浅谈事业单位档案管理信息化建设

　　摘要：现阶段国内一些物资装备企业在实际生产运营过程中经常会受到信息化意识薄弱、管理水平偏低、管理制度缺陷等问题的困扰，导致档案管理效率普遍偏低，对此档案管理人员可以采取增加信息化意识、提高综合管理水平、将管理制度规范化等方式进行有效的改善，从而达到较为理想化的档案管理效果，这也是笔者将要与大家进行重点分享和探究的主要内容。
　　关键词：事业单位；档案管理；信息化建设
　　为了更好地顺应信息化时代的发展，国内一些物资装备企业都在不断地开展信息化建设，并且将其融入企业内部的档案管理工作中，将传统的人工操作管理模式逐渐转变为先进的信息化管理模式。接下来，笔者将以档案管理工作为主体，从档案管理工作的主要内容、管理要点、信息化应用优势、存在问题、优化措施等方面对其展开详细的论述，希望以下笔者所提出的意见和建议可以对一些档案管理人员有所裨益。
　　一、档案管理工作概述
　　（一）主要内容
　　对于物资装备企业而言，其内部档案管理工作的主要内容包括合同类档案资料、工程项目类档案资料、声像类档案资料、综合类档案资料、科技研究类档案资料、会计类档案资料、实物类档案资料等等，做好企业内部的档案管理工作不仅可以促进企业的经济发展，提高物资储存效率，同时还能有效地推动企业的信息化建设[1]。
　　（二）档案管理要点
　　工作人员在开展档案管理工作时还需要重点注意以下几项要点问题：第一，工作人员需要拥有较高的政治思想水平，自觉遵守档案管理的相关制度，避免出现档案资料泄露等问题；第二，严格按照档案管理要求和标准对物资管理企业内部各类文件进行等级、收集、整理和归档，为后续的其他工作任务提供理论依据；第三，以企业内部的档案资料为基础，建立相应的电子档案，并且档案库中的借阅信息进行及时的记录；第四，采用“先签字，后借阅”的方式来完成整个档案资料的借阅流程，严格维护企业档案借阅室的规章制度；第五，为了节约资源，减少浪费，档案管理人员可以将档案室内一些废纸资源进行循环利用，提高企业经济效益。
　　（三）信息化应用优势
　　与传统的档案管理方式相比，将信息化引入档案管理工作中的应用优势主要体现在以下几点：第一，从提取利用的层面上来说，传统的档案管理通常是以纸质档案为主，工作人员很难对这些纸质档案进行精细化的归类划分，提取信息的难度也相对较大，因而很难将纸质档案资料的价值性进行充分的发挥，而信息化管理工作则可以系统化地将档案信息进行归类划分，而提取信息时则仅需要在信息系统中输入关键词则可以以获得相应的信息资料[2]；第二，从储存保管的层面上来说，使用信息化档案管理方式可以有效地简化档案资料的储存保管流程，尽可能地减少对原始档案资料的损坏。
　　二、存在问题
　　（一）信息化意识薄弱
　　就目前而言，国内一些物资装备企业还缺乏对信息化管理模式重要性的认知，信息化管理意识相对薄弱，个别企业的管理人员认为档案管理工作是一种机械化的管理工作，并未有过多技术性要求，对于档案管理工作的人力资源分配和资金支持也不够合理，这种情况的频繁发生会严重影响该物资装备企业信息化管理的未来发展。
　　（二）管理水平偏低
　　存在一些物资装备企业的管理人员，其主要管理工作仅仅局限于对档案资料的简单录入和储存，因此很难将信息化管理的理念融入現有的档案管理工作中，其自身的专业信息化管理水平普遍偏低。
　　（三）管理制度缺陷
　　从客观的角度上来说，很多物资装备企业都将企业发展的重点放在了生产运营上，反而容易忽视档案管理工作的重要性，因此企业所制定的档案管理制度中也会不可避免地存在一些缺陷问题，使得档案管理制度无法落实在实处，极易导致该企业的档案管理工作无法在企业生产运营中发挥出关键性的作用效果，不利于该物资装备企业的长远发展[3]。
　　三、优化措施
　　（一）增加信息化意识
　　增加物资装备企业内部档案管理人员的信息化意识可以有效地推动该企业的信息化发展，具体措施如下：第一，将档案管理工作作为企业中核心管理工作之一，提高对档案管理工作的重视程度，努力提高档案管理人员的信息化意识；第二，在企业经济条件允许的前提下尽可能地增加对档案信息化建设工作的资金投入，购进一批先进的档案管理设备，如档案扫描设备、信息化平台、计算机、打印设备等等，管理人员可以借助这些先进的机械设备来辅助完成档案管理工作，从而进一步提高管理效率。
　　（二）提高综合管理水平
　　针对档案管理人员综合水平普遍偏低的情况，工作人员可以通过以下方式来进行有效的改善：第一，定期组织企业内的档案管理人员进行专业课程内容的训练，通过这种方式在较短的时间内大幅度地提升该物资装备企业内档案部门的综合管理水平；第二，工作人员还可以制定相应的奖惩机制，对档案管理人员的专业管理水平进行定期地考核，并且将考核结果进行排名，针对具有良好管理能力的档案管理人员进行相应的奖励，对于档案管理能力较差的员工进行适当的惩罚，这样也可以大幅度提高管理人员提升自我管理水平的积极性，有利于提高该物资装备企业的综合管理水平[4]。
　　（三）规范化管理制度
　　为了可以更好地将信息化建设应用于企业档案管理工作中，工作人员还需要对现有的管理制度进行规范化处理，减少管理机制中的缺陷问题，适当地加强管理制度中的强制性和约束性，与此同时，工作人员还可以在企业中创建独立的监管团队，用于对企业内部一些档案管理行为进行监督和管理。
　　四、结束语
　　虽然档案管理信息化这一建设项目在很多企业的档案部门实际应用中仍然存在着一定的缺陷问题还有待相关研究人员的进一步优化，但是我们不可否认的是信息化管理已然成为了未来几年档案管理领域中非常重要的一项发展趋势，随着信息化模式的推广，物资装备企业的档案管理效率会得到巨大的突破，推动企业的信息化发展，同时也为信息化社会的成长和进步添加助力，这也正是我们所期望看到的结果。
　　参考文献：
　　[1]陈涛.事业单位档案管理信息化建设对策研究[J].赤子（上中旬），2015（07）：144-148.
　　[2]刘薇.新形势下事业单位档案信息化建设的实践与思考[J].办公室业务，2015（15）：140-141.
　　[3]苏红.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].理论观察，2014（05）：127-128.
　　[4]粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（16）：128-129.
　　（作者单位：青海油田物资装备公司）

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