实现全面多层次的管理。
　　4.规范其档案信息化建设的技术体系机制，提高安全高效性
　　国家政府部门应该加大对于档案信息化管理工作标准的制定，同时使个人档案这种私密信息得到法律的保障。在对于档案信息进行资源共享的同时保证其一定的隐私性。同时对于档案信息化建设的技术体制建设来说，因严格规范其工作流程。同时对于个人档案信息的资料的安全性保证的同时，企业也应进行有效的规整。对于其档案信息化管理工作有效进行的同时应注重对于信息的保护和档案管理安全责任的落实，减少后顾之忧。
　　四、结束语
　　档案信息化管理取代传统档案管理已经成为一个必然趋势。对于档案管理工作人员来说提高档案信息化建设的思想意识是档案工作顺利进行的一个重要前提。同时对于公司来说保证资金设备等基础设施的到位是促进档案管理工作运行的一个必不可少的实际措施。对于工作团队来说加强其专业性建设也是实现高效档案管理工作必不可少的一个有效途径。未来对于档案信息化技术管理不断熟练的应用才能更好地将信息化实际推进到人们的工作生活中。对于提高未来档案信息化建设的工作效率和工作效果起到更好的促进作用。
　　参考文献：
　　[1]洪斌.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].黑河学刊，2018（06）：177-178.
　　[2]任越.再论我国档案信息化建设的三个问题[J].山西档案，2017（01）：54-57.

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