基于大数据时代背景下的档案信息化建设探讨

　　【摘 要】大数据时代，对档案信息化建设而言，既是机遇，又是挑战。本文列举出档案工作中存在的一些问题，分析了大数据时代背景下，档案信息化建设的必要性。在建设内容上，提出了建设大数据系统、信息化平台、信息接口、出入库系统。最后，从人才培养、法规建设及新兴技术应用方面提出了相应策略。
　　【关键词】大数据时代；档案信息化建设
　　“大数据时代”不仅是指信息量大的现象，同时它是各种先进技术集合的代名词，也意味着新思想与新体制的产生。档案作为人员信息、企业信息、物资信息等储存载体，其信息量在不断扩充，为做好“档案管理”这个基础性工作，避免因档案方面的问题影响到各项工作进程，档案信息化建设已成为当下档案工作的重要内容之一，而大数据、云计算、人工智能等各种新技术的出现，为档案信息化建设提供了技术支撑，庞大的档案数据将会得到完整储存和有效利用。
　　一、大数据时代背景下档案信息化建设的必要性
　　（一）档案信息化建设将为海量的档案数据处理提供方法
　　大数据时代意味着数据量的激增，有效数据和无效数据混杂在一起，让人无法辨别，如何实现从海量档案资源中挖掘出具体的有价值的信息并加以利用？同时，应对每天不断增涨的数据量，怎样才能将其完全储存？在网络安全形势严峻复杂的今天，如何确保档案数据安全，避免被不法分子利用？这些问题都将会在档案信息化建设的进程中逐一得到解决，新技术也会为档案数据处理提供新的思路和方法。
　　（二）高效的办公需要档案信息化建设作为支撑
　　无论在政府机关，还是企业、院校，档案管理工作是整个办公流程中的基础性內容，人事统计、福利待遇、调职晋升等都与档案直接挂钩，相关部门需要随时调用档案信息。但在过去几十年的发展过程中，大多数档案都是以纸质的形式保存在档案盒中，信息没能及时更新、备份，使得档案的完整性和安全性大幅降低。在查档过程中，全是由档案馆工作人员逐个寻找，尤其是在某些档案管理不够规范的单位，人工查找档案时间冗长，严重影响办公效率。档案信息化的建设，旨在实现信息调取及时化，信息更新及实时化，省去人工操作的大多数环节，为高效办公提供强有力的保证。
　　（三）时代发展的大趋势决定了档案信息化建设的必然性
　　在当今时代发展的大趋势下，各行各业都走在“信息化”建设的道路上，未来将会实现全行业信息化，档案工作也必须紧跟上时代的步伐。从信息化系统的角度看，档案工作是整个系统工作中的一个环节，按照“木桶效应”，当信息化已经在全行业基本实现时，传统的档案工作就将成为短板，因档案不能及时调用，使其不能与其它环节有效衔接，严重影响整个系统的运作效率，故档案信息化建设是时代的要求。
　　二、大数据时代背景下的档案信息化建设内容
　　（一）建设档案管理大数据系统
　　档案管理大数据系统的作用，是将无数的档案信息进行归类整理，并过滤无效信息，挖掘数据价值。过去，主要是根据主管单位需求的不同，从档案库中提取档案进行查证，档案管理始终处于“被动式”状态，且对多数以纸质或者简单的电子文档为载体储存的档案要进行信息分类，工作量庞大难已实现。档案大数据系统的建设，将会变“被动式”为“主动式”，把所有的大块信息分解成小块信息并进行分类，自动针对各项情况进行数据分析和结果预测，并反馈给系统管理员。从档案资料中往往能发现很多问题，甚至是监管或上级部门的盲点，由此可避免许多意外事故的发生。另外，大数据系统所得到的所有分析和预测结果，可在法律允许和权威部门的监督下供上级使用。
　　（二）建设档案管理信息化平台
　　档案管理信息化平台的建设，可通过集合包括大数据、云计算等先进技术，实现海量数据的处理和分析，提取有价值的部分。且整个档案工作的办公问题，除某些具备实物载体的档案外，全部在操作中心平台上进行。对办公规范化：所有档案归档、登记、统计等步骤必须按程序进行完成，避免了以往档案办公记录简单、疏漏、工作随意性等许多弊端。对办公可视化：所有档案的浏览、调取、入库等都有严格记录，人为是无法修改的，避免了过去对档案的调取和使用没有详细的操作记录、权限设制等安全问题，其强大的监管功能可以有效应对“档案失窃”、“信息泄露”等问题。
　　（三）建设标准化信息接口
　　过去办公中，各单位，甚至各部门都是单独的一套办公操作系统，相互之间如不进行交流，信息交互不畅通、不共享，造成办公效率不高等系列问题。建设标准化信息接口，可实现对各单位独立沿用系统的链接，并将档案数据上传到核心管理部门的信息化平台上，实现信息流通，减化工作环节，提升档案管理工作水平。同时，标准化信息接口可根据其层级的不同，将与不同的平台相连，各级标准化接口将各个操作系统连接在一起，形成庞大的数据网络，只要具备访问权限，就能调用各级档案，实现档案信息的互联、共享和利用。
　　（四）建立档案出入库系统
　　档案出入库系统类似于分拣系统，依靠对档案条码、二维码等信息的识别，自动将所有档案分类存储。档案的出入库都有严格的规程和权限，且档案的条码信息是与电子档案资料配套，在射频扫描时可以同步读取该档案的电子信息，还可根据档案的保密需要，自制“身份码”，在扫描完成后，必需提供权限或者输入指令才能打开。档案出入库系统同样可与信息平台相连，在平台上可以实时了解档案的情况，能有效起到监督作用。
　　三、大数据时代背景下的档案信息化建设策略
　　（一）以人才培养推动档案信息化建设
　　大数据时代的特点，除了各种技术兴起和广泛运用之外，对人才需求也在激增，档案信息化建设所需要的应当是同时具备档案专业、大数据、计算机科学技术等多门学科知识背景的复合型人才。一方面要树立大数据时代的人才观念，改变过去仅仅将档案工作人员作为“文件保管员”的思想，建设新时代的档案人才队伍；另一方面要加强档案人才队伍的培养，坚持持证上岗制度，严格档案信息化建设人才准入门槛，按照复合型人才要求，并通过从业资格考试取得相应的从业资格证。
　　（二）以法规政策推进档案信息化建设
　　档案信息化建设的稳步推进需要具备一个积极的政策环境，为此，制定相关法规并落到实处显得尤为重要。首先，在信息化设备的开发与应用方面，应充分借鉴其他领域的发展经验，在档案管理专业化设备的自主开发上给予政策支持，提高企业与科研人员的积极性。同时，还应以法规形式明确技术指标，规范市场环境。其次，在信息安全方面，结合时代需要，制定有关法规，对盗窃档案、恶意攻击档案系统、造成经济损失的不法分子给予严惩，以立法形式来确保信息安全。
　　（三）以新兴技术助推档案信息化建设
　　在大数据时代背景下，尤其是新兴技术的运用给各行各业带来了变革性的影响，档案部门开展档案信息化建设应结合工作实际，进一步加快新兴技术在档案管理中的运用，化挑战为机遇，以适应大数据时代的发展趋势。首先，要以技术引进为基础，考虑引进技术与档案信息化建设的无缝应用；其次，要以技术选优为保障，通过理论分析与实践调研考量选择与档案管理需求相适应的技术；最后，要以技术推广为核心，设计推广应用方案，建立反馈机制，加强后期应用跟踪与完善 [2]。
　　四、结语
　　大数据时代，对档案工作而言既是机遇又是挑战，过去信息化建设存在的技术问题将得到解决，而诸如信息安全、人才缺乏等新问题，将是在下一步如何高效地开展档案信息化建设工作中值得深入探讨。
　　【参考文献】
　　[1]王玲，张妍妍.大数据时代档案工作面临的大机遇与大挑战[J].兰台世界，2014（06）
　　[2]于英香.大数据视域下档案数据管理研究的兴起：概念、缘由与发展[J].档案学研究，2018（01）：44-48.

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