监理资料归档和移交规定

　监理资料归档和移交规定

　一、工程监理档案是在工程建设监理活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。为了规范监理资料的整编归档和移交工作，特制定本规定。

　二、公司工程监理部是监理资料归档的归口管理部门，负责对监理资料归档和移交工作进行指导、监督、检查和验收。

　三、项目监理资料归档和移交工作由项目总监理工程师负责组织，在在监工程建设项目竣工验收后进行，在项目监理组结束现场监理工作前完成。

　四、监理资料归档的范围为：与工程建设监理有关的重要活动、记载工程建设监理项目主要过程与现状，具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，按本规定整理立卷后归档（具体归档范围见附录 A 和附录 B）。

　五、归档监理资料的质量要求：

　1、归档的监理资料应为原件（特殊情况需要采用复印件的，应注明原件存放处）； 2、归档的监理资料内容、深度，必须符合国家有关勘察、设计、施工、监理等技术规范、标准和规定的要求； 3、归档的监理资料的内容必须真实、准确，与工程实际相符； 4、归档的监理资料应采用碳素黑墨水书写，字迹清楚，签字盖章手续完备；

　5、归档监理资料的文字材料幅面尺寸为 A4（297 mm×210mm），图纸应采用国家标准图幅。

　六、归档监理资料的立卷应遵循工程监理资料自然形成的规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。可按单位工程、专业、阶段、文种等和管理过程组卷。案卷不宜过厚，一般不超过 40mm。

　七、监理档案卷宗格式及要求 1、卷盒：由公司统一制发。

　2、卷内文件装钉成册：装钉线在左侧，打三孔线绳装钉。

　3、卷内封面：见封面样式附录 C。密级分为绝密、机密、秘密三种，同一案卷内有不同密级文件，应以高密级为本卷密级。保管期限分为永久、长期、短期三种，永久为永久保存，长期为等于工程的使用寿命，短期为 20 年以内。

　4、卷内目录。

　5、卷内备考表（见附录 D）

　6、卷内文件正文。

　7、卷内页码从卷内文件正文开始由“1”起编写，页码编写在右下方（如为双面，背面页码编写在左下方）

　8、工程音像资料可以与其它文件混合组卷，也可单独组卷。卷内音像资料应编制目录；并附详细说明；工程照片应用 A4 幅面的纸粘贴，并说明时间、工程部位、工作内容等。

　八、监理档案移交：

　1、监理档案组卷和移交一般为两套（公司和城建档案馆各一套），除委托监理合同另有约定的外，因在施工过程中已移交建设单位过程控制资料、监理服务资料，则在工程监理资料归档和移交时，不再另行给建设单位编制和移交监理档案。

　2、工程竣工验收合格后 40 天，项目监理组将编制完成并经公司工程监理部审验后的监理档案移交给城建档案馆、公司档案室。

　3、监理档案进行移交时，应办理移交手续（见附录 E）。

　4、同一建设工程项目中，不同的单位工程分期竣工时，监理资料也可以分期整编归档和移交。分期移交的监理档案应保持其连贯性和一致性。

　九、移交城建档案馆的监理资料档案，若城管档案部门另有规定，按其具体规定编制和移交。

　附：A、移交公司监理资料一览表 B、移交建设单位、档案馆监理资料一览表 C、案卷封面 D、卷内备考表 E、工程监理档案移交清单

　 附录 A

　移交公司监理资料一览表

　序号

　归 档 文 件 保存 期限

　密级 1 委托监理合同 短期 秘密 2 监理规划

　 ① 监理规划 短期 秘密 ② 监理实施细则 短期 秘密 3 监理月报 长期 秘密 4 会议纪要（包括竣工预验收、竣工验收会议纪要，其中必须有竣工验收会议纪要）

　长期 秘密 5 进度控制

　 ① 工程开工/复工审批表 长期 秘密 ② 工程开工/复工暂停令 长期 秘密 ③ 竣工验收报告 长期 秘密 6 质量控制 长期

　① 不合格项目通知 长期 秘密 ② 质量事故报告及处理意见 长期 秘密 7 工程质量验收记录

　 ① 分部（子分部）工程质量验收记录 长期 秘密 ② 单位工程质量验收记录（具备条件时，应归档）

　长期 秘密 8 监理工程师通知单、监理工作联系单 长期 秘密 9 合同与其他事项管理

　 ① 工程延期报告及审批 长期 秘密 ② 费用索赔报告及审批 长期 秘密 ③ 合同争议、违约报告及处理意见 长期 秘密 ④ 合同变更材料 长期 秘密

　10 监理工作总结 长期

　① 专题总结 短期 秘密 ② 工程竣工总结 长期 秘密 ③ 工程质量评估报告（含阶段性验收报告）

　长期 秘密 ④ 工程竣工结算审核意见书 长期 秘密 11 旁站记录、监理日志 长期 秘密 12 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 长期 秘密 13 工程音像资料 长期 秘密 14 监理工程项目获得的建设行政主管部门的通报表扬、文明工地、优质工程证书等监理业绩资料

　长期

　秘密 15 工程验收备案表 长期 秘密

　 录 附录 B

　 移交建设单位、档案馆监理资料一览表

　序号 归档文件 建设单位 政府档案管理部门（室）

　1 监理规划

　 ① 监理规划 √ √ ② 监理实施细则 √ √ ③ 监理部总控制计划等 √

　2 监理月报中有关质量问题 √ √ 3 监理会议纪要中的有关质量问题 √ √ 4 进度控制

　 ① 工程开工/复工审批表 √ √ ② 工程暂停令 √ √ 5 质量控制

　 ① 不合格项目通知 √ √ ② 质量事故报告及处理意见 √ √ 6 造价控制

　 ① 预付款报审与支付 √

　② 月付款报审与支付 √

　③ 设计变更、洽商费用报审与签认 √

　④ 工程竣工决算审核意见书 √ √ 7 分包资质

　 ① 分包单位资质材料 √

　② 供货单位资质材料 √

　③ 试验等单位资质材料 √

　8 监理通知

　 ① 有关进度控制的监理通知 √

　② 有关质量控制的监理通知 √

　③ 有关造价控制的监理通知 √

　9 合同与其他事项管理

　 ① 工程延期报告及审批 √ √ ② 费用索赔报告及审批 √

　③ 合同争议、违约报告及处理意见 √ √ ④ 合同变更材料 √ √ 10 监理工作总结

　 ① 专题总结 √

　② 月报总结 √

　③ 工程竣工总结 √ √ ④ 质量评价报告 √ √ ⑤ 工程项目监理机构（项目监理部）及负责人名单 √ √ 1．“√”表示应分别向建设单位或档案馆移交的有关文件。

　 附录 C

　 案 卷 封 面

　档

　号

　项目名称

　 案卷题名

　立卷单位

　 起止日期

　 密

　级

　 保管期限

　 共

　卷

　第

　 卷

　附录 D

　卷 内 备 考 表

　本案卷共有文件、材料共

　 页。其中：文字材料

　 页， 图样材料

　 页，照片

　张。

　 说明：

　 立卷人：

　 年

　 月

　 日

　 审核人：

　 年

　 月

　 日

　 附录 E：

　工程监理档案移交清单

　X X X 单位向 X X X 单位移交 X X X 工程监理档案共

　 卷，其中文字材料

　 卷，图样材料

　 卷，声像材料

　 卷。

　说明：

　 移交单位：

　（签章）

　移交人：

　 日期：

　接收单位：

　（签章）

　接收人：

　 日期：

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