独立学院人力资源信息库的建设

　　摘要：随着时代的发展和进步，管理信息化已经成为全球的一个重要课题，高校展开信息化建设是顺势而为，由于独立院校相对于其他本科院校来说，无论是人资还是管理方面都相对滞后，使独立院校的发展受到影响。本文首先介绍了独立学院人力资源管理信息化建设的问题，然后探讨了整个人力资源信息库建设的流程，同时为独立学院人力资源信息库建设提出相关建议。
　　关键词：独立学院；信息库；人力资源
　　信息库是一种现代储存、发送信息的系统，采用微缩胶卷、计算机等多种合理手段，储存众多的图片、文字、音频文件等资料，有必要时可以加工这些初始资料向使用者提供更有效的信息，节省了大量的人力物力财力。在独立院校中由于和一本、二本的院校有很大差别，人力资源管理信息化建设相对滞后，因此研究独立学院人力资源信息库的建设意义重大。
　　一、独立学院人力资源管理信息化建设现存问题
　　独立学院信息库是一项现今的技术，能够彰显出系统性、个性化和高效性的人力资源开发环境，进而能够在很大程度上提高独立学院的人力资源工作效率，进而使人力资源配置得到优化。就目前而言，独立学院资源信息库建设存在以下问题：
　　1.故步自封，体制不完善
　　在大多数独立学院人事管理状况来着眼，人力资源管理仍旧停留在初期的人事管理时期，并没有对人力资源管理和研发给予充分的重视。人资部的工作只是在老师以及相关人员应聘、师资劳资的竞选以及分配、保管人员档案等几个方面展开。人资部应倾向于平常工作管理，例如本着以人为本的原则，应重视老师个性化发展，在实践中将该原则落实到位。
　　2.没有适用于自身特点的管理系统
　　当前，市场上所畅销的人资管理系统大多数是适合一本二本大学和企业，并不能将独立学院的管理机制体现出来，当然也不能将灵活性呈现出来。大多数独立院校通常是照搬普通高校的人资管理信息系统，这就使得整个人力资源管理系统不能有效的发挥作用。
　　3.部门内部信息重复采集
　　在现有的人事部中通常会分成考勤、师资、调配和劳资等科室。各个科室分别统计其他科室的数据，信息重复收集的状况十分严重，这就是因为他们之间没有构建共享机制而导致，进而导致人力、物力的浪费。
　　二、人力资源信息库的建设
　　1.建设人资信息库的原则
　　在独立院校中建设人资信息库的目的，是为了能够高校、快捷、准确、便利的整理归纳高校教师职工的有关信息提供给使用者，进而达到使用者信息使用效率提升的目的。因此，在建设独立院校人资信息库时应当本着操作简易、数据精准、快速查询、纠错及时的原则。
　　2.信息库建设的流程
　　以津沽学院为例，来对建设信息库的整个流程给予阐释。津沽学院的人资信息库应当包含认识材料、人事管理、和电子材料库这三个数据库，其中处在核心地位的是人事管理数据库，承载着输入、整理、输出信息的功能。而电子人事材料信息库则是用相关数据支撑着人事管理信息系统。
　　在老师及相关工作者入职以及整个工作流程中，需要输入和更新人事管理信息系统中的信息，要求人资部将有关人员的相关证件原件和复印件提供给人事管理信息系统，经过审查相关材料，并确定没有错误后，就开始向信息库中输入这些信息，扫描相关原件录入到电子材料信息库当中，然后下发给教师及工作人员本人，人资管理则将复印件收入到人事资料信息库中存档。这样就能够保证整个信息库中数据的正确性。人资管理人员在工作的流程中发现录入信息有错误或者无法确定其是否准确时，就可以将这些留存的复印件和扫描的原件从相关信息库调出来，这样不但能够免去找教师职工再次递交材料的麻烦，将人资管理员的工作效率提升，还能够在潜移默化的提高教师及相关职工认可人资管理工作的程度。
　　将信息都录入到相关的信息库当中之后，就对人事管理系统的权限和账号进行分配，并且将信息提供给有关人员。每个教师职工都能运用自己所申请的账号通过登录人事管理系统来查询本人信息；部门管理者则能够通过登录账号在本系统中查询自己部门全部员工的有关信息；人资管理者则能够在人事管理系统中查询整个独立院校所有员工的信息，并且及时修改和更新有关信息。
　　招聘员工则是由人事管理信息系统来开展。想要来津沽学院工作的人就可以在人事管理信息系统中注册账号，然后点击招聘信息页面的招聘职位展开职位申请。管理员在本系统中对申请职位的人员进行第一次选拔和审查，然后将满足招聘条件的人员信息下发至各个用人部的管理者，此时部门管理者在进行第二次的考核和筛选。人事管理信息系统招聘与传统的招聘相对比，前者不但能够使工作效率提升，而且将津沽学院投递纸质简历的环节省略掉，与现今无纸化办公的走势正好相契合。
　　另外，科研部门、教务处以及OA办公系统等可以与人事管理信息系统展开有机对接，本系统中可以向科研部递交书面报告、教务评审、网上办公等模块共享有关信息，进而使各个部门间的合作加强，为提高独立院校各部的工作效率奠定基础，以下是人力资源信息库的应用流程。
　　图 2-1津沽学院人力系统信息库流程图
　　3.信息库在现实中的应用
　　在津沽学院中人资信息库在管理中地位愈来愈高，有共享信息、工作率提升和部门合作的功能。据有关统计得知，一个科室的人事信息数据要向独立院校的有关领导和部门提交30到50次不等。按着原先用excel表格进行有关数据的统计，每次统计都要进行选择、审核、计算等很多个环节，因此在人员操控下难免会有失误发生。然而运用本系统中统计信息的功能，在高效率的前提下还会大大降低了出错率。
　　与教务办公系统进行对接，成效显著。在老师上岗和辞职时，人事管理系统首先会进行有关信息的更改，然后同步更新到教务办公系统中，达到实时完成添减有关人员的目的，进一步提升了各部之间的协同合作能力。
　　三、建设独立院校人力资源信息库的意见
　　1.提高决策层和相关领导要给予重视
　　人力资源信息库是新型的管理理念，即用新的管理理念才能衍生出新的管理策略。因此决策层和各级领导之间都应当对本信息库给予充分的重视、理解、支持。以津沽学院自身的现状为依据，重视信息库建设，才能将信息库的效果充分发挥出来。
　　2.倾向于人才的培养和潜力开发
　　信息库建设应当类属于管理工作，因此在人力资源信息库是一个不断更新和改革的过程，在运转中需要有关技术人员和全部教师工作者的密切协作，才能确保信息库建设与独立学院的发展目标相契合，这才能为独立学院持续稳定发展奠定基础。然而，独立学院有其特殊性，在人资各方面都与一本、二本院校有着很大差异，因此促使人力资源管理信息化并非是一蹴而就就能完成，而是经过长期的积累才能完成，这就需要有更多的人才投入到信息化管理当中，为人力资源管理信息化建设不断向前发展提供保障。
　　总之，独立院校应当注意到建设人力资源信息库并不是只牵扯到技术，而是与管理密切相关的问题，因此想要建设更高效的人力资源信息库，就必须要经历一个复杂、漫长的过程，在构建人力资源信息库建设后并不是完成了目标，需要相关工作者不断努力和探索，才能使信息库的正能量充分在独立院校管理中发挥出来，为建设独具特色的人力资源信息库奠定基础。
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