国有企业境外档案管理探索

　　【摘要】境外档案是国有企业融入世界经济大潮最真实的历史记录，是企业政策研究和经济战略实施的重要资源。目前国有企业的境外经营活动规模不断扩大，档案资源管理的问题日益凸显。本文就如何加强国有企业境外档案管理进行探索。
　　【关键词】国有企业；境外档案；管理；探索
　　随着国家对外开放政策的深入和“一带一路”建设的不断推进，经济全球化、区域经济一体化进程日益加剧，国有企业加快实施“走出去”战略，设立境外机构拓展境外业务，开展境外经营管理活动并形成各种形式及载体的各类文件材料，这些文件材料是企业档案资源体系的重要组成部分。本文通过分析当前企业境外档案工作特点与存在问题，对其管理方式方法进行探索。
　　一、境外档案工作特点
　　经过对我国国有企业境外档案工作进行调研，发现国有企业境外档案管理工作呈现以下特点：
　　（一）档案分散性。国有企业境外机构经常是分散在多个国家和地区，分布点多、涉及面广，因此境外档案的形成具有地域分散特征，给档案的集中管理带来难度。
　　（二）语言多样性。国有企业境外机构地处不同国家和地区，文化背景各异，文件材料的记录载体和语言存在多样化。
　　（三）管理双重性。国有企业在境外从事经营活动，其档案管理一方面需要遵从所在国家的档案法律和规章制度，另一方面要接受国内企业档案管理机构的监督管理，因此，其档案管理具有双重性。
　　（四）标准不一致。由于驻外机构的工作环境与规模不同，业务流程也不相同，有些企业按照国外有关标准管理档案，有些企业按国内档案工作标准管理，还有些企业没有任何标准，根据企业的实际需要管理档案，因此，档案管理标准未统一。
　　二、境外档案工作的存在问题
　　（一）境外档案人员匮乏。由于国有企业的保密合规工作需要，境外档案人员必须是中方正式员工，而驻外机构总体人员少，多分布在境外业务与开发管理方面，而档案人员少且身兼数职；基层人员国内外轮岗频繁，档案人员的流动性非常大，缺乏档案管理专业知识，无法满足档案基础业务管理和从业年限的要求。
　　（二）缺乏有效的管理制度。我国档案法规中关于國有企业境外档案管理条款较少，而且规定不明确，目前，企业各自为政，对境外档案管理没有统一的标准和要求，管理水平参差不齐。
　　（三）境外档案收集难度大。境外机构对档案工作没有形成系统、完整的认识，收集归档不及时，给档案的收集整理工作带来很大的难度；大部分境外机构的文件、资料由各部门分散保管，未整理成档案，不符合档案管理的基本要求。
　　（四）境外档案保管条件差。随着国家“一带一路”战略的实施，国有企业从事境外经营活动的规模越来越大、周期越来越长、精细化管理越来越高，形成的文件资料也越来越多。境外机构因场地有限，在当地整理、归档、保存档案有难度，大部分存放在集装箱内，档案装具不满足档案保管条件，极易损毁丢失。
　　（五）境外档案运送国内难。境外档案运回国内面临所在国的法律法规、海关监管、空运的成本、包装运输（海运的时间周期长，对纸张的腐蚀）等难题，缺乏运输路径，海外资料整体运回国内不符合工程建设的实际，仅靠境外项目或驻外机构员工将重要文件原件带回国内存档，大量文件留存境外。
　　（六）境外档案利用共享难。一方面，海外档案由于地域运输限制，而且海外档案信息化尚未开展，无法提供国内利用开发；另一方面，由于海外文件资料大部分分散保管，未整理成档案，造成档案利用困难，无法实现海外信息资源共享，很难发挥海外档案的作用。
　　总之，国际政治风险此起彼伏、经济形势风云变幻，有些国家的政治、灾害等系统性风险日益增加给我国境外机构的人员、资产及财务安全带来隐患，而且境外机构职能配置、软硬件环境参差不齐，使档案工作的集中统一规范管理难度陡增，因此，档案工作作为一项基础性工作，在这种大环境下面临严峻风险，既有由于海外档案人员缺乏、收集难、整理不规范、保管差、运输及利用难等引起的档案损毁丢失的经济风险；也有海外档案失传的文化风险；更有信息资源被非正常利用带来的政治风险。
　　三、境外档案管理策略
　　针对国有企业境外档案工作中的管理问题，本文从我国对档案工作提出的新要求，结合工作实际，提出了“统筹规划、完善机制、风险管控、服务共享”的整体管理策略。
　　（一）增强档案意识，统筹规划境外档案工作。首先，要充分认识境外档案的意义和重要价值，增强做好境外档案工作的责任感和使命感。随着我国企业“走出去”步伐的不断加快，国有企业的境外机构与拓展领域及规模不断扩大，境外档案作为企业在境外合法经营活动的真实历史记录，不仅是企业重要的境外资产，维护企业在境外的经验权益，更是防范政治、经济、法律风险的重要凭证。第二，在境外机构成立之初，对境外的档案工作进行统筹规划，明确档案工作的基础地位；在与境外公司或政府签订合作协议前，将档案归属、使用和保管处置条款设立于合作章程、协议条款中，如：明确“中方有权获得合同范围内的境外经营活动的档案业务信息，可在任何时候查阅、调取、复印或摘录相关文件，由从事境外活动的法人对档案信息系统的真实可靠负责”的权益条款。通过将中方对档案利用权益写入境外法人章程，从公司的治理结构上保障了中方对档案利用的合法性，实现中方对档案信息资源的利用，保障所需档案的完整性、准确性奠定基础。
　　（二）开展实地调研，构建境外档案管理中心。制定调研方案并开展实地调研，选择有代表性的境外机构进行考察调研，了解境外机构档案管理实际现状、所在国环境、驻外机构办公条件及人员配备等情况；构建以区域为管理单位的境外档案管理中心，将境外档案管理中心作为企业总部档案管理在境外的延伸，承担境外实体档案资源集中管理、境外档案信息化建设及利用、管理监督指导等职能。首选企业在境外机构和业务分布较多、条件较成熟、较稳定安全的国家，开展境外档案中心试点建设，条件成熟一个，建设一个。建设方式可依托企业自建境外档案中心，亦可依托管理成熟的子公司境外机构进行建设。逐步建立覆盖企业在境外经营活动的档案管理中心，实现境外档案的集中统一规范管理。

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