新媒体背景下人事档案管理信息化建设探讨

　　【摘要】风云激荡的科技新时代，信息技术的更迭为我国档案管理工作提供了创新性的技术支持，并推动了人事档案管理工作的长远发展。当前，新媒体时代已经来临，我国档案管理也面临着新一轮的机遇与挑战。因此，将信息化技术融入档案管理成为当前社会发展的必然趋势，一方面信息化档案管理模式可以提升档案管理的整体效率，并对档案管理资源进行有效整合;另一方面信息化档案管理模式可以减少档案管理资金投入，节约管理成本。所以建设人事档案信息化管理模式意义重大。
　　【关键词】新媒体;人事档案管理;信息化建设
　　所谓信息化档案管理工作，就是立足于先进的信息科学技术、网络技术，将互联网与档案管理进行有效结合，并以计算机为手段，对数据、资料等相关信息进行合理的整合、处理、搜集以及归档等，便于公民、企业与国家的使用。档案管理工作是当前信息化资源整合与管理中的关键性内容，能够深化企业创新改革，促进我国社会经济长足发展。置身于新媒体背景下，档案管理应紧跟时代发展的步伐，顺应潮流，将信息化建设与档案管理有机结合，从而推动档案管理工作的顺利开展。
　　一、现阶段我国人事档案信息化建设的发展情况
　　纵观我国档案管理现状，绝大多数企业对档案管理信息化建设工作不够重视，一些企业仅仅将其视作一种“摆设工作”，
　　缺少对人事档案管理工作的正确认识。由于企业缺乏人事档案信息化建设意识，并且缺乏人力资源与物资的投入，这些因素严重制约了我国人事档案管理信息化的建设与发展。一些企业仍然惯用传统型的人事管理模式，工作重复性较大，既浪费时间与人力，又难以保证档案管理的效率。与此同时，在实际的档案管理中，仍然以实体档案为主，经过人工的反复查阅与重复使用极易导致实体档案受损，并难以对档案进行长期妥善保存。
　　除此之外，一些人事档案管理人员的水平相对较低，大多数工作人员都是由单位别的岗位转调过来的，并不是人事档案管理专业的人才，缺少严格系统的培训，档案管理经验不够丰富。因此，我国多数企业对人事档案基础设施建设缺少重视与关注，并未建立起相对完善的信息化建设平台，并且收集数据不够全面，致使信息化建设的程度较弱，难以实现资源共享的目标。因此，在进行人事档案信息化建设阶段，首先应确立发展目标，明确信息化建设的主要方向。
　　二、新媒体背景下人事档案信息化建设策略
　　（一）提高对人事档案信息化管理的重视，增加投入。首先，档案管理部门的领导应在思想上认同档案管理信息化工作，意识到档案管理信息化建设的重要性，并且确保档案管理信息化资金投入到位。其次，增加档案管理信息化建设的硬件与软件投入。以新媒体技术为出发点，按照档案管理的相关规定与实际要求，配置好打印机、扫描仪等相关硬件设备，并适当优化与改进相关设备，为档案管理信息化建设奠定坚实的物资保障。与此同时，应强化对档案信息化管理软件系统的有效建设，并优化档案管理软件升级。最后，应提高档案管理人员的综合素质与专业水平，定期对管理人员进行新媒体技术培训与学习，使管理人员能够善于运用新媒体技术管理档案。
　　（二）借助新媒体技术，提升档案管理的效率。在对人事档案进行管理中，应借助新媒体技术，提高人事档案管理的整体效率。其一，合理计划好档案管理信息化工作。档案管理的相关领导人员应提前做好科学布局，放眼长远发展，并立足于现实情况，补齐档案管理信息化建设中的短板，把握住档案管理的发展趋势与方向，并根据实际情况合理制定策略。其二，借助新媒体技术优势，按照新媒体技术对人事档案进行管理，应充分发挥新媒体传递速度快、信息化共享以及查阅较为便利等优点，提倡无纸化办公模式，以信息化手段保存档案资源。例如可以充分利用扫描仪、摄影机等硬件设备，将音频、图片以及视频等档案资源加以保存，一方面能够节省空间、减少资金投入，另一方面便于查阅搜索，避免因长期不整理或者环境变迁导致档案资源出现损坏或者腐蚀等相关情况。
　　（三）以新媒体技术为载体，加以宣传。其一，发挥网络查询技术的优势。科学构建档案信息管理的网络平台，建设便民性、权威性、互动性的数字化档案馆，便于用户随时随地查询需要的档案信息，为人们提供便利，加深人们对档案管理的重视。其二，以网络新媒体宣传为主要手段。目前，对于档案管理的宣传工作，可借助于当下较为火热的微信小程序、公众号推动、小红书APP以及微博等新媒体工具，宣传内容如档案管理的现状、成果等，强化群众对档案管理工作的认识与重视，提升档案管理的社会地位与影响力。
　　综上所述，在信息化高速发展的新媒体背景下，我国档案管理应紧紧抓住这一契机，创新档案管理的新方法，将人事档案管理与新媒体平台进行完美结合，这不仅是人事档案管理人员的工作目标，更是人事檔案管理的主要发展方向。因此，若想进一步完善人事档案管理信息化建设，建立人事档案信息化管理平台，就应该不断提高人事档案管理人员的整体素质，利用新媒体技术的优势，加速人事档案现代化管理体系的建设，进而提高我国档案管理的整体效率与质量，为企业发展夯实基础。
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