浅谈高校合并过程中档案工作面临的问题与对策

　　【摘要】一直以来，高校档案工作都是高校管理工作的重要组成部分，而在高校合并过程中则面临着种种问题。基于这种认识，本文对高校合并过程中档案工作面临的问题展开了分析，并结合问题提出了重视高校档案工作、加大集中管理力度、健全工作规章制度、建立档案工作网络、加快管理队伍建设等对策，从而为关注这一话题的人们提供参考。
　　【关键词】高校合并；档案工作；集中管理；工作网络
　　在科教兴国战略实施的背景下，国内高校开始遵循强强联合、优势互补的原则实现教育资源合并和教育结构优化调整。而高校合并需要完成不同层次和类型的学校合并，由浅入深实现融合发展，所以在合并过程中势必发生各种碰撞。高校档案工作为高校合并过程中需要重视的工作，将对高校教学、科研和管理产生重要影响。但是高校档案工作同样遵循融合发展规律，因此还应加强对高校合并过程中档案工作面临的问题与对策的分析，以便更好地推动我国高等教育的可持续发展。
　　一、高校合并过程中档案工作的重要性
　　在高校合并的过程中，只有加强档案工作才能保证高校档案的完整性、统一性，同时体现高校历史延续性，加强对高校未来发展趋势的科学判断，为学校合并后的资源配置和工作开展提供科学指导。通过高校的档案，可以了解高校的历史源流，从而加强对高校全部历史的把握。在高校合并的过程中，将实现全宗管理状况的不断调整，以便使学校档案全宗保持完整和统一。可以说，各高校全宗内容排列为学校发展历程的缩影，其中包含了高校各院校的历史沿革，可以体现出高校主体体系和各时间段的发展情况。结合这些档案资料，可以对高校合并后未来发展趋势展开合理分析和科学判断，明确高校资源配置是否存在重复、浪费等问题，以便使合并后的高校实现资源合理配置，确保高校各种资源能够得到充分利用。此外，通过对完整的档案资料展开分析，也能围绕学校今后发展、市场经济要求等方面开展调研工作，为学校各项工作的开展提供科学指导，继而有效推动高校的可持续发展。
　　二、高校合并过程中档案工作面临的问题
　　（一）高校档案资料缺失。在高校合并过程中，容易发生档案资料缺失的问题。从档案资料形成过程来看，其来源于学校各职能部门和院系开展的各种活动，从产生到归档需经历多个环节，并需要一定的时间。而在高校合并的过程中，各环节都发生变化。面对这种情况，如果未能提高对高校档案工作的重视，就容易导致档案材料的准确性和完整性受到影响。但就实际情况来看，高校合并过程中领导更注重机构、人员调整和各种资源的重组及优化配置问题，未能认识到档案工作的特殊性，导致档案工作未能按照高校合并期间的常规进行办理。受这一因素的影响，在高校合并期间，档案收集、管理工作遭遇了较多困难，在办公室搬迁、人员调整过程中出现了档案文件材料散失的情况，甚至出现了珍贵材料遗失的问题，继而导致高校档案质量受到了极大影响。
　　（二）集中管理力度不足。按照国家教育部出台的《普通高等学校档案管理办法》提出的要求，在高校合并或分立的过程中，都应遵循集中管理和方便利用的原则开展档案工作。为达成这一目标，应当在协商后由统一的学校档案部门负责进行档案保存。但实际在高校合并的过程中，却存在集中管理力度不足的问题。结合实践情况来看，一些高校的档案管理采用的是分散管理模式，如教务部负责进行教学档案管理、人事部负责进行人事档案管理等。在高校合并的过程中，高校在进行中层管理机构调整时未能及时建立满足学校发展需求的档案工作机构，导致高校档案工作在一段时间内面临着分散管理的局面。此外，也有一些高校尽管建立了相应的机构，但受校区间距离远、合并院校短时间无法扩大档案馆面积等因素的影响，档案集中管理工作未能得到落实。
　　（三）档案排列存在差异。高校合并过程中档案工作具有一定的特殊性，需要在档案移交的过程中完成移交清册的制定，明确交接人、监管人的职责，同时完成科学档案管理工作规章制度的建立，才能保证档案资料的完整。因为原本各校建立的时间不同，存在不同的隶属关系、办学宗旨和基本职能。在合并后，原本各校的全宗将变为一个高校的若干个全宗。而各校档案在编制、类目设置和排列等方面都存在一定差异，因此需要进行重新管理。面对这种情况，还要完成统一制度规范的设立，以便从档案类目设置、排列方式和分类等各方面实现统一管理，为档案集中管理功能组织落实奠定基础。但结合高校合并工作开展情况可以发现，高校普遍缺乏统一的管理体制，導致各分校区在合并过程中依然延续过去的档案工作方式，给后期高校档案排列带来了较大困难。实际上，高校在合并的过程中，档案工作原本就头绪繁多、情况复杂，缺乏统一管理制度规范将导致档案无法得到科学管理，同时也无法为基层档案工作的开展提供科学指导，继而导致高校档案出现归档滞后、材料不完整等问题。
　　（四）缺少健全档案网络。高校档案工作的开展，需要由专门的机构和人员负责，以形成相应的工作网络。但就目前来看，一些学校在合并前未设立单独的档案管理编制，仅安排办公室和人事处人员负责进行档案管理。而无论是在业务水平还是工作能力等方面，这些人员都无法满足高校合并后档案工作开展要求。因为在高校合并后，需要完成大量的档案材料整理、归档等任务，需要拥有较强专业知识的专职人员负责工作。而部分高校尽管设置了档案管理机构，但是在高校合并后机构将得到重新设置，人员也将实现重新划分，因此将形成新的档案工作网络。在实际工作中，该网络将受到高校分散管理、分校区办学等因素的影响，导致各校区档案管理人员无法与综合管理人员实现有效沟通与联系，继而导致档案工作难以顺利开展。实际上，在高校合并后，原有网络体系已经无法满足高校档案工作的需要，在网络新建的过程中还应树立大局观念和全局观念，引入先进的科学技术完成适合的网络体系的构建，以便使新时期的高校档案管理需求得到满足。
　　（五）档案工作队伍不稳。作为高校档案管理人员，还应从历史高度出发，对高校合并中各项事业的发展进行密切关注，运用档案工作的新知识、新技术对社会需求进行了解，完成档案信息资源的积极开发，以便通过科学预测及时发现合并中的新问题和新情况，提出有助于高校发展的建设性意见或建议。在实际开展档案工作时，还应围绕学校中心工作实现准确定位，不断加大服务力度和提高服务质量，从而为推动高校发展作出贡献。但就实际情况来看，高校合并后，会发生师资队伍迅速扩大的情况，将给人事档案管理带来较大的负担。与此同时，由于人事关系的调整，原本档案从业人员出现了大量离岗或转行的现象，同时高校档案队伍中也会加入缺乏档案专业知识和管理技能的人员。在实践工作中，这些人员业务不够娴熟，部分人员则未能正确认识档案工作，导致档案管理队伍不稳，人员无法全身心投入工作。

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