文件编写规定

　文件编写指导

　1

　目的

　 明确公司体系文件编写的基本要求，为公司各部门的体系文件编写提供指导。

　2

　范围

　适用于公司家用空调质量/环境/职业健康安全/产品有害物质减免过程管理体系文件的 编写。

　3

　体系文件的编写

　3.1

　QMS/EMS/OHSMS/HSPM 一体化管理体系手册(以下均称一体化管理体系手册)、安全手册 编写参照 GB/T 19023《质量管理体系文件指南》执行。

　3.2

　程序文件编写

　3.2.1 概要

　程序文件是一体化管理体系手册的支持性文件，是一体化管理体系手册原则性要求的进一 步展开和落实。编制程序文件必须以一体化管理体系手册为依据。

　3.3

　程序文件和第三层文件结构与内容要求：

　3.4

　管理文件格式标准化

　3.4.1 封面格式标准化详见（附图 1）。

　3.4.2 管理文件第二、三层文件格式标准化详见(附图 2)。

　3.5

　作业指导书编写

　3.5.1 概要

　a) 是在程序文件不能满足某些活动的特定要求时，才编制作业指导书。

　b) 这些特定要求是由产品、过程、部门、岗位的不同而产生的。

　c) 应详细规定质量基层活动的途径。

　3.5.2 作业指导可以采用文字表述或图文并茂形式，但必须保证格式的统一，指导书应有

　文件名称、编号、编制、审批、生效日期、版本、页次等内容。

　3.5.3 在编制时，为防止遗漏，应根据公司产品、以及产品的复杂程度和所涉及的工艺编制规 范性文件清单。

　3.6

　质量计划的编写

　3.6.1 质量计划的概要

　针对特定的产品、项目或合同，规定专门的质量措施、资源和活动顺序的文件。

　3.6.2 质量计划的制定、评审、认可、修订与具体内容

　质量计划的制定、评审、认可、修订与具体内容参照 GB/T 19015《质量管理体系 质量 计划指南》执行。

　3.7

　产品标准编写

　 3.7.1 产品标准概要

　产品标准是描述某一特定产品的技术要求；检验和试验项目、方法；产品标识；包装、 运输、贮存要求；以及引用标准等的文件，它应满足该产品目标市场所涉及的国家、地区的法 律法规的要求和顾客的特定要求。

　3.8

　产品标准的结构和编写细则

　 产品标准的结构和编写规则参照 GB/T1.1-2009《标准化工作导则 第 1 部分：标准的结构 和编写》执行。

　3.9

　文件的语言要求

　a)

　采用平实严谨的陈述语句，表达力求言简意赅；

　b)

　所指清晰明确，在准则和指标的确定上力求全面且可量化；

　c)

　紧扣标准要求,采用与标准相一致的术语（如采用“过程”、“测量”、“评价”、 “评审” 、

　“验证”、“符合要求”、“监视和测量”等标准术语）；

　3.9.1 尽量减少使用复杂的长句，以避免阅读和理解的障碍；

　3.9.2 文件的繁简应视所涉及的活动的复杂程度、相关人员的素质与水平而定。

　3.10 文件命名的一般原则

　a) 系统阐明某一事物特征或活动的原则、方法的文件宜命名为“XXX 手册”,如《一体化管 理体系手册》、《设计手册》、《员工手册》、《5S 手册》、《维修手册》等；

　b) 阐明某一活动的途径和方法的文件命名应为“XXX 程序”；

　c) 对某一程序文件要求或其部分要求的进一步细化和明确应命名为“XXX 管理规定（或制 度、流程）”；

　d) 对“XXX 管理规定（或制度、流程）

　”要求的进一步细化宜命名为“XXX 管理细则（或实

　施细则）”；

　注：为避免三层管理文件命名上与二层文件混淆，所有三层文件不得以“XXX（控制）程序” 命名，应以“XXX 管理规定”或“XXX 流程”替代，如《出口散件操作管理规定》，亦可命 名为《出口散件操作流程》。

　3.11 文件的审批原则

　3.11.1 文件的审核人应是有能力对该文件的正确性、适宜性等进行审查的人员，可以由该文件 编写人的同级或上级人员进行审核。

　3.11.2 文件的批准人应是该文件适用范围内的最高领导或相关活动归口管理部门的负责人，其 批准是对该文件的合理性和合法性进行认可，以提高文件的权威性，增强执行力度。

　3.12 体系文件编号规则

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