浅析人事档案的查阅管理工作

　　摘要：在干部人事管理过程中，人事档案是十分重要的，它是组织、人事、劳资的重要依据，也是人力资源部门在人事管理活动中所形成的能够反映人事管理活动的真实凭证，因而，人事档案能够在一定程度上真实、准确地记载和反映人事管理部门的人员经历、干部的德能勤绩和个人以往的历史表现。人事档案是干部管理、使用、选拔和考核的真实记录与参考依据。对此，本文分析研究了人事档案管理的基本情况，尤其是对于人事档案的查阅管理工作进行了相关的分析研究。
　　关键词：人事档案管理 人事管理活动 人事档案查阅 档案管理
　　人事管理是组织人事部门一项十分重要的工作，在人事管理活动中，如何更好地对人事档案进行必要的管理，使之能够地为经济和社会发展服务是值得研究的。档案是历史活动的真实记录，也是未来社会发展的一个有效证明。人事档案是对于人才的使用、管理与提拔都具有特别重要的意义，因此，我们从人事档案管理工作的查阅入手，对于人事档案的相关内容进行了分析研究。
　　一、人事档案管理情况的概述
　　人事档案是人事管理活动中必不可少的工作内容，人事档案管理主要来源于一定单位的人事管理活动。我们所说的人事，并不是指我们日常工作和生活中所说的人和事，而主要是指我们在干部人事管理活动中用人以治事，用人以管事，使人财物得到合理的搭配和组合。人事档案就是国家在治理社会过程中，如何用人治事，通过档案的利用为用人提供真实凭据。比如说，为了解干部职工的基本工作和生活情况，便于组织人事部门对干部进行管理和选拔任用，有时会特别布置干部职工填写履历表、登记表以及自传等等。人事档案同时也是对干部职工进行鉴定、考核和民主评议，形成鉴定证书的考核材料；在用人过程中，形成录用、定级、调资、任免、升迁、奖励等方面的各种文字、表格、声像和电子文件材料等。
　　二、人事档案的查阅和管理活动
　　人事档案的内容涉及到党和国家的机密，也涉及到干部职工个人的隐私，在日常人事管理活动中，我们在查阅和借用人事档案的过程中，要对档案进行管理，这样一来，既要满足组织、人事、劳动工作和其他方面的利用需求，又要充分发挥人事档案在人事管理活动中的地位的作用。使人事档案发挥其应有的作用，又要认真贯彻执行国家和省市县人事档案的保密法则，遵守国家的法律法规以及规章制度，保证人事档案的完整和安全，防止人事档案失密和泄密。
　　（一）人事档案查阅的原则和范围。加强对于人事档案的管理，在查阅人事档案时，要坚持宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用的原则，使人事档案服务于经济社会发展的需要。就人事档案的利用者来讲，由于人事档案在人事管理活动中处于十分重要的地位，但是因为档案就是为组织、人事、劳动部门等服务的，因而在其利用档案时应当从宽，面反之对于其他部门在利用人事档案时则应当相对从严一些。从目前人事档案的利用范围来说，在利用的时候对于需要的干部或者是相关的专家学者以及有影响的知名人士可以提供方便。对于机要人员的人事档案使用情况，根据具体情况需要从严，审批手续要严格，相反对于其他的人事档案，利用范围可以适当从宽。
　　（二）人事档案查阅的基本要求。在进行人事管理活动中，查阅人事档案必须符合查阅的相关规定：比如说查阅党委组织部门的人事档案必须是中共党员，查阅人事档案必须有组织、人社或者是相关部门完备的信件；其他部门查阅人事档案则要按照人事部门或者是相关管理部门的要求进行查阅，不能随便进行查阅，必须持有本单位领导签字的正式查档介绍信，以及查阅人事档案的相应审批表；按照要求查阅人员不得自行随便查阅本人及其亲属的档案；没有部门领导的批准，任何人不得查阅同级人员的相关档案，在使用管理上要求下级人员不能查阅上级人员的人事档案；本单位组织部门和人事部门没有同意也不能够查阅本单位领导人的档案；人事档案要有查阅介绍信或者是审批表，并且要按照审批表中提到的相关内容进行查阅，其他所要调阅的内容拒绝提供。
　　（三）人事档案的查阅程序和手续。在审批表或者是介绍信中，应当写明查何人档案、理由、内容以及查档人姓名、单位、职务、政治面貌等。查阅时，要摘抄或者复制档案材料的，要说明理由。人事部门在接到介绍信或者审批表时，应当认真审核并查看相关证件，看查档理由是否充分，查阅内容是否属于利用范围，手续是否完备齐全，然后决定该不该提供利用，提供哪一部分档案，提出处理意见报领导审批。提供利用时，将审批表或者介绍信留下，办理好借阅手续后，才能把档案交给借阅者阅览。
　　（四）出具证明和复制档案材料的手续。在人事档案的查阅过程中，利用者须索取和出具人事档案内容的证明材料，同时也要按照人事部门的相关要求，履行必要的手续和证明。按照相应的要求，凡是符合调查证明材料范围的县级组织和人事部门，或者说相当于县级以上党委组织、人事、劳动和公安等部门的时候，人事档案管理部门就可以根据相关的需要，给予适当的情况下出具证明材料，经过领导审阅批准后，加盖公章，然后登记发出或者直接交给利用者。人事档案材料不能随便进行复制，如果确实需要，先由利用者提出申请，说明复制的内容和形式，手抄、复印以及摄影等，份数和用途，经过人事部门审批核准后，方可复制。复制品要按照人事档案管理中的原件一样，与原件内容一致，在必要情况下可以对其注明档案材料的出处，复制日期并加盖公章，以示负责。查阅人事档案要注意以下几条：一是要了解员工的具体情况，适宜与本人见面的，可直接建议采访本人，一般不得查阅人事档案；二是跨单位、跨系统查阅人事档案，除持完备手续的介绍信或者审批表以外，还必须经过人事档案部门主管领导批准；三是子女或者是直系亲属入党、入团、入学、参军、提干、招干、招工或者出国等进行审查，需要了解父母和亲属情况的，按照有关规定进行，由员工所在单位的管理部门提供具体的情况，一般不必查阅本人档案；四是查阅本人档案，只许在指定的阅档室进行，不准携带出室外。查阅档案时，不准议论档案内容、泄露和向外公布档案内容。借出的档案，要妥善保管，严格保密，不得让无关人员翻看，未经批准不得复制。凡是违反规定者应当视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按照违反《中华人民共和国档案法》进行处理。
　　（作者单位：吉林大学人事处）

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