现代企业档案管理工作的信息化建设浅谈

　　摘 要：现代企业管理突出科学性与时效性，进而给档案管理工作提出了革新的强烈要求，对其开展信息化建设无疑成为最佳的变革途径。现代企业必须以科学发展观为出发点，以科技为依托，以人才为突破，来实现档案管理信息化的最大服务价值。
　　关键词：企业档案管理；信息化；建设
　　1企业档案信息化建设概述
　　档案信息化，就是指按照国家有关部门颁布的档案信息化相关法律法规，运用计算机网络技术，对企业的档案进行收集、整理、保存、利用，并最终转化成优质的社会服务。企业档案信息化的内容，主要包括以下几点：第一，利用办公自动化软件，进行企业电子文件的管理；第二，运用电子储存设备，将企业档案信息数字化；第三，企业档案部门利用计算机网络技术，为企业内部外部人员提供档案网络服务；第四，在企业档案网络服务的基础上，结合传统的档案馆服务项目，建设企业数字档案馆。企业档案信息化的特点包括：保持企业档案的原始性、实现企业档案管理的全面覆盖、提升企业档案信息的时效性、表现企业档案管理的特殊性。
　　2企业档案信息化建设存在的问题
　　2.1管理制度不完善
　　很多企业的档案管理制度不完善，首先，领导对档案管理工作不够重视，导致档案管理的很多规定形同虚设，没有约束力和执行力度，很多管理细节上的问题得不到有效的解决和优化，具体的工作细节上的规章制度没有明确的规定，导致职工职责不明，档案管理工作不能达到高度协作的效果。其次，企业的档案管理工作缺乏一定的奖惩制度和监督措施，没有专门的监督制度和监督机制，员工工作表现也没有明确的惩罚机制，导致员工工作的积极性严重下降，工作的执行力度不够，工作质量降低。
　　2.2管理模式不完善
　　如今，很多企业还在采取传统的档案管理模式，没有形成单独的档案管理部门，也没有专业的档案管理工作人员，这样的档案管理模式必定是落后且不完善的，有碍于企业的进一步发展。也有企业初步实施了企业档案的信息化建设，但仅仅局限于用计算机技术在归档文件的在案编辑和归档管理上，企业内部没有建立统一的档案管理信息化平台，信息管理工作的效率得不到提升，导致整个企业的工作效率都会受到影响。
　　2.3企业档案管理信息化技术落后
　　国内很多企业的档案信息化建设还处在初期阶段，档案信息化建设工作面临的最大问题是信息化技术的不成熟，企业在信息化建设过程中经常出现这样那样的问题，比如说，信息化运行过程中，管理软件无法高效掌控企业档案管理工作的要求，而且很多企业在档案存储技术上存在很大的问题，企业现代化信息设备也得不到更新，信息化技术收集资料的能力和措施都不够完善，导致企业档案信息化建设技术落后，停滞不前。
　　3加强现代企业档案管理工作信息化建设的措施
　　3.1革新管理理念，提高信息化意识
　　现代企业必须着力扭转档案管理信息化的尴尬处境，通过广泛宣传信息化建设的必要性，促使管理人员转变观念意识，提高对信息化建设的热情。不仅深知信息化手段提高档案管理的重要效能，还要重视信息化管理模式。通过全系统内档案管理信息化的宣传力度，营造企业档案信息化建设的氛围，调动参与管理的积极性。从思想上深入革新，从意识上端正认识，从操作上落实效果。
　　3.2完善信息化制度，建设机构部门
　　现代企业必须根据实际情况，结合科学理论建立长效的运行机制。制定完善的信息化管理制度，成立专业运营维护机构，监督和落实相关工作的进行。要做到有计划的信息化建设，通过管理实况调查，制定详细细则和规划，用以指导信息化工作的开展；同時，要铺设性能较高的网络系统，来提高我国档案信息化管理的质量，实现资源的互助共享，避免闲置浪费。
　　3.3加强信息化硬件建设，创新信息化技术
　　现代企业要建立科技投资的观念，提高档案管理信息化软硬件设施的资本投入。配备齐全、先进的硬件设施，为工作的开展提供基础性能服务。还要大力引进行业内外的先进软件技术，以科学理念为指导，不断创新实践。进一步划分处理有效信息，保护机密文档，提高档案的安全稳定性，将资源共享开放到最大程度。
　　3.4组建专业管理队伍，搞好软件开发利用
　　在企业档案信息化建设工作中，要实行人才战略。引进专业有素质的复合型管理人才，提高整体档案管理队伍的水平。并对其进行定期培训，传递先进的管理理念，教授信息化技术手段。通过在岗继续教育和业务素质考核，不断提升信息化管理的能力和工作责任心、使命感。同时，鼓励管理人员创新应用实践，开发适合本单位实际的信息化管理软件，提高现有软件的利用水平。
　　3.5强化档案管理基础工作
　　第一，强化管理工作。成立专门的档案管理信息化部门，由企业高管直接挂帅，给予足够的权限和资源保障，建立起档案信息中心核心小组，并对小组成员的权责进行明确的规定、建立相应的绩效考核机制，保障执行力，起到带头作用。第二，强化人力资源工作。保障核心小组以及项目人员的稳定，控制人员流动；协调好信息化项目工作与本职工作之间的关系，保障项目人员的工作时间、工作效率；强化信息资源培训工作，重视人员协调。
　　3.6重视数据库设计工作
　　数据库的完整性，对后期的信息化建设具有深远的影响，因此，企业档案信息化建设必须重视数据库的设计工作，保障数据库的完整性。第一步，确定任务描述、任务目标；第二步，考察数据收集方法、数据使用方法；第三步，创建数据结构、建立数据表；第四步，确立表联系，并建立每个联系的逻辑连接；第五步，确定业务规则、确定数据约束类型；第六步，建立视图，并使用适当的表和字段进行定义；第七部，审查完整性，包括表、字段的审查、联系的合法性、业务规则等。保障数据库设计的完整性，虽然会耗费较多的设计时间，但可以极大地提升数据库的安全性。
　　结束语
　　档案建设对企业的整体管理和综合发展具有决定性作用，目前，我国企业档案信息化建设处在探索阶段，还存在一定的问题需要我们准确把握，有效解决。本文就企业档案信息化建设中存在的问题进行了简要分析，并且就此提出了具体的强化措施，希望对加强我国企业档案信息化建设能够有所帮助。
　　参考文献
　　[1]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽大学，2017.
　　[2]姚保华.加快企业档案管理信息化建设的方法分析[J].企业改革与管理，2017（04）：15+34.
　　[3]刘蓓，赵靖云.企业档案管理的信息化建设思考[J].企业改革与管理，2017（03）：45+48.
　　（作者单位：西安航空基地管委会）

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