Excel在高校人事管理数据源表中的应用

　　摘 要：Excel作为人事管理统计的重要工具，具有强大的数据处理功能，可以极大提高工作效率。文章对Excel的一些应用进行了探索，浅谈其在处理人事管理数据源表中需要注意的一些问题及看法。
　　关键词：Excel 高校人事管理 数据源表
　　中图分类号：F240 文献标识码：A
　　文章编号：1004-4914（2016）06-194-02
　　Excel是Microsoft office办公软件的组件之一，主要用于处理各种数据并进行统计分析和辅助决策，广泛地应用于管理、财经、金融等众多领域。高校人事管理工作中存在大量的人事信息，这些信息范围广，种类多，且随着时间流逝变化，具有动态性，在不使用人事信息管理系统的情况下，Excel被作为人事管理工具广泛使用。作为现代化办公系统的重要组成部分，Excel以其强大的处理数据功能，在极大提高工作效率的同时，也对操作人员提出了新的要求，本文以高校人事管理数据源表为例，谈谈Excel在人事管理数据源表中的综合应用问题。
　　一、软件版本
　　相较于2003版的传统菜单设计，以Excel 2007版为代表的2010版、2013版和最新的2016版均采用Ribbon菜单，实现了Excel界面设计的质的飞跃，不仅在操作上一目了然、方面快捷，配色输出愈加细腻，功能也更为强大。作为人事管理的常用工具，为进一步提高工作效率，增强可视化效果，建议使用Excel2007及以后的版本。
　　二、使用习惯
　　人事管理工作中经常会用到筛选、排序、汇总等功能，为方便操作，可以将常用的如“格式刷”、“筛选”、“自定义排序”等功能通过单击右键方式添加到“快速访问工具栏”，不仅可以节省查找按钮精力，更可以缩短操作时间。另外，记住一些基本操作的快捷键也是提高工作效率的利器之一，比如复制（Ctrl+C）、粘贴（Ctrl+V）、撤销（Ctrl+Z）和保存（Ctrl+S）等。
　　三、规范数据
　　人事管理的核心其实就是数据管理，对于Excel来说，处理好数据，关键在于设计一个标准、正确的数据源表。俗话说：“万变不离其宗”，数据源表即为“宗”。在标准、正确的数据源表基础上，可以根据工作需要生成各种各样的报表。标准、正确的数据源表，应该按照逻辑顺序设置字段，数据逐条排列，具有通用、简洁、规范三个特点，例如表1。
　　规范的数据源表将为以后的整理统计工作带来巨大的便利，反之，不规范的数据源表也会严重影响信息分析的准确性和操作便利性。规范数据源表应做到以下几点：
　　1.去除多余表头和空行。作为基础数据，数据源表并不具备展示性，无需添加表标题，页码或其他表格信息。且Excel默认第一行为标题行，多余表头严重影响Excel对数据的识别；空行则会对筛选或自动填充范围进行隔断，从而影响分类汇总的准确性，二者均应去除。
　　2.清除所有空格。数据源表中，同样的数据，如果其中一项多输入了空格，看起来并无差别，Excel却会认为二者为不同值，因此，为避免统计出现误差，应清除所有空格。
　　3.取消合并单元格和合计项。合并单元格、添加合计项确实可以让表格更加一目了然，但仅适用于打印输出，如果运用在基础数据源表中，合并单元格后，只有合并中的首个单元格有数据，其他都是空白单元格。合计项会对数据进行人为隔断，二者均对表格结构有破坏性，严重影响数据分析。因此，为保证数据之间的连续性、稳定性，绝不可以使用。
　　4.正确设置单元格格式。Excel中，设置单元格格式的功能非常重要，像钢筋水泥支撑房屋结构一样，单元格格式也支撑着整个数据的结构，为以后的计算和统计打下坚实基础。在人事管理数据源表的单元格格式设置中，数值和日期格式非常容易出现问题。众所周知，文本格式不参与计算，如果在统计大量数据时，本应是数值，却设置成文本格式，则会严重影响计算结果。另外，在日期格式设置方面，Excel默认的输入格式为“2015-1-1”或“2015/1/1”如果不按照Excel日期格式要求录入，例如将“2015年1月1日”输入成“2015.1.1”或“20150101”，Excel将默认该值为文本或数值，运用公式进行计算时则需要先行转换成标准日期格式方可计算，耗费精力，无形中增加了工作量。
　　四、完善数据
　　1.在人事管理数据源表中经常会出现重名情况，有些人事管理人员习惯将重复的姓名后缀字母或数字以便区分，这种方法在普通查找时可以准确定位到该人员信息，但其数据并不规范，容易给以后的处理统计工作埋下隐患，因此不建议使用。如有重名情况，使用“条件格式——突出显示单元格规则——重复项”功能，即可在不改变原始数据的情况下，快速判断该人员是否有重名情况。
　　2.在完善数据源表的工作中，某些信息可以靠函数公式生成，如利用出生日期计算年龄，公式为“=DATEDIF（出生日期所在单元格，TODAY（），"y"）”；利用出生日期推导退休时间，则需要根据高校人事工作中各岗位的退休要求，考虑到男性均为60岁退休，管理岗位和专业技术岗位的女性55岁退休，工勤技能岗位的女性50岁退休，则公式为“=IF（岗位类别所在单元格="工勤技能岗"，DATE（YEAR（出生日期所在单元格）+（性别所在单元格="男"）*10+50，MONTH（出生日期所在单元格），DAY（出生日期所在单元格）），DATE（YEAR（出生日期所在单元格）+（性别所在单元格="男"）*5+55，MONTH（出生日期所在单元格），DAY（出生日期所在单元格）））”。
　　五、生成表格
　　经过规范，数据源表具备了千变万化的实力，可以通过函数或数据透视表生成工作需要的各种相关表格和报表。下面以VLOOKUP和COUNTIF两个函数为例介绍其功能与使用方法。
　　1.VLOOKUP。VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数，准确高效，可使人事信息筛选统计达到事半功倍的效果。例如以表1（sheet1）为数据源表，根据表2（sheet2）中的工号查找姓名，公式为“=VLOOKUP（A2，Sheet1！B：D，3，0）”，其中，“A2（工号）”为查找依据，“Sheet1！B：D”表示以sheet1中B列（工号）为首列的查找区域，“3”表示序列号，即sheet1中查找值所在列的列数，“0”表示精确查找。
　　2.COUNTIF。人事管理工作中，经常需要教职工专业技术职务结构，学历层次，人员比例等数据，每次全部现场筛选不仅耗费时间，而且容易出错，因此，建议在同一工作簿的新工作表中，利用COUNTIF函数建立一个随数据源表自动生成的统计表，以便随时观察、提供数据，提高工作效率。如以表1的数据源表为基础，欲做统计表如下：
　　A3公示为“=COUNTIF（Sheet1！F：F，A2）”，其中“Sheet1！F：F”表示计算区域，“A2”表示计算条件，解释为在表1（sheet1）的“F列（性别）”中统计性别为“A2（男）”的个数，计算结果为5，其他统计项以此类推。
　　综上所述，Excel具有强大的功能，可以大大提高人事管理工作的工作效率和准确性，Excel自身的使用规律中，最重要的就是数据源表的规范问题，在规范、正确的数据源表基础上可以运用各种公式变形、计算、统计，使工作事半功倍，对满足人事信息管理具有重要意义。
　　参考文献：
　　[1] 伍昊.你早该这么玩excel[M].北京：北京大学出版社，2011
　　（作者单位：吉林师范大学 吉林四平 136000）
　　（作者简介：于佳含，研究实习员，研究方向：人事管理。）
　　（责编：贾伟）

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