人力资源管理视角下的高校人事档案信息化建设

　　摘要：随着信息时代的来临，互联网技术正在悄然之间改变着社会生活的方方面面，对于高校人事档案管理来说，传统的纸质档案管理模式存在着许多弊端，无论是保存还是管理方面都非常不方便。在人力资源管理视角下，进行高校人事档案信息化建设，能够实现高效优质的管理，显著地提高了工作效率和精确性，是符合现代社会发展的必然趋势。本文主要针对当前高校人事档案管理上存在的问题，提出针对性的解决措施，并给予合理化的改进建议。
　　关键词：高校       人事档案       人力资源管理       信息化
　　中图分类号：G 275.9   文献标识码：A
　　当前，我们已逐渐步入信息时代，互联网技术的高速发展，让高校人事档案管理也开启了一个全新的模式，利用大数据和信息技术，将资源优化整合，能够显著地提高管理效率，因此实现信息化建设是高校人事档案管理的必然趋势。高校人事档案记录的是全体教职工的人事活动，以个人为单位而留存下来供以查阅的重要资料，客观地展现了每个个体在不同阶段的思想形态、工作表现、取得的成绩等详细情况，是组织在选拔人才过程中的主要参考依据，具有重要的价值。随着信息技术的发展，高校在很多领域都逐步实现了信息化建设，然而在人事档案管理上却进展缓慢，应该加大对其的重视程度^[1]。在人力资源管理的视角下，大力推进高校人事档案信息化建设，能够显著地提高绩效考核的实效性、公平性，让岗位和人员能够更加契合，做到精准定位。同时还有利于人事管理部门设计出符合实际，具有针对性的培训方案，激发人才的潜力;出台合理化的激励政策，做好人力资源的规划，优化现有人才结构，并吸引更多的优秀人才。因此，高校人事档案管理应该抓住发展机遇，全面落实信息化建设，构建起一个高效、优质、快捷的管理体系，充分发挥其职能和效益。
　　1人事档案信息化建设存在的问题
　　1.1对人事档案信息化建设不够重视，缺少标准化建设
　　人事档案管理系统不单单具有信息查询的功能，其实际效用更多体现在数字化服务的高效性和准确性上，然而很多高校负责人对这项工作并不重视，将其定位在一个辅助性质的工作。因为缺少足够的重视，导致档案信息化建设工作的进展极为迟缓，相应的资金投入也为之甚少，严重制约了其正常发展。可以说，档案信息化建设并不是一个绩效显著的工作，可能在一段时间内都看不到什么具体的成绩，正是如此才更加受到冷落。实际上，人事档案具有极高的保密性，并且应用范围有限，使用频率也不高，这些原因都使得这项工作得不到重视。虽然我国于2008年就出台了关于档案信息化管理的具体办法，但是由于这属于新兴领域，相关的管理经验并不足，所指定的规定并没有具有实施细则，只有大致的方向和框架，更多地是起到导向作用。所以，各个单位只能在这一规定的指导下，结合自身实际情况指定本单位的管理规范，并没有形成统一的模式，由于没有标准化的指导很难形成通用性，在后期数据交换、资源共享等方面都会产生不小的阻力，进而对信息化建设造成了一定的阻碍。
　　1.2人事档案管理队伍相对落后，科学管理程度差
　　由于档案工作总是默默无闻的，没有什么地位，长久以来都没有得到重视，对从业人员是一个很大的考验，使得这个工作流动性比较强，大部分素质高且能力强的人才都想办法调离了原有岗位，去寻求更大的发展平台，导致行业内人才流失严重，只能不断补充新人，整体素质始终提高不上去。当前，行业内很多资深的管理人员，他们专业素养好，工作谨慎细致，但是却对互联网技术所带来的管理方式的改变，没有很高的接受度，并且对信息化管理的安全性和有效性提出了质疑^[2]。随着高校信息化建设的不斷推进，大量新鲜血液进入到档案管理事业中，他们往往在计算机操作和网络信息管理方面具有很强的专业性，但是却缺少档案管理的实践经验，例如立卷、材料的分类整理方面，是需要在实践中不断摸索来积累经验的。总之，单一型的人才结构已经很难满足今后人事档案信息化建设的需求，现在更需要的是复合型人才，所以在新老交替的阶段，需要充足的时间去过渡与融合，在一定程度上滞缓了行业发展的进程。
　　1.3信息化服务对象单一，档案安全较难保证
　　高校人事档信息化建设不仅仅是建立基本的查询功能，更重要的是实现数字化服务，然而现在其主要的服务对象是人事部门和相关的机构，并没有针对教职工开放权限，若个人想要调取档案信息，也需要在人事部门登记后，由专人来负责为其查询，需要经过一系列非常繁琐的流程，整个查询流程依然需要花费大量时间，数字化服务的意义并没有得到充分地体现。此外，完成人事档案信息化建设之后，所有的档案信息在通过申请后都可以利用网络来查阅，这样的模式固然大幅度地提升了工作质量，为大家提供了便捷的服务，但是所隐含的信息安全问题也不容忽视。怎样才能更好地保护好档案信息，保证个人信息的安全性，这是在建设后期尤为突出的问题，必须给予充分的重视。当前，在保障数据信息安全方面，主要是对系统持续更新，并设置防护墙给予保护，主要是依靠一些技术手段。然而大部分管理人员并不是专业的技术人员，并且很多人都没有形成信息保护意识，当下网络病毒十分强大，若管理人员处理不当，很容易对管理系统造成致命的打击，甚至导致系统的瘫痪，若使得系统中的信息流出，将造成很严重的影响，形成巨大的安全风险^[3]。
　　2高校人事档案信息化建设的优化策略
　　2.1重视人事档案信息化建设，实现管理标准化
　　高校应该把人事档案信息化建设作为整体发展战略中的一部分，并建立与之相适应的监管措施，档案信息化建设是一个长期的过程，不可能在短时间内取得成效，并且档案信息内容也在实时更新，无论是技术的升级，还是软件的开发都需要大量的资金，不仅在观念上要给予充分重视，还应该划拨一部分专门的资金用来硬件和软件的建设。由于人事档案管理工作具有较强的保密性，外界对其了解甚少，大部分人对这项工作的了解仅限于查询各种相关信息以及人事资料的筹备，没有意识到档案信息化在人力资源管理中的价值，相关部门应该多宣传，加强全校师生的认识，在日后的学习和工作中，能够合理地使用，同时给予充分的理解和支持，对有关工作的开展尽量积极配合，提高信息系统的使用效率。其中建立完善的管理制度是保证人事档案信息化建设的首要基础，要做到职责清晰，将责任落实到专人，按照相关标准的规定，对电子资料和数字化信息分类归档，严格执行管理标准，将检查工作常态化，逐级把关，确保所有的电子文件的准确性、完整性。人事档案信息管理系统的首要服务对象就是人事部门，它不仅仅可以提供档案查询与管理服务，还可以具有更多的功能性，通过优化整合当下的资源，实现资源共享，形成两个部门的共建，促进共同发展，为人事部门在制定各项规定和政策时提供第一手资料，使其更加科学合理，为广大教职工创建一个公平、透明的平台。此外，还可以将两个部门的管理系统融合起来，实现信息的对接，让其具有报表打印、人员分析等更为实用的功能，实现优势互补。

相关热词搜索：人力资源管理 信息化建设 视角 人事档案 高校