大数据时代的企业档案信息化建设思路及发展方向

　　摘 要：大数据时代，档案工作的信息化建设也面临了提出了新的课题，档案资料不单单是要做到“数字化”，更重要的是要做到“数据化”。档案作为企业发展，历史见证的重要物证，其在公司日常精英管理与科研生产中的重要性愈发明显，加上信息化手段的发展和档案管理方式的转变，为档案管理的信息化建设提供了必要条件，这是大数据时代档案信息化发展的必然趋势，也是档案信息化建设工作的迫切需要。
　　关键词：档案信息化；大数据；档案管理
　　现代信息技术技术日新月异，大数据的概念应运而生，对于企业的发展同时带来了的挑战和机遇，在大数据时代，企业的档案管理工作不可忽略，同时也具有的重要功能和意义，身处大数据时代，档案的信息化建设同样也有别于现有的档案信息化工作。档案如何收集、档案如何查阅、如何从博物馆式的档案库中，实现知识挖掘以及如何实现档案服务思维创新，这一切的一切都将产生革命性变化。身处大数据时代，档案专业人员除了应着眼于档案的信息化推进，更要关注在信息化条件下的档案利用与开发工作，以确保档案信息的三性（完整性、安全性、正确性），推进和提升档案信息的利用率，更好地位公司服务。档案工作的信息化推进在这个新时代面临着巨大挑战的同时，也迎来了繁荣发展的全新机遇。
　　1 档案信息化建设的必要性
　　1.1 大数据时代信息化进程的必要性
　　大数据时代对档案管理的信息化建设提出了新的要求，档案资料不单单是要做到“数字化”，更重要的是要做到“数据化”。档案资源的数字化是趋势，数据信息就是资源，而档案是企业发展的文件载体，其在公司日常经营与科研生产中的重要性不言而喻，随着信息技术的日新月异和档案专业工作的转变，为档案工作的信息化建设提供了新的抓手，同时这也是大数据时代对于档案工作的新要求；
　　1.2 档案信息资源安全的必要性
　　档案信息化管理主要以计算机技术和互联网技术为支撑，改变了传统的以纸质承载重要信息的方法。檔案信息通过电子文件保存在计算机内，不仅能够为管理提供全面信息，还能有效避免信息的丢失，因此档案管理信息化建设对于保证档案信息的三性（完整性、安全性、正确性）、提高档案资源开发利用效率具有重要意义。
　　1.3 提升档案管理、借阅利用效率的必要性
　　纸质化档案在信息著录、资料收集、档案借阅利用等方面都存在诸多问题，利用信息化系统管理档案能够避免纸质实体档案管理中存在的诸多问题，可以通过档案信息化平台进行统一规范处理，档案管理人员按照档案系统设置相应的读写权限进行相应的操作即可；档案信息化建设可以使得档案管理效率大幅度提升，档案管理人员有充分的精力和时间对档案的真伪和正确进行辨别，而档案借阅利用流程，通过信息化技术手段，确定借阅人相关权限，对档案的借阅、复制拷贝等操作进行记录和赋权，省去了纸质流程的借阅手续，使得档案借阅利用整个过程更加便利和快捷。
　　2 档案信息化基础设施建设
　　2.1 软、硬件基础设施建设
　　企业的档案工作信息化建设推进过程中，档案部门应当配置一定规格的计算机设备、专业档案系统软件、缩微等档案专业设备。专业档案管理人员要具有专业档案知识、同时具备信息化专业技术，这样复合型的人才负责档案管理，形成管理体系。除此之外还须建立起大容量的档案信息资源数据库、大规模可同时允许大量用户的访问系统，配备高性能服务器。
　　企业的内网平台与外网平台实行物理隔离，形成互相独立不可传输数据的网络。档案系统只有在内网平台的用户才可以进行访问和档案业务处理。而在系统软件的建设方面，主要分为系统软件和应用软件两大类。常见的系统软件目前世界上流行的操作系统软件有：Windows、UNIX、LINUX等，目前大多数企业绝大部分员工使用的操作系统是Windows操作系统。企业使用的应用软件普遍是针对性很强的需求定制软件，如：OA办公系统软件、档案资源综合管理系统软件、财务合同管理软件等。
　　2.2 档案信息系统的建立
　　档案工作的信息化推进，就是将互联网技术运用到档案管理工作，通过互联网拓宽了档案信息数据资源收集的范围，建立一个便于业务人员与档案人员的档案信息系统。企业建立的档案信息化系统是一个实现了文件与档案的统一管理平台，包含了档案部门档案资源管理全流程。包括：前期的文件管理，文件归档和档案整理，档案信息资源的管理，系统中还增加针对各类数据诸如：各类期刊杂志等资料的管理。应该说，档案信息化系统是档案部门档案业务管理中的核心部分，实现档案信息数据的统一规范管理，是公司档案信息化建设进程中不可或缺的重要组成部分。
　　3 档案信息资源建设
　　3.1 档案目录数据库建设
　　档案信息数据的目录库建设是档案工作资源建设阶段的基础工作。档案信息数据的目录库建设要对原有纸质文件目录进行数字化，使其成为结构化的电子目录库的过程。公司应当积极推进各门类档案目录库的建设，逐步实现公司档案的目录检索。建立结构化的档案目录数据库，第一是确定著录文件的层次类别；第二是确定著录文件的字段信息；第三是确定著录字段在数据库中的格式。档案信息资源的目录库建设工作量大，仅靠档案馆自身力量来完成，周期长、效率低，必须依靠高效的组织实施，科学分解任务，档案部门应规定移交部门在移交档案的同时必须提交按规范化的机读档案目录。
　　企业各级档案部门应通过前期统筹规划，全面推进馆藏档案电子目录数据库的建设工作，基本实现数字化检索馆藏档案，提高服务质量的同时，也满足企业科研生产对档案信息的不同需求。
　　3.2 传统馆藏档案数字化
　　纸质档案的数字化是将传统的档案依据一定规范标准转化成数据库可以识别和处理的结构化信息，存储在计算机存储设备里，以便快速检索，提高档案信息利用率。需要档案部门使用数码相机、扫描仪、刻录机、缩微设备，通过拍摄、扫描、缩微、光盘刻录的方法，将全文或重点部分转换成数字信息，再通过计算机、打印机、网络将其显示、保存、打印、传输出来。设计胶片、胶卷、磁带等载体形式则需要通过一些专业设备进行转录、翻拍。馆藏档案的数字化，还需要大容量、高密度、高速度的存储设备，如硬盘、光盘、磁盘阵列等，防止人为或自然的损害。为了保证性能稳定，数据安全，还必须符合特定的需求，方便携带、运送和安装，经过数字化的传统档案信息资源可以通过光盘库、磁盘阵列借助局域网通过档案信息系统提供利用。

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