单位编号在教育人事管理中的延伸运用

　　摘要：单位编号结合Excel函数公式在日常教育人事管理中的科学运用，既能保证数据的正确性和完整性，实现快速而又灵活的数据响应，达到事半功倍的效果，同时也能减轻下属单位人事干部的工作压力，为上级部门及时提供各类有效数据以供参考引用。
　　关键词：单位编号 Excel 人事管理
　　中图分类号：TP391 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）09-0185-04
　　数字编码在人类日常生活中的运用非常广泛，如邮政编码、电话号码、身份证号码、公路路线编号、门牌号码、车牌号码等等，人们可以从不同的数字编码中寻找规律，获取信息，享受便利。
　　数字编码同样可以应用在日常的教育人事管理中，达到事半功倍的效果。
　　1 给每个下属单位确定编码
　　按我国现行教育管理体制，中小学、幼儿园、职业类学校一般由县（区）一级教育部门主管。
　　本县教育局下属有事业法人单位及各类公办、民办学校（幼儿园）近100家，每次布置一项工作，一般完成后都需要接收整理、汇总统计各单位上报材料。笔者第一次经手就觉得犹如梗骨在喉——弄清楚材料尚未上报的单位倒也简单，对着会议签到单打勾就行，但要在一大堆材料中快速、精确地找出某一指定单位的材料，却实在是费时费力。
　　为学校单位编码很好地解决了这个问题：（1）可以根据单位类别、性质等特点，每个单位对应一个编号；（2）制作单位编号表，让每一个单位都清楚各自特定并且唯一的编号；（3）要求单位上报的纸质材料在右上角填单位编号，整理时把上报材料按单位编号顺序排列后，可快速准确查找指定单位的材料；（4）要求单位上报的电子文档在文件名前加单位编号，接收后保存到一个指定的文件夹中，刷新后可以清楚快捷地发现缺报单位，也可轻松点击查看任意一个单位的上报材料。
　　熟能生巧，用不了多长时间，一般人都能熟练地根据编号联想到学校名称，或根据学校名称快速报出单位编号。
　　2 建立单位基本信息数据表
　　根据单位实际情况及单位编号建立单位基本信息数据表。（见表1）
　　3 结合VLOOKUP函数的用法
　　3.1 VLOOKUP函数的语法含义
　　VLOOKUP（lookup_value，table_array，col_index_num，range_lookup）可以写为：
　　VLOOKUP（需在第一列中查找的数据，需要在其中查找数据的数据表，需返回某列值的列号，逻辑值True或False）
　　（1）Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。
　　（2）Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。①如果range_lookup为TRUE或省略，则table_array的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数VLOOKUP不能返回正确的数值。如果range_lookup为FALSE，table_array不必进行排序。②Table_array的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。若为文本时，不区分文本的大小写。
　　（3）Col_index_num为table_array中待返回的匹配值的列序号。
　　Col_index_num为1时，返回table_array第一列中的数值；
　　Col_ index_num为2时，返回table_array第二列中的数值，以此类推。
　　如果Col_index_num小于1，函数VLOOKUP返回错误值#VALUE！；
　　如果Col_index_num大于table_array的列数，函数VLOOKUP返回错误值#REF！。
　　（4）Range_lookup为一逻辑值，指明函数VLOOKUP返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为TRUE或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value的最大数值；如果range_value为FALSE，函数VLOOKUP将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。
　　（5）关于True和False的应用。
　　先举个例子，假如让你在数万条记录的表格中查找给定编号的某个人，假如编号已按由小到大的顺序排序，你会很轻松地找到这个人；假如编号没有排序，你只好从上到下一条一条地查找，很费事。用VLOOKUP查找数据也是这样，当第一列已排序，第四个参数用True（或确省），Excel会很轻松地找到数据，效率较高。当第一列没有排序，第四个参数用False，Excel会从上到下一条一条地查找，效率较低。因此，单位编码表中的单位编码一般应按从小到大的顺序排列。
　　3.2 简单运用——输入单位编号自动显示单位名称
　　简单运用一般适用于一个单位上报的单表，在右上角输入单位编号以方便上报后的整理。
　　单位编号输入前，表格如下：（见表2）
　　操作步骤：把H1单元格图案设置为绿色，把C4单元格图案设置为蓝色并输入公式：=LOOKUP（$H$1，数据！$A$3：$A$12，数据！$C$3：$C$12），按回车键，C4单元格将显示“#N/A”，在H1单元格（绿色）输入单位编号将显示对应单位名称。为保持表格美观，在H1单元格为零时不显示“#N/A”，可结合IF组合公式=IF（H1=0，0， LOOKUP（$H$1，数据！$A$3：$A$12，数据！$C$3：$C$12）），当H1=0时，C4单元格显示为“0”，如需不显示“0”，选中菜单点工具--选项--视图，取消显示零值的勾就可以了。如果你的打印机不能打印彩色图案，选中菜单点文件--页面设置--工作表，在单色打印前的方框中点击打勾。

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