论高职院校学生档案管理面临的问题与改革路径

　　摘要：高职院校学生档案管理水平的不断提升是高职院校发展的重要组成部分，对于高职院校科研和教育的发展具有重要意义，同时高职院校学生档案管理水平也是衡量高职院校管理、科研水平的重要依據，是高职院校文化建设体系中的必不可少的环节。本文从现阶段高职院校“学生类”档案管理面临的问题出发，提出了适应高职院校“学生类”档案管理的改革路径，对高职院校更高质量的为社会输送人才具有重要意义。
　　关键词：高职院校；学生档案管理；改革路径
　　一、前言
　　学生档案管理工作是一项非常重要的工作，高职院校“学生类’档案管理工作是高职院校管理工作中的一个重要组成部分。随着信息时代的发展，“学生类”档案管理即将面临许多新问题、新挑战，如何加强高职院校“学生类”档案的改革与创新，是实现高职院校跨越式发展，衡量高职院校管理现代化程度和综合实力的重要标志。
　　但是一直以来，高职院校“学生类”档案管理没有得到社会和管理者的足够重视，在管理过程中，无论从社会还是到高职院校管理者以及教育体系的相关部门都没有真正认识到高职院校学生档案对于高职院校建设和可持续发展的意义，因此高职院校档案管理的发展速度和管理水平远远落后。高职院校学生档案管理实际应用和发展中存在着管理意识薄弱、管理方式滞后、“学生类’档案利用效率低等诸多问题。
　　二、高职院校“学生类”档案管理面临的问题
　　（一）“人档分离”比较普遍
　　高职院校“学生类”档案中的“人档分离”现象，原本指人与档案相互对应、相互依存的关系不复存在，即在“学生类”档案管理工作中出现的“有人无档”或“有档无人”现象。学生在就读期间，有可能会有休学、退学、参军或意外死亡等事情发生，这就需要学生档案管理部门将这些学生的档案材料按照相应的规定及时进行处理，并做好备案。
　　以罗定职业技术学院为例，像休学的要将其的档案单独保管，等到学生复学的时候，归档到新班级里；退学的将其档案密封好，让学生本人自己带走；参军的也要将其档案单独保管，有的部队需要调档的，由其部队所在地发调档函到学校，即可调走，等到学生复原，如果回校继续读书，学校再将其档案调回学校归档，如果学生放弃学籍，学校不予保管；意外死亡的学生档案不能丢弃，学生家长可以申请自带，档案管理人员要做好登记备案。而以往出现过对休学、退学、参军学生的档案置之不理，甚至将将意外死亡学生的档案遗弃等状况。从而也就形成了“有人无档”、“有档无人”的局面。
　　（二）归档材料不完整，“学生类”档案管理不够规范
　　介于有些高职院校的“学生类”档案管理人员变动频繁，对多年收集的材料不及时整理，有的“学生类”档案材料多年未归档，造成档案材料残缺漏损。而且，有些当时未移交的材料也没有进一步催交，时过境迁，再提起旧事，会引起部门之间的不和谐。最终受影响的是学生本人，影响的是学校“学生类”档案工作的完成质量。
　　以罗定职业技术学院为例，我们学校从升格到现在，学生档案室的管理人员已经更换三个，有相当一部分的往年的档案材料没有及时整理、及时归档，造成学生档案材料不齐全，一旦学生找上门来没办法跟学生解释清楚。还有就是有上百份的往届毕业生的档案由于退件没有及时寄出，后期档案员也没有跟踪再寄，使得学生档案没有及时回生源地，没能及时录入生源地的档案信息管理系统，对学生的就业带来麻烦，同时也增加了学校对档案管理工作的负担。
　　（三）材料标准不统一，归档不规范
　　目前的“学生类”档案材料，对纸张的标准没有严格规定，虽说统一采用国际标准的A4型纸张，但有个别材料仍然做不到完全统一，以罗定职业技术学院为例，如：体检表，是医院特制的，既不是A4也不是16开，还有录取名册的复印件（没有录取通知书的暂时以其代替，）是8开的，这两种材料的扩印和缩印就会涉及浪费纸张，浪费人力。但如果不做处理，归档材料就不够规范，为将来立卷带来麻烦。
　　（四）管理方式落后，信息资源难整合
　　高职院校“学生类”档案管理服务同一些普通高等院校一样，本应建立起一套完善的“学生类’档案信息数据库，更好地利用计算机网络技术和信息技术，通过数据网络，实现对“学生类”档案的信息管理和数据共享。但据笔者的调查发现，大约有52%左右的高校还没有建立起馆内局域网和“学生类”档案管理网站或主页，高职院校更加落后，“学生类”档案管理仍处于手工操作阶段，采用传统手工操作模式仍然是许多高职院校“学生类”档案管理的主要方式。
　　以罗定职业技术学院为例，我院还没成立正式的档案馆，大量“学生类”档案的管理模式依然停留在纸质档案的管理层面和保存方式。管理还侧重于实体形式，未实现档案的全文录入和扫描，没有建立档案的信息数据库，对信息的查询依旧是翻阅档案实体，落后的管理方式使得档案材料归档过程中很容易出错。寻找信息如同大海捞针，如果材料缺失，就更徒劳无功了。近年来，高职院校学生休学、退学、参军、意外死亡等事件的频繁出现，使“学生类”档案管理工作量也大幅上升，随着信息化的发展与更新，不断要求“学生类”档案管理电子化。传统的档案管理“你送我装”、“你借我调”的方式，只注重收集，不注重信息开发和利用的管理模式，已经明显体现出不能适应高职院校“学生类”档案信息化建设和电子化管理的需要。
　　三、高职院校“学生类”档案管理的改革路径
　　（一）加大宣传力度，增强高职院校师生的档案意识
　　“学生类”档案管理是关系到能否客观公正反映一个学生的真实情况，使学生能顺利毕业和就业的大事，是关系到是否为社会输送人才的大事。因此，高职院校要在学院相关职能部门及广大师生员工中大力宣传“学生类”档案工作的重要性，增强师生的档案意识，比如：通过板报形式宣传《档案法》、《高校学生档案管理工作条例》和档案知识等；也可以通过印制宣传资料、小册子或漫画的形式对档案知识进行大力宣传；将宣传资料发到教职员工和学生手中。

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