公文档案信息化建设的研究探讨

　　摘 要 随着单位内外部交流愈发的频繁，信息资源的数量有了显著增加，各种公文档案出现在单位办公当中。如何提升公文档案管理质量，使公文档案的管理符合规范化、科学化和合理化的要求，更好地为单位创造出经济效益和社会效益。是现阶段单位档案管理人员需要研究的重要课题。信息技术在处理信息资源层面具有天然的优势，信息技术能够高效快速地对信息资源进行分析、处理和归类。因此，许多单位开始探索将信息技术这一有力抓手融入档案服务领域。
　　关键词 公文档案;安全;信息化;管理体制
　　1 公文档案信息化建设概括
　　进入21世纪以后，无论是科学技术还是生产方式都发生了巨大的变革，信息化的浪潮席卷全球，信息技术成为人类提高生产效能的重要资源，成为发展的生产力因素。正是基于这样的背景，各行各业都开始探索利用信息技术来提升生产效率，改变生产力结构，进而为单位提供更多的经济效益和社会效益[1]。公文档案管理领域同样如此，公文档案管理的成效会直接影响单位对信息资源的利用效率。所谓公文档案信息化建设，就是将信息技术合理的运用到公文档案管理当中，提升公文档案信息服务的水平，减轻单位档案管理人员工作负担。
　　公文档案信息化建设是一项系统性工程，这项工作的开展需要遵循一定的规律和基本原则。具体而言，档案管理人员利用信息技术融入到公文档案管理中时，应当遵循以下原则：第一，服务导向为原则。公文档案作为一种信息资源，对其进行管理的根本目的在于服务单位各项工作，为单位制定工作计划和进行决策提供相应的依据。第二，系统性原则，公文档案信息化建设是一个系统工程，内部的各项要素都需要加以优化，只有全方位的进行信息化建设，才能真正凸显信息化建设的成效，才能使公文档案信息化建设工作具有可持续性。第三，可操作性原则。公文档案信息化建设需要符合单位的档案实际工作，不能与档案实际工作情形脱轨。除此之外，信息化建设的需要循序渐进，单位在开展信息化建设时，无论是人力投入，还是财力与物力投入，都需要一步一步开展[1]。
　　2 公文档案信息化建设存在的问题
　　2.1 缺乏宏观体制的指导
　　公文档案信息化建设较为复杂，需要相应的宏观管理体制加以约束，才能使这项工作做到规范化、科学化和合理化。现实生活中，部分单位没有建立相应的宏观管理体制，仍然沿用传统的档案管理机制，导致档案管理的各项内容与方式与实际工作状况不相匹配。除此之外，实践中岗位安排以及培训机制上不健全，没有充分发挥人力资源管理的优势，无法实现人力资源利用效能的最大化。例如，许多单位比较重视对档案管理人员进行现代档案管理理论培训，忽视对档案管理人员进行信息技术的培训，档案管理人员在信息化建设中对信息技术的运用层次较低。
　　2.2 安全隐患
　　事物的两面性决定了信息技术在优化档案服务模式的同时，也埋下了一些安全隐患。公文档案中的内容往往与单位的日常工作息息相关，涉及单位日常活动的方方面面。公文档案中部分内容涉及单位的工作机密，涉及大量的个人隐私，一旦被不法分子窃取、篡改后，无疑会给单位造成巨大的损失。一方面，信息化建设以计算机这一硬件设施为载体，这就决定了电脑病毒、黑客和木马等程序一旦侵入到计算机当中，就很容易威胁公文档案的档案安全。另一方面，现实生活中部分单位对于网络环境中的档案安全不够重视，只是单纯地利用防火墙和杀毒软件等技术来防止病毒的入侵，长此以往可能会对单位档案安全带来不可预测的影响[2]。
　　3 公文档案信息化及建设路径
　　3.1 健全管理体制
　　单位必须着眼于本单位发展状况，根据档案管理工作的需要来搭建管理体制。笔者认为，以下两个方面尤为重要[2]。一方面，培训机制的搭建。档案信息化建设是信息技术与现代档案管理理论的集合体，需要档案管理人员具备一定信息技术运用能力，需要档案管理人员具备主观能动性和创新意识。因此，单位有必要优化培训内容，重视信息技术运用的培训。另一方面，绩效考核机制的优化。档案信息化建设需要耗费大量的人力，档案管理人员的工作负担也会加重。尤其是在档案信息化建设初期，档案管理人员需要对大量的纸质档案进行数据化处理。因此，单位要优化绩效考核内容，细化绩效考核的各项指标，充分调动档案管理人员的主观能动性。总而言之，管理体制的构建要符合实际工作状况，不能一味沿用传统的档案管理体制，而是应当由针对性地对管理体制中的内容加以优化。
　　3.2 重视公文档案安全管理
　　在互联网环境下，病毒程序对公文档案威胁巨大，有必要多途径的对公文档案进行安全管理。首先，实现云储存自动备份。所谓云储存自动备份，就是单位与相应的云储存软件商进行合作，将云储存端与本单位的档案管理系统连接在一起后，公文档案能够自动在云储存端进行备份。公文档案即使被篡改、遗失之后，也能在云储存端迅速找到公文档案。其次，利用内网进行公文档案管理，减少病毒入侵的风险。单位可以利用内网专门对公文档案进行管理，利用外网来进行公文档案服务，将档案管理与档案服务加以区分。最后，單位也要综合利用防火墙、杀毒软件、信息加密以及访问权限等方式来提升档案管理的安全性，明确涉密档案的访问权限，对涉密档案进行数据转码和加密，才能真正保证单位公文档案的安全。
　　4 结束语
　　不论是传统档案管理模式，还是新型信息化管理模式，公文档案的最终目标都是服务于单位各项工作的开展。在公文档案信息化建设过程中，要把信息技术放在首位，以创新档案管理方式为中心，加大公文档案信息资源与信息技术的整合与共享，拓宽公文档案的服务路径。公文档案信息化建设是大势所趋，是档案事业发展的必然要求，未来随着人工智能技术以及大数据技术的深入发展，公文档案信息化建设会迈向更高的层次。公文档案信息化建设是值得关注的一个研究课题，由于笔者分析资料能力有限，文中难免存在疏漏，亟待今后进一步深入研究。
　　参考文献
　　[1] 孙锡铭.浅析信息化建设项目中的档案管理系统建设[J].中国管理信息化，2018，21（18）：176-177.
　　[2] 王诗尧.大数据时代档案信息化管理[J].世界最新医学信息文摘，2018，18（83）：194.
　　作者简介
　　武迎萍（1979-），女，山西省吕梁市汾阳市人;毕业院校：江西九江学院，学历：本科，助理馆员，研究方向：业务档案，办公。

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