企业竞争情报系统的再定义_企业的定义

　　摘要现有的竞争情报系统的定义不完整，缺乏可操作性。根据系统论的理论，一个完整的系统通常包括系统的构成、系统的联系、和系统的功能。一个具有生命力的系统应该是开放的，随着环境的变化而动态变化的。根据对现有竞争情报系统定义的分析和对系统论相关理论的研究，本文提出了新的竞争情报系统定义：竞争情报系统是为用户的需要创造情报产品的体系。它由相互联系、相互影响的功能、结构（资源）和方法（流程）构成。各构成部分有机的联系在一起，并随着外部环境的变化而动态发展。
　　关键词 竞争情报系统、系统论、构成、联系 竞争情报
　　中图分类号：G350
　　Studies on a new definition of competitive intelligence system
　　Zeng Zhonglu
　　
　　Social, Economic and Public Policy Research Centre, Macao Polytechnic Institute, Macao
　　AbstractThe existing definition of the competitive intelligence system is not inclusive and not workable. According to system theory, a complete system usually consists of components, the relationship of the components and the functions of the system. A sustainable system must be an open system, and will change with the change of environments. After a analysis of the existing definitions and a study of system theory, the paper proposes a new definition: a competitive intelligence system is a system for creating intelligence products in meeting the needs of its customers. The system is composed of functions, structure(resources) and methods(process) which are interrelated and interdependent.
　　Keywordscompetitive intelligence system, system theory, components, relationship, competitive intelligence
　　
　　1．引言
　　
　　过去几年在同企业接触中，最经常碰到的一个有关竞争情报的问题是“如何建立竞争情报系统”。提出这些问题的机构有大型企业也有中小企业，有制造业也有服务业，有民营企业也有政府机构。要提供一个能同时适应这些不同类型的企业的问题常常使我为难，因为到目前为止，不管是国内还是国外，对于竞争情报系统都没有完整的定义，更没有能适应不同类型的企业或机构的竞争情报系统标准[1]。Salles 进一步指出，竞争情报领域设计情报系统的方法的重要性不管在竞争情报领域还是在信息系统领域都很少研究，结果是构建竞争情报系统概念的方法非常少，仅有的几种方法也并没有提供为竞争情报活动的主要目标建立模型的原则[2]。
　　缺乏对竞争情报系统的准确界定和分析为我国的竞争情报工作带来很多的问题。首先企业对如何建立有效的竞争情报系统感到困惑。他们不知道竞争情报系统应该包括哪些元素，不包括哪些元素。
　　其次，即使知道了竞争情报系统应该包括的元素，他们也不知道哪个元素应该有多大的规模，应做多大的投资；最后，缺乏对有效的竞争情报系统的定义，企业无法判断其建立的竞争情报系统是否是最科学的，最有效的。竞争情报组织的运作受到影响。因此笔者认为有必要对竞争情报系统的概念重新审视和整合，从而提出更加完善的定义。
　　
　　2.现有的竞争情报系统定义及其缺陷
　　
　　目前我国最流行的竞争情报系统的定义可以归纳为三种。一种定义把竞争情报系统视为流程。持这种看法有普雷斯科特、卡哈纳、赫林等美国竞争情报界的知名学者。普雷斯科特认为竞争情报系统是“一个持续演化中的正规和非正规化的操作流程相结合的企业管理子系统，它的主要功能是为组织成员评估行业关键发展趋势、跟踪正在出现的非连续性变化、把握行业结构的演化以及分析现有和潜在竞争对手能力和动向，从而协助企业保持和发展可持续性的竞争优势” [3]。卡哈纳和赫林的观点都同普雷斯科特相近。卡哈纳认为“竞争情报系统的基本单位就是竞争情报周期” [4]。卡哈纳的竞争情报周期实际上就是竞争情报流程。赫林也认为，“现代的商业情报系统是系统地搜集、处理、分析信息，然后向公司有关管理人员和员工扩散的手段”。流程无疑是竞争情报系统中非常重要的一部分，但显然不是竞争情报的全部，因为如果一个系统只有流程，或者由流程构成的“企业管理的子系统”，谁来设计流程和执行流程？
　　第二种定义认为竞争情报系统就是计算机系统。王沙骋等指出，企业竞争情报系统是指将反映企业自身、竞争对手和企业外部环境的时间状态和变化的数据、信息及情报进行收集、存储、处理及分析，并以适当的方式发布给企业有关战略管理人员的计算机应用系统，是基于计算机和网络环境的、由先进的信息技术支持的企业竞争情报辅助分析计算机系统[5]。我国讨论竞争情报涉及计算机网络的专家多数持这种看法，国外也有很多人持这种看法[6]。问题是如果竞争情报系统就是计算机系统，哪它同信息系统的差别在哪里？我们都知道，信息同情报是不同的。信息只是消息，没有经过加工和分析，不能随便采用。而竞争情报是经过处理、分析可据之采取行动的信息集合。再好的计算机系统也只能产生信息[7]，不能产生情报，正如Lexis-Nexis的老总Hans Gieskes所指出的那样，尽管计算机能帮助你从上千万的文件中找出你需要的文件并能发现它们的相关性，但是人才能评价这些相关性的意义，以及把新的资料同原先的资料和观点建立联系[8]。因此把竞争情报系统定义为计算机系统显然过于狭窄。
　　另外一种定义把竞争情报系统视为人机系统。这种观点是我国竞争情报的先驱包昌火先生提出来的：竞争情报系统是以人的智能为主导、信息网络为手段、增强企业竞争力为目标的人机结合的竞争战略决策支持和咨询系统[9]。按包昌火先生的定义，竞争情报系统核心就是人和计算机。该定义有两个方面的缺陷，首先，该定义没有包括竞争情报的流程，而根据前面美国竞争情报专家的观点，竞争情报流程是竞争情报系统非常重要的组成部分。其次，虽然计算机系统（或信息技术）对竞争情报工作非常重要，但问题是，计算机系统是必要条件吗？如果我是一个小公司，我暂时没有计算机，但我有专门的人员、专门的经费用于竞争情报项目，有流程、有政策，定期有情报报告。我公司是否有一个竞争情报系统？
　　从上面现有的定义我们可以看出，目前竞争情报系统的定义是存在缺陷的。除了前面提到的，它们都只包括了竞争情报体系的部分内容，因此缺乏全面性而外，它们还有另外一个缺陷，即忽略了竞争情报系统各构成因素之间的相互联系和互相依赖关系。缺乏将各部分联系起来的“关系”，它们就不能成为“系统”。
　　
　　3.从系统论看竞争情报系统的定义
　　
　　为了更有效的评价一种竞争情报系统的定义是否恰当，我们需要有一个理论标准。因此在提出新的竞争情报系统的定义之前，我们需要对相关理论进行一番研究。既然讨论的是竞争情报的系统，那么最恰当的理论也许莫过于系统论。
　　在古希腊，“系统”指复杂事物的总体。到近代，一些科学家和哲学家常用“系统”一词来表示复杂的具有一定结构的整体。一般认为，今天学术界普遍接受的系统论的开拓者是奥地利学者贝塔朗菲。他在上个世纪20年代在研究理论生物学时，建立了有机体系统的概念，提出了系统理论的思想。1950年贝塔朗菲发表《关于一般系统论》，这使他的理论从生物领域的理论变成了适合不同学科的一般性理论。根据贝塔朗菲的观点，所有现象都可以被视为由各种成分组成的系统。系统由固定地相互作用或相互关联的活动/部分组成。这些活动或部分合在一起，组成新的整体。在大多数情况下，这个整体的特征是其各组成部分单独没有的。在一些情况下，整体的行为不能用其组成部分的行为来解释[10]。根据系统论的观点，系统应具备如下特征:
　　（1）整体性。任何实体都是由“互相关联共同组成一个整体的物体或实体”构成。这些整体是不能分解的，因为一旦分开，就看不见它们的核心，因为在分解过程中，它们的相互依存性便失去了[11]。部分尤其不能恰当地解释整体的行为，因为其组成部分之间的关系创造了新的特征，一旦分开这些特征就不存在。因此，系统不是各部分的简单组合，而是有统一性和整体性的体系。
　　（2）联系性。任何一个系统中的各构成因素（子系统）都相互依赖、相互联系。一个因素发生了变化，其他因素也会受到影响而跟着变化[12]。虽然系统论也重视系统的构成因素，但系统论更注重系统各部分的这种相互关系、相互依赖性。
　　（3）目的性和功能。大多数系统的活动或行为可以完成一定的功能，但不一定所有系统都有目的。人造系统或复合系统都是根据系统的目的来设定其功能的，这类系统也是系统工程研究的主要对象。
　　（4）环境开放性。系统分两种类型。一种是封闭型系统。这种系统同外接的环境没有交流，不会随着环境的变化而变化。这种系统是没有生命力的。另外一种系统是开放的系统。开放的系统同环境之间都有物质、能量和信息的交换，外界环境的变化会引起系统特性的改变，相应地引起系统内各部分相互关系和功能的变化。因此开放的系统对环境具有适应力。
　　（5）动态性。由于系统需要随时对外界的环境作出反应，以及系统内部的任何因素变化都会导致内部其他因素变化，因此系统具有动态变化的特征。
　　
　　4.竞争情报系统再定义
　　
　　根据上面的竞争情报系统的概念和系统论的理论，我们认为，一个准确的竞争情报系统定义应反映一般系统的上述特征：系统的构成、构成因素之间的关系、系统的功能、系统的动态性、系统的环境关系。一个好的系统定义，应该包括所有的相关成分，但又不能包括任何不不相关的成分。下面我们分别对上述因素加以分析。
　　4.1竞争情报系统的构成因素及其关联
　　系统构成应包括为用户的需要创造情报产品过程中所涉及的所有因素。这些因素包括：
　　（1）结构。系统的结构包括从事情报工作的人员、使用的计算机系统和其他有形资源。人员是任何竞争情报系统都必不可少的因素，有了人才能产生情报。竞争情报系统的人员包括信息收集员、情报分析人员、数据库管理员和项目负责人。信息收集员的任务是通过公开和半公开的渠道搜集各种相关的的资料。分析人员的任务则是通过组合、分解、推论等手段将资料变成情报。项目负责人的任务则是组织、协调从收集到分析、到提交情报报告整个过程中的各项活动。数据库管理员的任务则负责对资料、信息的整理、储存等工作。一个竞争情报组织不一定都需要配备所有的人员，因为较小的竞争情报组织可能由一个人承担几项工作。在当今信息化的时代，电脑常常是非常重要的因素，因此有效的竞争情报系统通常需要有能处理大量信息的信息系统。信息系统包括计算机软件、硬件，数据仓、内联网、外联网等。但电脑不是必要条件，因为在有些情况下，没有电脑同样可以创造情报产品。
　　（2）方法。不管是人还是“人机系统”，要创造情报都涉及一定的方法、一定的流程、一定的组织方式或一定的运作原则。这些方法、流程或原则等东西，我们这里统称为“方法”。普雷斯科特指出，许多竞争情报工作非常成功的企业总结的经验多关注竞争情报的功能：做什么，不做什么。但更多的关注应该是如何做（How），即做事的方法。方法既包括了做事的流程，也包括竞争情报的组织方式、奖惩制度、方针政策、企业文化等。竞争情报的流程又可以进一步划分为规划、收集、处理、分析、传播使用不同的环节，每个环节都可能有自己的子系统（图1）。
　　
　　情报组织的组织方式涉及竞争情报的功能设置。如果竞争情报的功能分散设置在不
　　同的部门或业务单位，这种组织方式就是分散式组织方式，如果竞争情报的功能集中在公司总部，就是集中式组织方式，也可能把竞争情报功能放在企业最重要的部门，如营销部、规划部、研发部等，这种组织方式就是重点式。也可能单独成立一个竞争情报单位，部隶属任何一个部门，这就是独立式。为鼓励竞争情报工作的开展，企业需要制定竞争情报工作的评估机制、奖惩制度以及有关的方针政策，此外还需要建立起有利于竞争情报工作开展的企业文化[13]。这一切决定了竞争情报系统运作的方法。
　　（3）功能。又由于情报的系统必须具备一定的功能或创造一定的产品才有存在的价值，因此竞争情报系统还应该包括产品或功能。功能也可以用目标、任务、目的等概念表达。普雷斯科特认为竞争情报系统的主要功能是为组织成员评估行业关键发展趋势、跟踪正在出现的非连续性变化、把握行业结构的演化以及分析现有和潜在竞争对手能力和动向，从而协助企业保持和发展可持续性的竞争优势”。 包昌火和谢新洲认为竞争情报的功能包括，评估行业发展趋势、跟踪正在进行的变化、收集、分析和提供信息等。这些功能最终都必须体现在情报产品上[14]。克瑞赞（Krizan）根据Garst总结的情报构成提出了竞争情报产品的不同类别。按主题划分，竞争情报产品可以分成：传记情报、经济情报、地理情报、军事情报、政治情报、社会情报、科技情报、运输通讯情报；按用途划分则可分为研究情报、当前情报、预测情报、作业情报、科技情报和预警情报[15]。
　　结构、方法与功能构成了竞争情报系统的基本结构（图2）。其中每一部分都可能还有子系统。这三个部分是相互联系，互相影响的。
　　
　　比如，竞争情报的结构的规模和质量决定该系统能够实现哪些功能，不能实现哪些功能，适合采用哪些方法，不适合采用哪些方法。竞争情报结构比较单薄的系统能够完成的功能非常有限，部分功能可能需要外包才能完成。其流程也可能比较短，比如如果一个系统的“收集功能”都外包出去了，其运作流程就没有“收集”这个环节。反过来，竞争情报的系统的功能也决定系统应该采取什么样的结构、采取什么样的竞争情报方法。
　　4.2 竞争情报系统是一个开放的系统
　　竞争情报系统除了其内部相互联系、相互影响而外，还受外部环境的影响。外部环境决定系统的结构、功能和运作方法的变化。外部环境包括情报客户、政府的法律法规、竞争对手、IT技术等。竞争情报系统的首要功能就是满足客户需要。竞争情报系统的客户可能是公司内部的客户，也可能是公司外部的客户。不管是内部客户还是外部客户，相对竞争情报系统本身，它们都是外部环境。竞争情报系统的运作也受一个地方的法律法规等制约。比如过去我国政府信息很多都属保密信息，收集比较困难。2003年的非典时期，政府的这种做法导致非典在全国多处蔓延，造成了重大损失。总结了2003年的教训，我国于2007年通过了《政府信息公开条例》，从而使政府信息增加了透明度，更容易收集。信息技术的发展以及其他外部环境的变化也都对竞争情报系统产生影响。由于竞争情报系统外部环境的变化和影响，因此该系统也是动态变化的。
　　4.3 竞争情报系统的新定义
　　根据上面的分析，现在我们可以来对竞争情报系统重新定义：竞争情报系统是为用户的需要创造情报产品的体系。它由相互联系、相互影响的功能、结构（资源）和方法（流程）组成（见图1）。各构成部分有机的联系在一起，并随着外部环境的变化而动态发展。
　　这里的用户可以是企业、也可以是政府机构、或自己组织内部的某一部门或上级。情报产品既可以是文字的，也可以是图像的、口头的或其他方式的。创造过程既包括信息收集、分析，也包括撰写情报报告等。
　　
　　5.竞争情报系统新定义的意义
　　
　　重新定义的竞争情报系统能克服过去的定义的主要缺陷，同时也为竞争对手分析提供了一个新的工具。首先，新定义能涵盖竞争情报系统的各个方面，使企业在建立自己的竞争情报体系的时候能更清楚的了解竞争情报的组成成分和它们的关系，从而考虑问题更加全面。
　　其次，该定义更具适应性和可操作性。不同的企业对竞争情报的需求不同，从事竞争情报活动的能力也不同。过去的竞争情报系统定义不能解决不同类型的企业的竞争情报系统的设置问题，因为过去的定义至多能确定竞争情报系统的构成，但由于这些构成没有组成一个系统，因此无法根据企业的某一因素确定对其他因素的需求。本定义能够解决这方面的问题。利用本定义，我们可以根据系统中的任何一部分的情况来确定对其他部分的要求。比如如果我们知道企业需要的竞争情报功能，我们就可以确定建立的竞争情报结构需要多大的规模和需要的资源（人力资源、计算机网络等）、以及应该采取什么样的流程、方针等。或者我们已知企业能提供的结构资源，这时便可以确定企业的竞争情报系统可以完成哪些功能，最好的流程是什么等。
　　最后，该定义可以用来分析自己或竞争对手的情报系统，判断该系统的科学性和效率。比如竞争对手为其竞争情报系统设立了很大的目标（功能），但如果我们发现其结构资源其实非常少，我们则可以判断竞争对手的情报系统是不能实现其功能的，我们也可以分析其情报流程，发现其中缺乏效率的地方。
　　基于新定义建设和运行竞争情报系统，能够更好地发挥系统的功能，提高系统的效率，更有利于竞争情报价值的实现。
　　
　　6.案例实证
　　
　　下面我们以互联网上广为流传的“海尔竞争情报系统的情报流转模式图”为例来演示用我的竞争情报系统模型可以看到的东西。按照过去的竞争情报系统的定义去分析，我们很难发现该系统有什么问题。
　　
　　但是，如果我们按我们刚完成的竞争情报系统定义去分析，我们就可以看到很多过去看不到的东西。从功能上看，该系统提供至少两种情报产品：基本情报报告（竞争情报）和专项报告；从结构上看，该系统有专门负责的情报单位：技术转化部；从其流程上看，其信息流有两条流通途径。一是通过技术转化部流向客户：张瑞敏和杨绵绵、彩电事业部、冰箱事业部。二是通过技术转化部流向彩电事业部和冰箱事业部，再通过它们流向张瑞敏、杨绵绵。该流程是有缺陷的。因为由技术转化部获得的竞争情报产品再通过彩电事业部和冰箱事业部向张敏瑞和杨绵绵汇报，这意味着该流程中多了一个不必要的环节，可能导致情报失真。如果彩电事业部和冰箱事业部是将技术转化部提供的情报补充自己部门的专业情报然后再向上面报告，那意味着技术转化部收集彩电和冰箱的情报不太恰当，因为这显示技术转化部对彩电事业部和冰箱事业部的业务不够专业，还需要彩电事业部和冰箱事业部的加工才能形成恰当的情报。当然也有可能是该系统图不够准确。彩电事业部和冰箱事业部报告的内容与竞争情报无关。如果是这种情况，哪也是一种问题。具体是哪种情况，我们只消稍作调查就能发现。
　　
　　参考文献
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　　3．包昌火、谢新洲.企业竞争情报系统.北京：华夏出版社，2002：1-2
　　4．Kahaner, L. How to Gather, Analysis & Use Information to Move Your Business to the Top, Touchstone books, 1996
　　5．王沙骋、赵澄谋、滕娇春.企业竞争情报系统研究.科技和产业.200.11
　　6．Prescott, John E. & Stephen H. Miller ed., Proven Strategies in Competitive Intelligence, John Wiley & Sons, INC. 2001:73
　　7．Cook, Michelle & Curtis Cook, Competitive Intelligence, Kogan Page, 2000
　　8．Prescott, John E. & Stephen H. Miller ed., Proven Strategies in Competitive Intelligence, John Wiley & Sons, INC. 2001:73
　　9．包昌火、谢新洲.企业竞争情报系统.北京：华夏出版社，2002：1-2
　　10．von Bertalanffy, Ludwig.An Outline for General Systems Theory. Philosophy of Science, Vol.1, No. 2, 1950.2
　　11．Littlejohn, S.W. (1983). Theories of human communication (2nd ed.). Belmont, CA: Wadsworth Publishing Company:29
　　12．Katz and Kahn.The social psychology of organizations. Wiley, 2 edition, April 1978
　　13．Krizan，Lisa. Intelligence Essentials for Everyone. Joint Military Intelligence College, Washington, DC June 1999
　　14．包昌火、谢新洲.企业竞争情报系统.北京：华夏出版社，2002：37-41
　　15．Krizan，Lisa.Intelligence Essentials for Everyone. Joint Military Intelligence College, Washington, DC June 1999：9

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