机关干部如何办文、办会、办事

　机关干部如何办文、办会、办事

　同志们：

　 根据机关干部培训计划安排，今天由我结合本身学习和工作体会，和大家 1 起交换 1 下机关干部如何办文、办会、办事。

　 我们知道，机关工作的 1 个重要职责是为党委首长当顾问助手、为基层大众弄服务指点。虽然每名机关干部的职能分工不同、业务性质各异，但是工作任务的完成很大程度上是通过办文办会办事来实现的。可以说，机关主要干的就是办文、办会和办事的工作，“3 办”水平的高低不但是个人、单位工作能力水平的重要体现，而且影响着单位建设发展的层次和质量。对机关而言，办会水平怎样样，不但直接关系到会议效果，也关系到党委首长的意图能否得到美满实现，还直接影响到党委机关的名誉。因此，我们机关干部应努力学习和掌握组织会议的基本功，潜心研究组织会务的程序、方法、规律和要求，努力提高会议质量，使会议获得最好效果。下面，我分别从 3 个方面讲 1 讲机关干部如何办文、办会、办事。

　 首先，讲 1 讲机关如何办文 ?

　我们机关干部在“办文”方面主要包括两个方面：1 个是如何写材料，1 个是如何办公文。

　 1、如何写材料 ?

　写材料就是关于综合文字材料的起草，主要包括：领导讲话、工作总结、调研报告、经验材料、汇报提纲，等等。材料的重要性不言而喻，对领导干部来讲，它是领导者行使职能、推开工作、实行决策的重要手段。毛泽东同志就说过，他闹革命、弄建设靠的“1 个是枪杆子，另外一个就是笔杆子”。邓小平同志也强调“实现领导最广泛的方法是用笔杆子”。比如说，1978 年 101 届 3 中全会的主题报

　告《解放思想，实事求是，团结 1 致向前看》，就是邓小平亲身带着身旁同志撰写的，这是我们党和国家处在历史转折时刻的 1 个极为重要的指点文件，被称为冲破”两个凡是”禁锢、吹响改革开放号角、首创建设中国特点社会主义的宣言书。我们部领导也历来对材料工作非常重视，乃至把文字水平的高低作为重要的选人用人标准。比如，今年 4 月份部领导就明确指出，机关选调干部特别是处领。

　 这个调查不单单限于政治机关，在其他部门也是 1 样。这些年我待过不同的单位，跟过不同的领导，接触过不同的优秀机关干部，很深的 1 个感受就是：1 个人的材料水平常常代表着思惟水平和领导水平，1 个机关干部在文字材料方面有功底，在担当领导职务时才能有底气。所以说，同志们要想有大作为，必须要在写作方面过得硬。那末,究竟怎样才能提高写作能力呢?许多专著对此有系统论述,对每种文体的写作技能都讲得非常透彻。我今天讲的内容就不过量触及基础知识和怎样去写好某 1 文体 ?

　,拿本书来给大家念念意义不大，这次主要从整体角度、共性规律层面讲 1 讲怎样解决不敢写不愿写、没东西写、写不出精品这 3 个问题。

　 （1）端正思想，首先解决好不敢写不愿写的问题。提高写作能力,从直观看是个知识和技能问题,但从深层看,它受写作者思想所安排。写作者有无扎实的思想基础,特别是有无强烈的敬业精神,有无百折不挠的韧劲和勇往直前的豪情,直接关系到写作的劲头和成文质量。经验表明，机关干部的思想基础扎实,不懂材料可以学,思想基础没打好,压根就不愿写不爱写,再有能力也写不好。那末应当怎样打牢思想基础？我认为要做到“4 个不怕”。

　 1 是不怕难,要迎难而上。写材料难,写出高质量的材料更难,

　这是所有机关干部的共同感受。实际工作中,1 些同志在管理上、技术上很有 1 套，组织调和能力也非常强,但 1 遇到来工作组需要写汇报、收到上级文电需要报情况、准备会议需要写讲话、组织活动需要拟方案的时候，很多人不是摇头就是挠头。也正由于写材料不是那末简单,有的同志望而生畏,总想躲开材料,有的苦撑 1 段时间后失去信心,中途转业,有的宁愿干些琐事,也不想参与材料。事实上,写材料说它难就难,说它不难也不难。说不难,是由于作为 1 种利用性文体,它是有规律可循的，只要把工夫下到家，是能够掌握的。我在接触的许多材料高手 ?

　,刚开始既没有很高的学历，也出过很多的洋相，但经过少则两3 年、多则 56 年的摔打，先是能写 1 些小材料，逐渐接触到大材料，进而从小机关调到大机关，再到高级机关，有很多成了首长的秘书，并逐步成长为领导干部。所以说，只要有决心、有毅力、勤学苦练、不懈登攀,完全是可以写 1 手好材料的。

　 2 是不怕苦,要以苦为乐。人所共知,“爬格子”是机关工作中最苦的差事,可以说是既清贫又辛苦。有人说写材料的人“省被子、费灯泡、伤脑筋、撒黄尿”,这话虽带有调侃味,但在 1 定程度上反应出写作的艰辛。我在机关工作这些年，基本上都是在与文字材料打交道，由此深深体会到，再会写材料的人，也没有好写的材料，写材料确切是个苦差事、累差事。1 些小型材料,常常时间要求比较急,有时头天下午交代,第 2 天上午就要稿子。大型材料虽然时间上宽松 1 些,但写起来必须是连续作业,而且质量要求很高,常常要“开夜车”,乃至白天晚上“连轴转”，致使短时间内脑力和体力的高度消耗,常常1 个大型材料完成后,总有 1 种筋疲力尽的感觉。但每次写出了自己满意、领导认可的文章，看到自己的思想推动了部队建设，看到本身

　能力素质有很大提升，或 1 些文章被报刊杂志发表，都会有 1 种莫名的成绩感，远比发点资金更使人欣喜。

　 3 是不怕亏,要以此为荣。在机关写材料有这么 1 个现象：越不会写材料的人越没有材料可写，越会写材料的人越有写不完的材料。不写材料的人还常常讲写材料吃亏，认为写的材料既不挂自己的名，外边的人也看不到，总是在做地平线以下的工作。我认为弄材料既亏也不亏 ?

　,最少可以说是亏中有补。1 位老领导这样说过，“不要把弄材料看成是吃亏的事情，实际上是沾大光了。灯火通明，才能前程光明。”大家也应当看到,凡在写作上勇于吃苦，不怕吃亏，始终如 1,真正写出花样的同志,不但不会吃亏,反而会遭到各方面的敬重和厚爱，由于“笔杆硬”快步进、大步进的也不在少数。我们这几年被选调到上级机关的几名同志，基本上都是由于文笔好被要过去的。所以说，为了高标准完成领导赋予的任务，也为了个人的前程，特别是想干 1 番大事业的同志，1 定要先静下心来好好练练笔,练好了是大有用武之地的。

　 4 是不怕“死”,努力起“死”复生。这里说的“死”可不是指写材料会把人累死,而是指写材料在初稿阶段不要怕被否定,习惯说法叫被“枪毙”或“拍死”。1 般来说，写材料的人多少会有 1 点文人的“酸腐”，自己辛辛苦苦写出来的材料被改了都会心里不舒服。但大家不能做“改不起”的人，有些同志他人改他的材料就像割他身上的肉 1 样，很不甘心，乃至还有抵牾情绪，认为我写的你看不上,谁水平高让谁写去,反正我就是这样了。有这样 1 个机关干部，他把自认为写得不错的 1 个材料送到领导那里后，改动很大，心里很不是滋味，抱怨领导不识货，不尊重自己的劳动。后来，他又受领了 1 个

　起草领导讲话稿的任务，为了不让领导修改，他耍了 1 个小聪明，讲话稿写出来后，1 直在他手里压着，故意拖延到会议开始前才交给领导审改。领导 1 看，讲话稿的质量比较差，已来不及修改，很不高兴，严肃批评了这名机关干部，这名干部后来被调离了机关。实事证明，好的材料绝对是在否定之否定中反复斟酌出来的，1般都是越改越好，只是自己被框在思惟定势里面了而已。所以大家要勇于自我否定 ?

　,反复修改,勇于接受他人否定,虚心采用,力争拿出各方面都满意的成果。

　 （2）充实思想，关键要解决没货可写的问题。我们常讲，会写材料的人是“眼睛里有点，肚子里有水，头脑里有货”。往头脑里装货的进程，也就是充实思想的进程，是 1 个理论与实践结合、短时间显效慢、实现周期长的漫长进程,要想缩短周期,早见、快见、多见成果,没有捷径可走,更没有立等可取的灵丹妙药和所谓的“秘诀”、“绝招”,只有戒懒尚勤，老老实实、踏踏实实、反反复复地去学习、去研究、去实践,才能到达 1 定的高度。我常跟 XX 单位的同志们讲，写材料其实就是“学了写”和“写了学”，就是在学、思、写的融合互促和循环往复中提高思惟水平，增强文字能力。为此,大家要下工夫养成以下 4 个好习惯。

　 1 是要勤学,养成刻苦读书的习惯。“读书破万卷,下笔如有神” ?

　,是人们推重备致的名言。有的同志在研究材料时总在外围打转,动起笔来理屈词穷、笔笔窘迫,总写总不进步,最根本的问题就在积累太少,理性思惟跟不上。所以,同志们 1 定要多读书，而且在内容上要有所选择。建议大家重点学 4 个方面的内容。

　 ①要读基本理论书。……

　②要读写作辅导书。…… ?

　③要读工作文件。…… ?

　④要读报纸刊物。…… ?

　2 是要勤思，养成善于动脑的习惯。想写好材料，1 半靠吃苦，1 半靠悟性，有时候悟性还要更加重要 1 些。有的机关干部进机关两3 年，没少加班熬夜，写材料写得也很辛苦，但上进不大，但有的新同志几个月就可以上手，进步神速，缘由就在于悟性不同。悟性是甚么，我认为就是长时间思考，偶然得之，关键就在于勤于思考,聚精会神地思考,坚持不懈地思考。我认识的 1 位 XX 领导，是个材料高手，也是能出思想的大家。他跟我们讲，有时为了写 1 篇材料，常常是上班想、下班也想,走路想、吃饭还在想,乃至睡觉也要想,常常憋得头昏眼花、茶饭不香，有时正睡着脑海里突然闪出个好观点，就赶快起床写到纸上，生怕睡醒以后会忘记。京剧里的“不疯魔不成活”用在材料写作上确切也是恰如其分。总之，平时多思多想,头脑里存“货”多了,关键时刻就必会迸出思想的火花。

　 3 是要勤写，养成常常动笔的习惯。有句话叫“笔头 1 动天地宽”，写的进程就是更加深入思考的进程，常常是越写越有思路，越有新的思想火花迸出来。有人形容:1 个人在书本中学到的新知识、在思考中获得的新理念、在实践中积累的新经验,要想转化成写作能力,通常要经历气态、液态和固态 3 种状态。

　 气态是头脑中构成的模模糊糊的想法,如不继续思考拓展,用不了多长时间也就飘散得无影无踪了; ?

　液态是指模糊的想法经过思考逐步清晰起来,如不及时把它搜集贮存,时间 1 长就自然流失了; ?

　固态是指想法 1 旦比较系统便立即动笔,使之固化下来。

　 所以说，…… ?

　4 是要勤积，养成多存资料的习惯。资料是写作的助手，写材料必须要占有充分的资料。1 个善于积累资料的机关干部，应当到达“4有”，这就是：

　 ①脑中有目录。…… ?

　②手中有情况。…… ?

　③家中有书屋。…… ?

　④灵感有记录。…… ?

　只要这样坚持下去，数年以后，一定会有许多有启发性的、乃至很有价值的东西。我在 XX 单位工作的时候，…… ?

　（3）提炼思想，终究要解决写不出精品的问题。我们所写的材料有的要作为指令性文件上报下发,有的要作为讲话稿提供给领导在大会上宣讲,有的要作为经验在 1 定场合交换,因此每次都要力求出精品,尽可能不出次品,自觉不弄赝品,坚决杜绝危险品。关于甚么样的材料是精品,至今也没有非常明确和权威的“硬杠杠”,但 1 份材料，要想出点彩，烙印深，能“打”人，就必须要有思想。我们常说，好诗要有诗眼，好文要有文魂，文魂就是材料的思想性。关于怎样增强文章的思想性，我想应做到 5 个方面。

　 1 是要努力把本质的东西揭露出来。我们说 1 个人很有思想，1份材料很有思想，主要就是能透过现象捉住并深入剖析事物的本质，把精粹的东西写出来，写出人们心中有而笔下无的规律启发。给大家举个例子，……话虽不多，但 1 下子就是刀在骨头上，确切是对事物本质的深入洞察，更是使人心悦诚服的观点升华。

　 2 是要提出新颖独到的见解。

　 3 是要有很敏感的思惟触角。

　 4 是要坚持以数据论理。

　 5 是要紧密联系实际。

　 第 2，办会面风格，需要“凡事不厌 10 遍查”的严谨细致 ?

　办会是机关干部不可或缺的 1 项基本功。怎样把会务办好，办得顺理成章、滴水不漏，办得上下高兴、内外满意，其中大有窍门，最关键的 1 条就是严谨细致，坚持高标准、高质量，努力实现“零失误”、“零过失”。开 1 般性的电视电话会、交班会、首长办公会等，大家组织的比较多了，相对也比较简单，今天我重点讲 1 讲筹办大、中型会议需要关注的问题。

　 （1）要了解办会的 1 般程序。办会的工作套路大同小异，1 般分为会前准备、会间服务、会后处理 3 个阶段。下面我分开讲 1 讲， ?

　1 是会前准备要充分。

　 1．制定会议方案。

　 2．拿出会务工作实行计划。

　 3．组织召开调和会议，这个会议很重要，是对会务准备工作的全脸部署。

　 4．发会议通知。

　 5．安排好生活保障。

　 6．设置会场。

　 7．进行会务检查。

　 2 是会间服务要周到。

　 1．组织好会议报到。

　 2．开好豫备会议。

　 3．会场组织工作。

　 4．撰写会议主持词。

　 5．做好会议记录。

　 6．回收会议材料。

　 7．做好预会人员的返程服务工作。

　 3 是会后工作要到位。

　 1．整理睬议成果，如果需要的话还要下发会议记要。

　 2．做好财务结算。

　 3．弄好会务工作总结。

　 4．对会议文件材料合订保存。

　 5．会务用品的归还和整理。

　 6．落实会议精神和会议决定的事项。

　 （2）要杜绝常见的粗疏错漏。

　 1 是要加强请示汇报。

　 2 是精心谋划各个环节。

　 3 是及时做好查漏补缺。

　 1 个是要把每个环节都料想 1 遍。

　 另外一个是要把每个预会人员都过滤 1 遍。

　 再 1 个是要把每份材料都翻看 1 遍。

　 结合以往的经验，材料中易出过失的地方有以下几个：

　 1 是正文之外的部份容易出错，如大小标题，题名日期等。

　 2 是字形笔划类似的容易出错，如风与凤，已与己等。

　 3 是结构层次序号容易出错，常见的是开篇申明要论述 4 个问题，结果仅论述了 3 个。

　 4 是排比句多的地方容易出错。

　 还有 1 个是要把每一个台标都过目 1 遍。

　 最后 1 个是要把每个关键点都复核 1 遍。

　 （3）要逐渐领悟办会的技能。

　 1 是既要积极主动配合，又要严格按分工办事。

　 2 是既要埋头抓具体，又要抬头观全局。

　 3 是既要四平八稳，又要善抓关键。

　 4 是既要努力把事办好，又要坚持节约节俭。

　 第 3，办事见态度，需要“山到绝顶我为峰”的敬业姿态 ?

　对履行不力进行分析，我觉得有以下 4 种现象：

　 1 是趋势履行。

　 2 是变通履行。

　 3 是机械履行。

　 4 是应付履行。

　 从规律上深入查找缘由，我感觉履行不力主要是有“9 难”。

　 1 是“指标软”的履行比较难。

　 2 是“见效慢”的履行比较难。

　 3 是“条件差”的履行比较难。

　 4 是“讨人烦”的履行比较难。

　 5 是“标准高”的履行比较难。

　 6 是“督查少”的履行比较难。

　 7 是“部门多”的履行比较难。

　 8 是“探索强”的履行比较难。

　 9 是“弹性大”的履行比较难。

　 关于如何强化履行力，做 1 个能办事、会办事的机关干部，我想应当做到以下几点。

　 1 是急事稳办。

　 2 是大事细办。

　 3 是熟事生办。

　 4 是有事快办。

　 5 是小事踏踏实实办。

　 6 是凡事都按程序规则办。

　 同志们，机关干部办文办会办事是 1 个大课题，更是 1 个实践课题，1 堂课很难讲全讲透，更多地需要大家在实践去悟。希望同志们在今后的工作中能尽心尽责，不断增长才华，都成长为有能力、有口碑、有前程的优秀机关干部，谢谢大家！

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